▤Berichte in der Praxis

Für zwei verschiedene Zwecke, die man auseinanderhalten sollte:

Nach innen: Wie läuft es? Wo bleibt etwas liegen? Was hat sich gegenüber dem Vormonat verändert? Diese Berichte sind für Sie, dürfen roh sein und alle Zahlen enthalten.

Nach außen: Was hat der Kunde von der Zusammenarbeit? Diese Berichte gehen aus dem Haus, werden gelesen und aufbewahrt. Sie brauchen einen anderen Maßstab.

Im Alltag bedeutet das:

• Ein interner Bericht darf zeigen, dass etwas nicht läuft.
• Ein Kundenbericht muss stimmen, vollständig sein und nichts enthalten, was nicht hineingehört.

Der häufigste Fehler: einen internen Bericht mit ein paar Anpassungen nach außen zu geben. Sehen Sie ihn vorher ganz durch — Zeile für Zeile.

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Was er wissen will — nicht, was Sie messen können.

Hinein gehört:

• Was im Zeitraum passiert ist, in Zahlen und in einem Satz.
• Was daraus entstanden ist — Gespräche, Vorstellungen, Abschlüsse.
• Was ansteht.
• Wo es hakt, wenn der Kunde etwas dazu beitragen kann.

Nicht hinein gehört:

• Daten anderer Kunden. Der häufigste und schwerste Fehler.
• Interne Notizen.
• Namen von Personen, die noch nicht vorgestellt wurden.
• Zahlen ohne Bezugsgröße. „47 Kontakte“ sagt nichts, „47 von 60 geplanten“ schon.

Bleibt der Punkt, der über die Wirkung entscheidet: Ein Bericht, der nur Zahlen zeigt, wirkt wie eine Rechtfertigung. Einer, der sagt, was als Nächstes passiert, wirkt wie Arbeit.

Den, über den Sie berichten wollen — üblich sind 30 Tage, und das ist voreingestellt.

Was für einen Monat spricht:

• Genug Bewegung für eine Aussage.
• Kurz genug, um sich zu erinnern.
• Passt zu den meisten Abrechnungszyklen.

Wann Sie abweichen sollten:

• Kürzer, wenn Sie in einer heißen Phase sind und der Kunde wöchentlich informiert werden will.
• Länger, wenn der Zyklus lang ist und ein Monat zu wenig zeigt.

Was Sie beachten müssen: Der Zeitraum sollte über die Berichte hinweg gleich bleiben. Wer einmal über 30 und einmal über 45 Tage berichtet, erzeugt Zahlen, die sich nicht vergleichen lassen, und das fällt auf.

Und ein praktischer Hinweis: Nehmen Sie ganze Kalendermonate, wenn der Kunde monatlich abrechnet. Das erspart Rückfragen.

Ja — und Sie sollten es jedes Mal tun.

Es gibt eine Vorschau, die den Bericht so zeigt, wie er beim Empfänger ankommt. Was Sie dort prüfen:

• Sind die Zahlen plausibel? Eine Null, wo eine Zahl stehen müsste, ist ein Hinweis, kein Ergebnis.
• Stimmen Umlaute und Sonderzeichen? In erzeugten Dokumenten ist das eine bekannte Fehlerquelle.
• Passt das Layout? Umbrüche an falscher Stelle, abgeschnittene Tabellen.
• Stimmt der Absender? Name, Anschrift, Ansprechpartner.
• Ist etwas drin, was nicht rein soll?

Der letzte Punkt braucht die meiste Aufmerksamkeit und lässt sich am wenigsten automatisieren.

Und wenn die Vorschau leer ist: Dann liegen für den Zeitraum keine Daten vor. Das ist eine Aussage über die Daten, nicht über den Bericht.

Dann ist die Arbeit nicht dort erfasst, wo der Bericht sie sucht.

Die häufigsten Ursachen:

• Aktivitäten wurden nicht am Datensatz festgehalten. Ein Telefonat, das nur im Kopf stattfand, kann nicht gezählt werden.
• Der Zeitraum passt nicht. Die Arbeit lag vor dem Berichtszeitraum.
• Die Zuordnung fehlt. Kontakte ohne Zuordnung zum Kunden erscheinen nicht in dessen Bericht.
• Ein Filter im Bericht grenzt enger ein als gedacht.

