✉Postfächer und Posteingang

Ohne verbundenes Postfach verschickt und empfängt Aurora nichts. Kein Testversand, keine Kampagne, kein Vertrag zur Unterschrift.

Verbunden gleicht es sich in beide Richtungen ab: Was im Postfach ankommt, steht in Aurora, und was Sie in Aurora tun (gelesen markieren, verschieben, wegräumen), passiert auch im Postfach.

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Über „E-Mail-Postfach verbinden“. Sie tragen Ihre Adresse ein, sonst nichts.

Aurora sucht selbst heraus, bei welchem Anbieter das Postfach liegt und wie die Anmeldung dort abläuft. Servernamen und Ports sehen Sie nur, wenn sich das nicht herleiten lässt — dann führt Sie ein Auswahlfeld mit den gängigen Anbietern weiter, und für alles Übrige tragen Sie die Angaben Ihres Anbieters selbst ein.

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Sie melden sich einmal dort an und bestätigen den Zugriff. Ihr Kennwort bekommt Aurora dabei nie zu sehen — es geht ausschließlich zwischen Ihnen und Ihrem Anbieter hin und her.

Was Aurora bekommt, ist eine widerrufbare Erlaubnis. Sie können sie jederzeit im Konto Ihres Anbieters zurückziehen; dann hört der Abgleich auf, ohne dass in Aurora etwas gelöscht wird.

Bei allen außer denen mit eigener Anmeldung gilt das Kennwort des Postfachs. Aurora speichert es verschlüsselt und zeigt es nie wieder an.

Ist für Ihr Konto eine Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet, funktioniert das normale Kennwort nicht; Sie brauchen ein App-Kennwort. Das erzeugen Sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres Mailanbieters — es ist ein eigenes, langes Kennwort nur für dieses eine Programm und lässt sich einzeln wieder zurückziehen.

• IMAP ist der Posteingangsserver — darüber liest Aurora. Er steht in der Einrichtungsanleitung Ihres Anbieters.
• SMTP ist der Postausgangsserver. Ohne ihn kann Aurora lesen, aber nicht verschicken.
• Der Port muss zur Verschlüsselung passen: 993 gehört zu SSL, 143 zu STARTTLS.

Diese Felder sehen Sie nur, wenn Aurora den Anbieter nicht selbst erkennt. Als Benutzername verlangen die meisten Anbieter die vollständige Mailadresse, manche stattdessen eine Kundennummer.

Zum Schluss der Einrichtung wählen Sie beides. Die Voreinstellungen sind bewusst zurückhaltend:

• Spam, Papierkorb und Entwürfe sind nicht vorausgewählt. Dort steht nichts, was in ein CRM gehört.
• Drei Monate sind voreingestellt, weil ein gewachsenes Postfach vollständig einzulesen dauert — und weil die Frage fast immer die letzten Wochen betrifft.

Beides lässt sich später ändern; mit „Ordner neu einlesen“ holt Aurora den gewählten Umfang erneut.

Das steuern Sie über drei Haken:

• „Nur Nachrichten von und an bekannte Kontakte speichern“ — alles andere wird gelesen, aber nicht abgelegt. Das hält Aurora zu einem CRM, hält die Datenmenge klein und ist zugleich die datensparsame Einstellung.
• Anhänge speichern — ohne diesen Haken sehen Sie, dass eine Nachricht Anhänge hatte, aber die Dateien bleiben im Postfach. Ein Postfach mit Anhängen kann leicht mehrere Gigabyte belegen.
• Abgleich in beide Richtungen — ohne diesen Haken bleibt der Abgleich eine Einbahnstraße.

Wenn Sie unsicher sind: Die datensparsamste Einstellung ist auch die, mit der am wenigsten schiefgehen kann.

Ja, wenn der Abgleich in beide Richtungen eingeschaltet ist: Gelesen, verschoben, weggeräumt — dasselbe passiert im Postfach.

