⇥Datenübernahme in der Praxis

Mit sechs Handgriffen, die zusammen zwanzig Minuten dauern und den Import fast immer retten.

1. Eine Kopfzeile, in der jede Spalte einen klaren Namen hat.
2. Eine Zeile je Datensatz. Keine Zwischenüberschriften, keine Leerzeilen, keine Summenzeile am Ende.
3. Eine Information je Spalte. Nicht Name und Firma zusammen, nicht Straße und Ort in einem Feld.
4. Keine verbundenen Zellen.
5. Keine Formeln — Werte einsetzen, bevor Sie speichern.
6. Datumsangaben einheitlich.

Dazu kommt: Sehen Sie die letzten zwanzig Zeilen an. Dort sammelt sich, was über die Jahre unten drangehängt wurde — Notizen, Testeinträge, ein zweiter Datenblock.

Und die wichtigste Vorbereitung: eine Sicherungskopie der Originaldatei, unverändert.

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Nein. Übernehmen Sie zuerst zwanzig Zeilen.

Warum:

• Sie sehen sofort, ob die Zuordnung der Spalten stimmt.
• Sie sehen, ob Umlaute richtig ankommen.
• Sie sehen, ob leere Felder behandelt werden, wie Sie es erwarten.
• Und wenn etwas falsch ist, sind es zwanzig Datensätze und nicht viertausend.

Der Ablauf, der sich bewährt hat:

1. Zwanzig Zeilen übernehmen.
2. Fünf davon einzeln öffnen und ansehen.
3. Wenn alles stimmt: den Rest.
4. Nach dem großen Durchlauf noch einmal fünf zufällige prüfen.

Was Sie dabei prüfen sollten: nicht nur, ob etwas dasteht, sondern ob es im richtigen Feld steht. Eine Telefonnummer im Faxfeld sieht auf den ersten Blick vollständig aus.

Und nutzen Sie den Trockenlauf, wenn Sie unsicher sind — er zeigt, was passieren würde, ohne dass etwas passiert.

Das ist ein Zeichensatzproblem und wird beim Speichern der Datei entschieden — nicht beim Import.

Was Sie tun:

1. Die Datei im Tabellenprogramm öffnen.
2. Beim Speichern als CSV die Zeichenkodierung auf UTF-8 stellen.
3. Neu übernehmen.

Woran Sie es erkennen: Aus „Müller“ wird „Müller“ oder „M?ller“. Das Muster ist immer dasselbe: Umlaute und das Eszett sind betroffen, alles andere ist richtig.

Bitte nicht: die Zeichen im Nachhinein einzeln korrigieren. Bei vierhundert Datensätzen ist das ein Tag Arbeit für ein Problem, das ein Häkchen löst.

Wenn es schon passiert ist: Übernahme rückgängig machen, Datei richtig speichern, neu übernehmen. Das ist schneller als jede Korrektur.

Und ein Hinweis für Windows: Manche Programme bieten „CSV“ und „CSV UTF-8“ getrennt an. Nehmen Sie die zweite.

Die Erkennung schlägt vor, Sie entscheiden — sehen Sie die Zuordnung immer durch, bevor Sie bestätigen.

Wo es typischerweise schiefgeht:

• Zwei ähnliche Spalten: „Telefon“ und „Telefon 2“, „E-Mail“ und „E-Mail privat“.
• Unklare Namen: eine Spalte „Nr.“ kann alles sein.
• Vertauschte Reihenfolge bei Vorname und Nachname.
• Ort und Postleitzahl in einer Spalte.

Was hilft: Benennen Sie die Spalten in der Datei klar, bevor Sie sie hochladen. „Telefon geschäftlich“ wird zuverlässiger erkannt als „Tel2“.

Was Sie prüfen sollten: Sehen Sie sich in der Vorschau eine Zeile an, bei der Sie den echten Datensatz kennen. Dann fällt jede Vertauschung sofort auf.

Und für Spalten, die Sie nicht brauchen: nicht zuordnen. Es ist besser, ein Feld leer zu lassen, als es falsch zu füllen.

