◈Zustellbarkeit

Er beantwortet eine einzige Frage: Kommen Ihre Mails an?

Aurora liest dazu die echten Werte Ihrer Domain aus dem DNS und rechnet nach, statt ein Häkchen zu setzen. Daneben stehen zwei weitere Dinge, die über den Absenderruf entscheiden: die Rückläufer und der Nachweis von Einwilligungen.

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Ein SPF-Eintrag steht in der DNS-Zone Ihrer Domain und sagt, welche Server in Ihrem Namen Mail versenden dürfen.

Ja, Sie brauchen ihn. Fehlt er, oder ist der versendende Server nicht genannt, stufen viele Empfänger die Mail als verdächtig ein — und zwar ohne Fehlermeldung an Sie. Sie merken es nur an ausbleibenden Antworten.

Vermutlich wegen der Zehn-Abfragen-Grenze. Ein SPF-Eintrag darf beim Auswerten höchstens zehn weitere DNS-Abfragen auslösen. Darüber verwerfen empfangende Server den ganzen Eintrag — er sieht vollständig aus und wirkt nicht.

Verursacht wird das durch aneinandergereihte Verweise auf andere Anbieter (Newsletter-Dienst, Mailanbieter, Shopsystem, Ticketsystem, jeweils mit eigenem Verweis). Aurora zählt für Sie mit und sagt, wenn die Grenze gerissen ist.

Der Ausweg ist, nicht mehr Verweise zu sammeln, sondern die aufzulösen, die man nicht mehr braucht — jeder abgeschaltete Dienst, der noch im SPF steht, kostet eine Abfrage.

Eine kryptografische Unterschrift unter jeder ausgehenden Mail. Der Empfänger prüft mit einem öffentlichen Schlüssel, der in Ihrer DNS-Zone steht, ob die Nachricht unterwegs unverändert blieb und wirklich aus Ihrem Haus kommt.

SPF sagt: Dieser Server darf für mich senden. DKIM sagt: Diese Nachricht ist echt. Beides zusammen ist die Grundlage; einzeln wirkt jedes nur halb.

DMARC ist Ihre Anweisung an Empfänger, was mit Mails geschehen soll, die SPF und DKIM nicht bestehen — ignorieren, in Quarantäne, ablehnen. Dazu kommen Berichte darüber, wer in Ihrem Namen versendet.

Der übliche Weg in drei Schritten:

1. Beginnen Sie mit „nur beobachten“ und einer Adresse für die Berichte.
2. Lesen Sie ein paar Wochen mit, wer alles in Ihrem Namen sendet — dabei fallen fast immer vergessene Dienste auf.
3. Ziehen Sie erst dann an: Quarantäne, später Ablehnen.

Sofort auf „Ablehnen“ zu stellen, bevor SPF und DKIM für alle Ihre Versandwege sauber sind, ist der zuverlässigste Weg, die eigene Rechnungsmail zu blockieren.

Bei dem Anbieter, der Ihre Domain verwaltet — dort, wo auch die Adresse Ihrer Website hinterlegt ist. Nicht in Aurora: Aurora liest die Werte nur und prüft sie.

Bis eine Änderung überall bekannt ist, vergehen je nach Anbieter Minuten bis Stunden. Prüfen Sie also nicht sofort nach dem Speichern, sondern am nächsten Tag noch einmal, und benutzen Sie dafür „Erneut prüfen“ in Aurora statt Ihres Gefühls.

Wer Ihre Website betreut oder Ihre Domain registriert hat. Für die Beauftragung genügt eine kurze, präzise Mail — Aurora zeigt die zu setzenden Werte im Wortlaut an, sodass Sie sie unverändert weitergeben können.

Sagen Sie dabei ausdrücklich, dass es sich um TXT-Einträge handelt und dass ein bestehender SPF-Eintrag ergänzt und nicht ersetzt werden muss. Ein zweiter SPF-Eintrag neben dem ersten macht beide unwirksam — das ist der häufigste Fehler bei der Umsetzung durch Dritte.

Rückläufer sind Mails, die der Empfängerserver zurückweist. Aurora wertet sie aus dem Posteingang aus und stellt betroffene Adressen still.

Warum das wichtig ist: Wer unzustellbare Adressen weiter anschreibt, verliert seinen Absenderruf — messbar und ohne Fehlermeldung. Mailanbieter werten wiederholte Zustellversuche an nicht existierende Adressen als Zeichen für eine gekaufte oder ungepflegte Liste.

