◎Kandidaten in der Praxis

Sobald jemand ernsthaft für eine Vermittlung in Frage kommt — nicht schon beim ersten losen Kontakt.

Der Unterschied ist wichtig, weil an einem Kandidatendatensatz Pflichten hängen: Sie speichern Lebenslauf, Qualifikationen, oft ein Foto. Das ist mehr als eine Visitenkarte.

Anlegen, wenn:

• Es liegen Unterlagen vor.
• Es gab ein Gespräch mit konkretem Ziel.
• Die Person weiß, dass Sie ihre Daten für die Vermittlung nutzen.

Nicht anlegen für:

• Kontakte von einer Messe ohne Unterlagen.
• Namen aus einem Netzwerk, mit denen Sie nie gesprochen haben.

Der letzte in der Aufzählung ist auch rechtlich der heikle: Ein Profil aus öffentlichen Quellen zusammenzustellen, ohne dass die Person davon weiß, ist etwas anderes als eine Bewerbung entgegenzunehmen.

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Für eine Bewerbung, die Ihnen zugeschickt wurde: in der Regel nicht — die Verarbeitung ist zur Anbahnung erforderlich.

Wofür Sie eine brauchen:

• Weitergabe an Kunden, bevor die Person zugestimmt hat.
• Aufnahme in einen Pool über das laufende Verfahren hinaus.
• Foto in einem Profil, das Sie herumschicken.

Wie es praktisch aussieht: Fragen Sie einmal, schriftlich, mit klarer Aussage — wofür, wie lange, an wen. Halten Sie fest, wann und wie die Antwort kam.

Was Sie mitteilen müssen, unabhängig von der Einwilligung: dass Sie die Daten verarbeiten, wozu, wie lange und welche Rechte bestehen. Das ist eine Informationspflicht, keine Zustimmungsfrage.

Und die wichtigste Regel im Alltag: Nichts an einen Kunden geben, bevor die Person es weiß.

Am Kandidatendatensatz, nicht im Postfach und nicht auf dem Laufwerk.

Was hinein gehört:

• Lebenslauf, in der Fassung, die Sie tatsächlich verwenden.
• Zeugnisse, soweit relevant.
• Ein Foto, wenn eines vorliegt und verwendet werden darf.

Was Sie beachten sollten:

• Eine Fassung, nicht fünf. Wenn der Lebenslauf aktualisiert wird, ersetzen Sie ihn.
• Sprechende Dateinamen. „Lebenslauf_Meier_2026.pdf“ statt „scan001.pdf“.
• Keine losen Notizen in Dateien. Was Sie sich merken wollen, gehört in die Notiz am Datensatz — dort ist es auffindbar und löschbar.

Und ein technischer Hinweis aus der Vergangenheit: Dateien gehören in die dauerhafte Ablage, nicht in ein Verzeichnis, das bei einem Neuaufbau verschwindet. Das ist eingerichtet — aber wenn Sie eine eigene Installation betreiben, prüfen Sie es.

Nur mit Zustimmung — und die ist enger, als viele annehmen.

Was gilt:

• Ein Foto im Lebenslauf heißt nicht, dass Sie es weitergeben dürfen. Es heißt, dass Sie es im Bewerbungsverfahren sehen dürfen.
• Für die Weitergabe an Kunden brauchen Sie Zustimmung.
• Für ein Profil, das Sie herumschicken, erst recht.

Was Sie tun sollten: Fragen Sie einmal ausdrücklich — „Dürfen wir Ihr Foto im Profil verwenden, das wir dem Unternehmen schicken?“ — und halten Sie die Antwort fest.

Und der praktische Rat: Fragen Sie sich, ob das Foto etwas beiträgt. In vielen Fällen ist ein Profil ohne Foto sachlicher und vermeidet gleichzeitig eine ganze Klasse von Diskriminierungsvorwürfen.