Dann fehlt ein Feld, das für einen brauchbaren Datensatz nötig ist — meist ein Name oder eine Kontaktmöglichkeit.

Was hilft:

• Ergänzen, wenn die Angabe woanders steht.
• Weglassen, wenn der Datensatz ohnehin nichts taugt. Ein Eintrag ohne Name und ohne Kontakt ist kein Kontakt.
• In zwei Durchgängen arbeiten: erst die vollständigen übernehmen, dann die unvollständigen nachbearbeiten.

Was Sie besser lassen: Platzhalter eintragen, um die Prüfung zu umgehen. Ein Datensatz mit dem Namen „unbekannt“ verstopft später jede Liste und jede Auswertung.

Wie Sie die Lücken finden: Sortieren Sie die Datei nach der betroffenen Spalte. Die Leeren stehen dann zusammen und Sie sehen auf einen Blick, wie viele es sind.

Und die Frage dahinter: Wenn viele Datensätze unvollständig sind, ist die Frage nicht der Import, sondern ob die Daten überhaupt taugen.

Auf zwei Ebenen — in der Datei und gegen den Bestand.

In der Datei: Sortieren Sie nach Mailadresse und nach Firmenname. Doppelte stehen dann untereinander. Bereinigen Sie vor dem Import — danach ist es mühsamer.

Gegen den Bestand: Der Import erkennt Übereinstimmungen und fragt, was geschehen soll. Sie haben in der Regel drei Möglichkeiten:

• Überspringen — der vorhandene Datensatz bleibt, wie er ist.
• Ergänzen — leere Felder werden gefüllt, gefüllte bleiben.
• Überschreiben — die Datei gewinnt.

Welche Sie wählen sollten: „Ergänzen“ ist fast immer die richtige. „Überschreiben“ nur, wenn die Datei nachweislich aktueller ist als Ihr Bestand, und das ist seltener der Fall, als man denkt.

Und der Fall, der oft übersehen wird: Dieselbe Firma unter zwei Schreibweisen. Die erkennt keine Automatik zuverlässig.

Ja — ein Import lässt sich rückgängig machen. Tun Sie es früh und nicht nach zwei Wochen Weiterarbeit.

Warum die Zeit zählt: Das Rückgängigmachen entfernt, was der Import angelegt hat. Wenn Sie inzwischen an diesen Datensätzen gearbeitet haben, geht diese Arbeit mit.

Der Ablauf:

1. Nicht weiterarbeiten.
2. Den betreffenden Import im Protokoll heraussuchen.
3. Rückgängig machen.
4. Nachsehen, ob der Stand wieder stimmt.
5. Die Ursache in der Datei beheben.
6. Neu übernehmen — wieder mit zwanzig Zeilen zuerst.

Halten Sie fest: was falsch war. Beim nächsten Import aus derselben Quelle wird es dasselbe sein.

Und wenn zu viel Zeit vergangen ist: Dann ist es kein Rückgängigmachen mehr, sondern Datenpflege. Nehmen Sie sich die betroffenen Datensätze einzeln vor.

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Vier Dinge, und alle vier gehören in dieselbe Stunde:

1. Stichprobe. Fünf Datensätze öffnen und mit der Datei vergleichen. Nicht nur, ob etwas dasteht — ob es richtig steht.

2. Zahlen prüfen. Wie viele Zeilen hatte die Datei, wie viele Datensätze sind entstanden? Eine Abweichung hat einen Grund, den Sie kennen sollten.

3. Kategorien und Zuordnungen setzen. Frisch übernommene Datensätze sind meist ohne Einordnung. Wenn Sie das jetzt tun, ist es getan; wenn nicht, bleibt es liegen.

4. Herkunft festhalten. Woher stammen diese Daten? Das brauchen Sie später — für die Bewertung der Qualität und für die Frage, ob Sie sie anschreiben dürfen.