So weiter:

1. Einen bekannten Vorgang heraussuchen, der im Zeitraum lag.
2. Nachsehen, ob er im System erfasst ist.
3. Wenn ja: prüfen, ob er dem richtigen Kunden zugeordnet ist.
4. Wenn nein: das ist die Ursache.

Und die Lehre daraus: Ein Bericht ist so gut wie die Erfassung. Wenn Berichte etwas belegen sollen, muss die Erfassung mitlaufen, nicht nachgeholt werden.

Auf sechs Dinge, in dieser Reihenfolge, und die ersten beiden sind die wichtigen:

1. Sind fremde Daten enthalten? Andere Kunden, andere Kandidaten, andere Vorgänge. Wenn ja: nicht senden.
2. Stimmt der Empfänger? Die richtige Person beim richtigen Unternehmen.
3. Sind die Zahlen richtig? Eine Stichprobe genügt — eine Zahl nachrechnen.
4. Ist der Text sachlich? Keine Bewertungen, die Sie nicht belegen können.
5. Stimmt die Darstellung? Umlaute, Umbrüche, Tabellen.
6. Ist die Anlage die richtige? Wenn ein Dokument mitgeht.

Das reicht in fünf Minuten.

Und die eine Regel, die alles trägt: Ein Bericht geht nicht ungelesen raus. Auch nicht der zwölfte für denselben Kunden — gerade der nicht, weil dort die Routine sitzt.

Nur, wenn die Grundlage gleich geblieben ist — sonst vergleichen Sie zwei verschiedene Dinge.

Was gleich bleiben muss:

• Der Zeitraum, in seiner Länge.
• Die Zuordnung — welche Kontakte zählen zu diesem Kunden.
• Die Zählweise. Zählt ein Gespräch, das zu nichts führte, mit?

Was Sie dokumentieren sollten: Wenn Sie etwas ändern, halten Sie fest, ab wann. Sonst erklären Sie später einen Sprung in den Zahlen, den es gar nicht gab.

Was ein Vergleich zeigen kann:

• Richtung. Mehr oder weniger als im Vormonat.
• Muster. Saison, Urlaubszeiten, Zyklen.

Was er nicht zeigt: ob Sie gut arbeiten. Ein Monat mit weniger Kontakten, aber zwei Abschlüssen, ist besser als einer mit vielen Kontakten ohne Ergebnis.

Deshalb: Nehmen Sie mindestens drei Zeiträume, bevor Sie eine Schlussfolgerung ziehen.

Als Dokument im Anhang, mit ein paar Sätzen in der Mail — nicht nur als Anhang ohne Begleittext.

Der Begleittext braucht drei Sätze:

1. Um welchen Zeitraum es geht.
2. Was das Wichtigste ist.
3. Was Sie als Nächstes vorhaben oder brauchen.

Warum das zählt: Viele Empfänger öffnen den Anhang nicht sofort. Die drei Sätze sind das, was sicher gelesen wird.

Wichtig dabei:

• Immer an dieselbe Person, es sei denn, es ist anders vereinbart. Ein wechselnder Verteiler erzeugt Verwirrung.
• Ein sprechender Dateiname — mit Kundenname und Zeitraum, nicht „bericht.pdf“.
• Ein fester Termin. Ein Bericht, der jeden Monat am Fünften kommt, wird erwartet. Einer, der mal kommt, wird gelesen wie Werbung.

Und der Absender: Prüfen Sie vor dem ersten Versand, dass das Absenderprofil vollständig hinterlegt ist.

Dann fehlt das Absenderprofil oder es ist unvollständig — es wird im System hinterlegt, nicht im Bericht selbst.

Was hineingehört:

• Firmenname in der richtigen Schreibweise.
• Anschrift.
• Ansprechpartner mit Telefon und Mail.
• Gegebenenfalls Logo.

Wann das auffällt: Beim ersten Bericht in einer neuen Installation — oder nach einer Übernahme in eine andere Umgebung, wenn das Profil dort noch nicht angelegt ist.

Unsere Empfehlung: Legen Sie das Profil an, bevor Sie den ersten Bericht brauchen. Es zwei Stunden vor einem Kundentermin zu bemerken, ist unnötiger Stress.