Ohne diesen Haken bleibt der Abgleich eine Einbahnstraße: Aurora liest mit, greift aber nicht ein. Das ist die richtige Einstellung, wenn mehrere Menschen dasselbe Postfach benutzen und Sie niemandem ungefragt Nachrichten wegräumen wollen.

Der Abgleich läuft im Hintergrund in einem festen Takt und holt neue Nachrichten aus den ausgewählten Ordnern. Der aktuelle Takt Ihrer Instanz steht auf der Postfachseite.

Das heißt: Eine Antwort erscheint nicht in derselben Sekunde in Aurora, in der sie im Postfach ankommt. Wenn Sie auf etwas warten, ist ein Blick ins Postfach schneller als das Neuladen von Aurora.

Die Betriebsanzeige auf der Postfachseite sagt es. Sie ist genau dafür da: Ein abgelaufenes Kennwort fällt so sofort auf und nicht erst, wenn wochenlang keine Antwort mehr zugeordnet wurde.

Die häufigsten Ursachen:

• Kennwort geändert — beim Anbieter geändert, in Aurora nicht nachgezogen.
• Zwei-Faktor-Anmeldung nachträglich eingeschaltet — jetzt ist ein App-Kennwort nötig.
• Erlaubnis widerrufen — bei Microsoft oder Google im Konto zurückgezogen.
• Postfach voll — manche Anbieter verweigern dann den Zugriff.

Ausgeschaltet bleiben Postfach und Aurora getrennt, ohne dass die Zugangsdaten verloren gehen — das ist der richtige Weg für eine Pause.

Entfernt gleicht Aurora das Postfach nicht mehr ab und verschickt nicht mehr darüber. Das Postfach selbst bleibt bei Ihrem Anbieter unverändert bestehen — es wird nichts gelöscht.

Bereits zugeordnete Nachrichten bleiben in den Kontaktverläufen stehen.

Antworten auf Ihre Kampagnen. Aurora ordnet sie über Absenderadresse und Betreff einem Kontakt zu; was sich nicht zuordnen lässt, steht unter „Neu“ und wartet auf Sie.

Die Seitenleiste teilt das auf:

• Ungelesen — Nachrichten, die noch niemand geöffnet hat.
• Neu — Absender, zu denen es noch keinen Kontakt gibt. Von hier lässt sich einer anlegen.
• Bekannte — Ungelesenes von Menschen, die bereits in Ihrem Adressbuch stehen. Meist die wichtigsten Antworten.

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Das passiert bei geteilten Postfächern — wenn etwa mehrere Ansprechpartner über eine info-Adresse schreiben. Die Zuordnung lässt sich am Vorgang korrigieren.

Vorbeugen hilft mehr als korrigieren: Wenn dieselbe Sammeladresse für mehrere Personen im Adressbuch steht, kann Aurora die Antwort nicht eindeutig zuordnen. Ein eigener Kontakt für die Sammeladresse, und persönliche Adressen für die einzelnen Personen — löst das dauerhaft.

Dann steht die Nachricht unter „Neu“ — Absender, zu denen es noch keinen Kontakt gibt. Von dort lässt sich direkt einer anlegen; Adresse und Name werden übernommen.

Das ist der schnellste Weg, ein Adressbuch aus laufender Arbeit heraus wachsen zu lassen, statt es nachträglich zu pflegen.

Ja. Jede Kampagne wählt beim Anlegen ihr Absenderpostfach; es bestimmt Absendername, Signatur und Antwortadresse.

Das ist der übliche Aufbau, wenn mehrere Menschen mit eigenen Adressen versenden — oder wenn Sie eine Adresse für Erstansprache und eine für Bestandskunden trennen wollen. Der Anzeigename je Postfach ist der Name, den Empfänger vor der Adresse sehen; die interne Bezeichnung daneben ist nur für Sie.

Eines, das Ihnen gehört, das gelesen wird und das an Ihrer eigenen Domain hängt.