Punkt 4 ist der, der am häufigsten fehlt und der später am meisten Ärger macht. Eine Liste ohne bekannte Herkunft ist eine Liste, die Sie nicht guten Gewissens verwenden können.

Das hängt von der Herkunft ab — und die müssen Sie kennen, bevor Sie die erste Mail senden.

Fragen Sie sich vor dem ersten Versand:

1. Woher stammen die Adressen? Eigene Kunden, eine Messe, ein gekaufter Datensatz, eine Recherche?
2. Auf welcher Grundlage? Einwilligung, Vertragsbeziehung, berechtigtes Interesse?
3. Können Sie das belegen?

Was besonders heikel ist: gekaufte Adresslisten. Der Verkäufer sichert oft zu, dass Einwilligungen vorliegen — die Verantwortung bleibt trotzdem bei Ihnen, und im Streitfall müssen Sie es belegen.

Was Sie tun sollten: Halten Sie die Herkunft am Datensatz fest, nicht in einer Nebendatei. Dann steht sie da, wenn jemand fragt.

Und die praktische Regel: Wenn Sie nicht erklären können, warum Sie jemanden anschreiben dürfen, schreiben Sie ihn nicht an.

Lieber weniger und gut als alles und unbrauchbar.

Was Sie aussortieren sollten, bevor Sie übernehmen:

• Datensätze ohne Kontaktmöglichkeit.
• Adressen, die erkennbar veraltet sind — Firmen, die es nicht mehr gibt.
• Einträge, die offensichtlich Testdaten sind.
• Alles, was Sie sich nicht erklären können.

Warum: Schlechte Daten kosten dauerhaft. Jede Liste ist unübersichtlicher, jede Auswertung ungenauer, jede Kampagne hat mehr Rückläufer, und viele Rückläufer schaden der Zustellung insgesamt.

Die Faustregel: Wenn Sie mehr als ein Fünftel aussortieren müssten, ist die Quelle das Problem, nicht die einzelnen Datensätze.

Und was oft die bessere Entscheidung ist: Eine alte Liste gar nicht zu übernehmen, sondern mit den Kontakten neu anzufangen, die Sie tatsächlich haben.

Teilen Sie sie — das ist einfacher als jede Optimierung und beugt zugleich dem großen Fehler vor.

Wie:

• In Blöcke von einigen tausend Zeilen aufteilen.
• Nacheinander übernehmen.
• Nach jedem Block kurz prüfen.

Was das bringt:

• Der Durchlauf bricht nicht in der Mitte ab.
• Wenn etwas falsch ist, betrifft es einen Block, nicht alles.
• Sie sehen den Fortschritt.

Was Sie beachten sollten: Nummerieren Sie die Blöcke und halten Sie fest, welchen Sie schon übernommen haben. Der häufigste Fehler bei geteilten Dateien ist, einen Block zweimal zu übernehmen.

Und wenn der Durchlauf sehr lange dauert: Das ist normal bei vielen Datensätzen. Lassen Sie ihn laufen und arbeiten Sie in dieser Zeit nicht an denselben Daten.

Dann lohnt sich einmal Aufwand, der sich jedes Mal auszahlt.

Was Sie einmal tun:

1. Die Datei standardisieren — immer dieselben Spalten in derselben Reihenfolge mit denselben Namen.
2. Die Zuordnung festhalten, damit sie nicht jedes Mal neu entschieden wird.
3. Eine kurze Anleitung schreiben, damit es auch jemand anderes kann.
4. Festlegen, wie mit Vorhandenem umgegangen wird — meist „ergänzen“.

Was Sie jedes Mal tun:

• Die Datei kurz ansehen, ob sich das Format geändert hat.
• Mit einer kleinen Menge anfangen.
• Nach dem Durchlauf die Zahlen vergleichen.

Worauf Sie achten sollten: Quellen ändern ihr Format ohne Ankündigung. Eine zusätzliche Spalte verschiebt alle folgenden, und wenn Sie die Zuordnung blind bestätigen, landen Telefonnummern im Notizfeld.

Deshalb: auch bei Routine immer erst die Vorschau ansehen.