▢Formulare

Formulare sammeln Anfragen, ohne dass Ihre E-Mail-Adresse öffentlich im Netz steht. Das ist der praktische Grund: Eine Adresse auf einer Website wird binnen Wochen von Werbemaschinen eingesammelt.

Sie legen ein Formular an und fügen es als Baustein auf einer Seite ein — die Antworten landen im Formularbereich.

Vergrößern

Sie bestimmen, was gefragt wird: Name, E-Mail, Nachricht, dazu bei Bedarf Auswahlfelder wie „Anliegen“.

Die wichtigste Regel steht auch in der Oberfläche: Fragen Sie nur, was Sie wirklich brauchen — jedes Pflichtfeld kostet Anfragen.

Für die meisten Betriebe genügen drei Felder. Wer Anrede, Firma, Straße, Postleitzahl, Wunschtermin und Betreff als Pflicht verlangt, bekommt weniger Anfragen — nicht bessere.

Dann sind keine Empfänger eingetragen. Ohne Empfänger liegen die Antworten still im Admin — sie gehen nicht verloren, aber niemand erfährt davon.

Tragen Sie die Adressen ein, die bei jeder neuen Antwort eine Mail bekommen sollen. Am besten mehr als eine: Ein Formular, dessen einziger Empfänger im Urlaub ist, ist ein stiller Umsatzverlust.

Im Formularbereich. Dort lassen sie sich lesen und exportieren.

Denken Sie beim Export daran, dass es personenbezogene Daten sind: Die exportierte Datei verlässt den geschützten Bereich und unterliegt denselben Pflichten wie die Daten im System.

Weil dabei personenbezogene Daten anfallen, muss Ihre Datenschutzerklärung stehen — die entsteht im Bereich Recht und ergänzt sich automatisch um die passenden Abschnitte, sobald Sie Formulare freischalten.

Drei Punkte darüber hinaus:

• Zweck angeben. Wofür Sie die Daten verwenden, gehört an das Formular oder in die verlinkte Erklärung.
• Keine Vorratsdatenspeicherung. Anfragen, die erledigt sind, gehören irgendwann gelöscht.
• Keine unnötigen Pflichtfelder. Datensparsamkeit ist keine Empfehlung, sondern ein Grundsatz der DSGVO.

Das trifft jedes öffentlich erreichbare Formular früher oder später. Was hilft:

• Weniger Felder, aber ein Pflichtfeld mit Freitext — reine Maschinen füllen es oft unsinnig, das erkennt man beim Lesen.
• Ein Auswahlfeld „Anliegen“ ohne Vorbelegung.
• Keine Mailadresse zusätzlich auf der Seite, sonst nützt das Formular wenig.

Was nicht hilft: das Formular zu verstecken. Wer es findet, ist meist die Maschine, nicht der Kunde.

Nicht automatisch — AURALIS und Aurora sind getrennte Programme.

Der bequemste Weg ist, das Formular so einzurichten, dass die Antwort zusätzlich als Mail an ein Postfach geht, das Aurora abgleicht. Dann steht die Anfrage im Posteingang und lässt sich von dort als Kontakt anlegen.

Alternativ exportieren Sie die Antworten und übernehmen sie über die Datenübernahme.

So wenige wie möglich — jedes Pflichtfeld kostet Anfragen.

Für die meisten Betriebe genügt: eine Kontaktmöglichkeit (Mail oder Telefon) und die Nachricht. Der Name ist angenehm, aber selten notwendig; alles Weitere fragt man im Gespräch.

Wer eine Rückrufnummer verlangt, verliert alle, die lieber schreiben. Wer eine Mailadresse verlangt, verliert alle, die lieber anrufen. Deshalb: eines von beidem genügt.

Eine Bestätigung auf der Seite. Formulieren Sie sie so, dass klar ist, was jetzt passiert — „Wir melden uns innerhalb eines Werktags“ ist mehr wert als „Vielen Dank“.

Wenn Sie eine Frist nennen, halten Sie sie ein. Eine unbeantwortete Anfrage nach einer zugesagten Frist ist schlechter als eine ohne Zusage.

Meist nicht. Ein Kontaktformular mit einem Auswahlfeld „Anliegen“ deckt fast alles ab und hält die Antworten an einer Stelle.

Ein zweites lohnt sich, wenn die Anfragen wirklich verschieden sind und verschiedene Menschen sie beantworten — etwa Bewerbungen gegenüber Kundenanfragen. Dann gehören auch unterschiedliche Empfänger dazu.

So lange, wie Sie sie brauchen, und dann löschen. Eine Anfrage von vor drei Jahren, die längst erledigt ist, ist kein Archiv, sondern ein Risiko.

Legen Sie eine Frist fest, die zu Ihrem Geschäft passt, und räumen Sie regelmäßig auf. Was Sie behalten wollen, gehört ohnehin in Ihr CRM, nicht in den Formulareingang.

Ein Zwangshäkchen zur Kenntnisnahme ist rechtlich umstritten und praktisch eine Hürde. Was gefordert ist, ist die Information: Der Absender muss vor dem Absenden erfahren, was mit seinen Daten geschieht — dafür genügt ein sichtbarer Hinweis mit Link auf die Datenschutzerklärung.

Ein echtes Einwilligungshäkchen brauchen Sie dort, wo Sie mehr wollen als die Anfrage zu beantworten — etwa die Adresse in einen Newsletter aufnehmen. Und das ist dann ein eigenes, nicht vorbelegtes Kästchen.