Zu den Bildern aus fremden Quellen: Ein Bild aus einem Netzwerkprofil dürfen Sie nicht einfach übernehmen.

In dieser Reihenfolge — jeder Schritt vor dem nächsten:

1. Mit der Person sprechen. Ist die Stelle interessant? Passt der Ort, das Gehalt, der Zeitpunkt?
2. Zustimmung einholen, an dieses Unternehmen vorgestellt zu werden. Namentlich, nicht pauschal.
3. Profil zusammenstellen — das, was der Kunde braucht, nicht alles, was Sie haben.
4. Verschicken und den Stand festhalten.
5. Nachfassen, wenn nichts kommt.

Was gegen die Reihenfolge verstößt und trotzdem oft passiert: Unterlagen „zur Ansicht“ vorab zu schicken. Das ist eine Weitergabe personenbezogener Daten ohne Grundlage.

Datensparsam heißt hier: Geburtsdatum, Anschrift und Familienstand brauchen die wenigsten Kunden für eine erste Einschätzung.

Das, was die Entscheidung trägt, und nichts darüber hinaus.

Hinein gehört:

• Qualifikation und Berufserfahrung, auf die Stelle bezogen.
• Verfügbarkeit.
• Besondere Kenntnisse, die zählen.
• Ihre Einschätzung, klar als solche gekennzeichnet.

Nicht hinein gehört:

• Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Foto — sofern nicht sachlich erforderlich.
• Gesundheitsangaben.
• Ihre Notizen aus dem Gespräch, die nicht zur Weitergabe gedacht waren.

Der letzte Punkt ist der häufigste Fehler beim Zusammenstellen: Eine interne Notiz rutscht mit ins Profil, weil sie am selben Datensatz hängt.

Prüfen Sie das Profil vor dem Versand. Einmal ganz lesen, mit der Frage: Würde ich das der Person zeigen wollen?

Sachliches, das Sie beruflich brauchen, und nichts, was Sie der Person nicht ins Gesicht sagen würden.

Der Maßstab ist praktisch: Jede Notiz kann auf Auskunftsverlangen herausgegeben werden müssen. Schreiben Sie so, dass Sie das aushalten.

Geht:

• „Sucht wohnortnah, max. 30 km.“
• „Kündigungsfrist 3 Monate zum Quartal.“
• „Fachlich passend, Erfahrung im geforderten Bereich vorhanden.“

Geht nicht:

• Werturteile über die Person.
• Angaben zu Gesundheit, Religion, Herkunft, politischer Meinung — es sei denn, sie sind ausnahmsweise sachlich erforderlich und zulässig.
• Vermutungen über private Umstände.

Und der Nebeneffekt sachlicher Notizen: Sie sind auch für Kolleginnen brauchbar. Eine Notiz, die nur der eigene Ärger war, hilft niemandem weiter.

Hier ist besondere Vorsicht geboten — das ist der rechtlich empfindlichste Punkt im ganzen System.

Was gilt: KI-Systeme, die bei Auswahlentscheidungen im Beschäftigungskontext eingesetzt werden, gelten nach der europäischen KI-Verordnung als Hochrisiko. Daran hängen Pflichten: menschliche Aufsicht, Transparenz, Dokumentation, Prüfung auf Benachteiligung.

Was Aurora tut: Die KI erstellt eine Einschätzung, wie gut ein Profil zu einer Stelle passt. Sie entscheidet nicht und sortiert niemanden aus.

Was Sie tun müssen:

• Jede Einschätzung selbst prüfen. Die Reihenfolge einer Liste ist ein Vorschlag, keine Entscheidung.
• Niemanden allein aufgrund einer maschinellen Bewertung ablehnen.
• Nachvollziehbar bleiben, warum Sie sich für oder gegen jemanden entschieden haben.

Wenn Sie unsicher sind, wie weit Sie das einsetzen dürfen: Lassen Sie es rechtlich prüfen, bevor Sie es breit nutzen.