Konkret heißt das: keine Freimail-Adresse (dort können Sie keine eigenen DNS-Einträge setzen), und keine Adresse, in die niemand hineinschaut — denn dort landen die Antworten.

Für ein Team ist eine Sammeladresse wie kontakt@ oft die bessere Wahl als eine persönliche: Sie überlebt Urlaube und Personalwechsel.

Vor allem der Abgleich in beide Richtungen: Wenn Sie in Aurora eine Nachricht als gelesen markieren oder wegräumen, passiert dasselbe im Postfach — und das sehen alle anderen, die dort ebenfalls arbeiten.

Bei einem Postfach, in das mehrere Menschen hineinsehen, ist die Einbahnstraße deshalb oft die freundlichere Einstellung: Aurora liest mit, greift aber nicht ein.

Weil ein gewachsenes Postfach vollständig einzulesen dauert — je nach Größe sehr lange — und weil die Frage in der Praxis fast immer die letzten Wochen betrifft.

Sie können den Zeitraum ändern und mit „Ordner neu einlesen“ erneut holen. Rechnen Sie dabei mit zwei Dingen: Es dauert, und die Datenmenge wächst spürbar — besonders, wenn Anhänge mitgespeichert werden.

Das hängt fast ausschließlich an einer Einstellung: Ein Postfach mit Anhängen kann leicht mehrere Gigabyte belegen.

Ohne den Haken für Anhänge sehen Sie, dass eine Nachricht Anhänge hatte, aber die Dateien bleiben im Postfach — das ist meist die richtige Wahl. Der Text der Nachrichten selbst fällt kaum ins Gewicht.

Wenn der Plattenplatz im Betriebszustand knapp wird, ist das der erste Punkt, den man prüft.

Arbeiten Sie die Seitenleiste von unten nach oben ab:

1. Bekannte zuerst — Ungelesenes von Menschen, die schon im Adressbuch stehen. Das sind meist die wichtigsten Antworten.
2. Neu danach — Absender ohne Kontakt. Wer relevant ist, wird von dort direkt zum Kontakt.
3. Ungelesen als Rest.

Was Sie in Aurora wegräumen, ist bei beidseitigem Abgleich auch im Postfach weg — was praktisch ist, solange Sie allein damit arbeiten.

Das ist die übliche Begleiterscheinung einer Kampagne, und in gewisser Weise ein gutes Zeichen: Die Mails kommen an.

Wichtig ist nur eines: Eine Abwesenheitsnotiz ist keine Antwort im inhaltlichen Sinn. Wenn Aurora sie als Antwort wertet, fällt der Empfänger aus dem Nachfassen heraus, obwohl er die Mail nie gelesen hat. Sehen Sie deshalb nach einer Kampagne die Antworten durch, bevor Sie die nächste Stufe starten.

Technisch ja — praktisch ist es eine Falle. Zwei Systeme, die dasselbe Postfach abgleichen, greifen einander in den Bearbeitungsstand: Was das eine als gelesen markiert oder wegräumt, sieht das andere.

Besonders unangenehm wird es zwischen einer Test- und einer Produktivumgebung: Ein Testlauf kann dann den Stand des echten Betriebs verschieben, ohne dass es jemand merkt.

Verbinden Sie ein Postfach deshalb an genau einer Stelle, und für Tests eine eigene Adresse.

Auf zwei Wegen, je nachdem, wie es verbunden ist:

• Bei Anmeldung über den Anbieter: im Konto bei Microsoft oder Google die erteilte Erlaubnis zurückziehen. Das wirkt sofort und unabhängig von Aurora.
• Bei Kennwort-Zugang: das Postfach in Aurora entfernen oder das Kennwort beim Anbieter ändern.

In beiden Fällen bleibt das Postfach beim Anbieter unverändert bestehen, und bereits zugeordnete Nachrichten bleiben in den Kontaktverläufen.