Und prüfen Sie es einmal im Jahr: Ansprechpartner wechseln, Telefonnummern auch. Ein Bericht mit einer Durchwahl, die es nicht mehr gibt, ist peinlicher als einer ganz ohne.

Ja — solange die Daten dafür vorhanden sind.

Was das bedeutet:

• Ein Bericht über den letzten Monat: kein Problem.
• Ein Bericht über ein Jahr zurück: nur, wenn die Daten aus dieser Zeit noch da sind und nicht zwischenzeitlich gelöscht wurden.
• Ein Bericht über eine Zeit, in der noch nicht mit dem System gearbeitet wurde: nicht möglich.

Ein paar Feinheiten: Ein nachträglicher Bericht bildet den heutigen Stand der Daten über einen vergangenen Zeitraum ab — nicht den Stand von damals. Wenn seither etwas gelöscht oder geändert wurde, sieht der Bericht anders aus als er damals ausgesehen hätte.

Wo das eine Rolle spielt: Wenn ein Bericht etwas belegen soll. Dann ist der Bericht von damals, den Sie versendet haben, der maßgebliche — nicht der, den Sie heute neu erzeugen.

Deshalb: Versendete Berichte aufbewahren.

Sie sollten, und in manchen Fällen müssen Sie.

Warum aufbewahren:

• Ein Bericht kann Grundlage einer Abrechnung sein. Dann gelten die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen.
• Er belegt, was Sie berichtet haben. Bei Meinungsverschiedenheiten ist das der Bezugspunkt.
• Er zeigt die Entwicklung und ist für den nächsten Bericht der Vergleichswert.

Wie: In der Ablage am Kunden, mit Datum im Dateinamen. Nicht nur im gesendeten Postfach — dort findet es in zwei Jahren niemand.

Was Sie zusätzlich festhalten sollten: an wen und wann versendet. Das steht in der Mail, aber die Mail und der Bericht liegen dann an verschiedenen Orten.

Wie lange genau aufzubewahren ist, hängt davon ab, was der Bericht ist — bei abrechnungsrelevanten Unterlagen sind es üblicherweise mehrere Jahre. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

In Grenzen — Logo, Absenderangaben und einzelne Textbausteine, nicht die Struktur.

Was geht:

• Ihr Logo.
• Ihre Absenderangaben.
• Einleitungs- und Schlusstext.
• Welche Abschnitte erscheinen.

Was nicht ohne Weiteres geht: Die Anordnung grundlegend ändern oder eigene Auswertungen einbauen. Dafür braucht es eine Anpassung durch die Betreuung.

Was Sie beachten sollten, wenn Sie Texte anpassen:

• Kurz halten. Ein langer Einleitungstext wird überblättert.
• Keine Zahlen im Text, die woanders auch stehen. Wenn sich eine ändert, ändert sich die andere nicht mit.
• Nichts hineinschreiben, was nicht jeden Monat stimmt.

Der letzte davon ist der, an dem Berichte peinlich werden: ein Einleitungstext, der von einer Phase spricht, die längst vorbei ist.

Das Vorgehen hängt davon ab, wie schwer der Fehler ist.

Ein Zahlendreher oder Tippfehler ohne Auswirkung: Beim nächsten Bericht richtigstellen, wenn überhaupt. Eine Korrekturmail für eine Kleinigkeit macht mehr Aufmerksamkeit als der Fehler.

Eine falsche Zahl, die zählt: Zeitnah melden, mit korrigiertem Bericht. Kurz, ohne Umschweife: „In unserem Bericht vom … hat sich ein Fehler eingeschlichen. Anbei die korrigierte Fassung.“

Fremde Daten im Bericht: Sofort handeln. Den Empfänger bitten, den Bericht zu löschen, den Vorfall festhalten und prüfen, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde nötig ist. Die Frist dafür ist kurz.

Was Sie in allen Fällen tun: Festhalten, wie es passiert ist, und die Prüfschritte vor dem nächsten Versand entsprechend ergänzen.

Was Sie nicht tun: hoffen, dass es niemand merkt. Bei Zahlen, die abgerechnet werden, merkt es jemand.