Zeitnah, freundlich und ohne Begründung, die angreifbar ist.

Der Aufbau:

1. Dank für die Bewerbung.
2. Die Absage, klar.
3. Keine Bewertung der Person.
4. Falls zutreffend: Angebot, für andere Stellen im Gespräch zu bleiben — mit dem Hinweis, dass Sie die Unterlagen dafür behalten würden.

Was Sie vermeiden sollten:

• Begründungen, die an ein geschütztes Merkmal anknüpfen könnten — Alter, Herkunft, Geschlecht, Behinderung. Auch eine gut gemeinte Formulierung kann das.
• „Wir haben uns für einen jüngeren Bewerber entschieden“ ist der Lehrbuchfall.
• Lange Erklärungen. Je mehr Begründung, desto mehr Angriffsfläche.

Und die Frist: Absagen gehören zeitnah verschickt. Wochen des Schweigens sind nicht nur unhöflich — sie halten die Unterlagen ohne Zweck vorrätig.

Nach Abschluss des Verfahrens nur so lange, wie ein Grund besteht.

Die übliche Praxis:

• Nach der Absage etwa ein halbes Jahr. Das deckt die Frist ab, innerhalb derer Ansprüche wegen Benachteiligung geltend gemacht werden können, mit etwas Puffer.
• Danach löschen — es sei denn, die Person hat der Aufnahme in einen Pool zugestimmt.
• Mit Zustimmung so lange wie vereinbart, und dann erinnern statt stillschweigend verlängern.

Was Sie einrichten sollten: Einen festen Termin, an dem Sie die abgeschlossenen Verfahren durchgehen. Vierteljährlich reicht.

Was nicht geht: Unterlagen „für alle Fälle“ behalten. Das ist der Normalfall in der Praxis und trotzdem nicht zulässig.

Fristen wie diese sind Richtwerte aus der Praxis, keine Zusicherung — bei Zweifeln lassen Sie Ihre Aufbewahrung prüfen.

Eingeschränkt — und die Grenze verläuft nicht dort, wo viele sie vermuten.

Was in der Regel geht: Ein Blick in ein berufliches Netzwerkprofil, das die Person selbst zu beruflichen Zwecken angelegt hat.

Was problematisch ist:

• Private soziale Netzwerke. Sie sind nicht zu beruflichen Zwecken gedacht.
• Systematisches Zusammentragen aus mehreren Quellen zu einem Profil.
• Fotos übernehmen.
• Alles, was Sie über geschützte Merkmale erfahren — und dann in die Entscheidung einfließen lassen.

Der letzte davon ist der gefährliche: Was Sie einmal wissen, können Sie nicht wieder nicht-wissen. Wenn Sie später absagen, steht der Verdacht im Raum.

Und die Informationspflicht: Wenn Sie Daten aus anderen Quellen erheben, müssen Sie die Person darüber unterrichten.

Mit Zustimmung, mit Pflege und mit einem Verfallsdatum.

Die drei Bedingungen:

1. Zustimmung zur Aufnahme, ausdrücklich und dokumentiert.
2. Aktualität. Ein zwei Jahre alter Lebenslauf beschreibt jemand anderen.
3. Ein Termin, an dem Sie fragen, ob das Interesse noch besteht.

Was ein Pool praktisch braucht:

• Klare Merkmale, nach denen Sie suchen können — Qualifikation, Region, Verfügbarkeit.
• Einen Vermerk zum Stand: wann zuletzt gesprochen, was besprochen.
• Konsequentes Ausräumen. Wer nicht mehr will oder nicht mehr erreichbar ist, gehört heraus.

Der häufigste Fehler: Ein Pool, in den alles hineinwandert und aus dem nie etwas herausgeht. Nach zwei Jahren ist er unbrauchbar und rechtlich angreifbar zugleich.

Ein jährliches Anschreiben — „Sind Sie noch interessiert?“ — löst beide Probleme auf einmal.