Man unterscheidet hart (die Adresse existiert nicht — endgültig) und weich (vorübergehend, etwa volles Postfach — wird erneut versucht).

Ja, und hier liegt ein wichtiger Unterschied:

• Eine Sperre ist nur ein technischer Befund. Sie lässt sich zurücknehmen.
• Eine Abmeldung ist eine Willenserklärung. Sie lässt sich nicht zurücknehmen.

Freigeben lohnt sich erst, wenn die Adresse korrigiert wurde. Eine unveränderte Adresse wieder freizugeben heißt nur, denselben Rückläufer noch einmal zu erzeugen — und dem Absenderruf ein zweites Mal zu schaden.

Artikel 7 der Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass Sie eine Einwilligung nachweisen können — nicht nur, dass sie im System steht.

Aurora hält dafür fest: Zeitpunkt, Herkunft, IP-Adresse und den Wortlaut, der damals auf dem Bildschirm stand. Der letzte in der Aufzählung ist der, den die meisten Systeme vergessen: Eine Einwilligung ohne den Text, dem zugestimmt wurde, ist im Streitfall wenig wert, weil sich der Text seither geändert haben kann.

Das ist genau das, was Sie im Streitfall vorlegen würden.

Eine neue Adresse hat keinen Ruf — weder guten noch schlechten. Sie muss ihn erst aufbauen, und das geht nur langsam.

Praktisch:

1. Zuerst die DNS-Einträge, dann die erste Mail. Nicht umgekehrt.
2. Klein anfangen. Aurora bremst neue Adressen von sich aus; heben Sie die Grenze erst an, wenn die Zustellung über Wochen stabil ist.
3. Mit den besten Adressen beginnen — Bestandskunden, die Sie kennen und die antworten. Antworten sind das stärkste positive Signal.
4. Keine gekauften Listen in den ersten Wochen. Der Schaden ist dann am größten.

Der Befund in Aurora deckt Ihre eigenen DNS-Einträge ab — ob eine externe Sperrliste Ihre Domain oder Ihre Server-Adresse führt, sagt er nicht.

Anzeichen dafür, dass etwas Grundsätzliches nicht stimmt: Rückläufer bei allen Empfängern statt bei einzelnen, Fehlermeldungen im Text des Rückläufers, die auf eine Sperre hinweisen, oder ein plötzlicher Einbruch, obwohl sich an den Inhalten nichts geändert hat.

Wenn Sie an diesem Punkt sind, hilft nicht Aurora, sondern der Betreiber Ihres Mailservers: Er sieht die Ablehnungen im Wortlaut.

Wenn SPF, DKIM und DMARC stehen, ist der Inhalt der nächste Hebel. Was messbar hilft:

• Kurz und persönlich statt gestaltet und werblich.
• Wenige Links. Eine Mail mit zwölf Links sieht aus wie ein Newsletter, auch wenn sie keiner ist.
• Keine Mail, die nur aus einem Bild besteht. Das ist ein klassisches Spam-Merkmal.
• Kleine oder gar keine Anhänge. Ein Link ist beim Erstkontakt fast immer besser.
• Ein ehrlicher Betreff. Alles, was nach „Re:“ oder „Dringend“ aussieht, ohne es zu sein, wird von Filtern erkannt und schadet dauerhaft.

1. SPF — am einfachsten und mit der größten Sofortwirkung.
2. DKIM — braucht einen Schlüssel und etwas mehr Handarbeit.
3. DMARC, zuerst nur beobachtend.

Erst wenn SPF und DKIM für alle Ihre Versandwege sauber sind, ziehen Sie DMARC an. Diese Reihenfolge ist wichtig: Umgekehrt sperren Sie Ihre eigenen Mails aus, bevor Sie wissen, welche Wege es überhaupt gibt.

Ein Eintrag in der DNS-Zone Ihrer Domain, der einfach Text enthält. SPF, DKIM und DMARC sind alle drei solche Einträge — deshalb spricht die Anleitung Ihres Anbieters von „TXT-Record“.

Was Sie dabei angeben: einen Namen (bei SPF ist das die Domain selbst, bei DMARC ein fester Vorsatz) und den Wert, den Aurora Ihnen im Wortlaut anzeigt. Kopieren Sie den Wert unverändert; ein zusätzliches Leerzeichen am Anfang genügt, damit er nicht wirkt.

Jeder Weg, über den in Ihrem Namen Mail hinausgeht, muss in SPF stehen und möglichst signiert sein — sonst fällt genau dieser Weg durch, sobald DMARC greift.

Typische vergessene Versender: das Rechnungsprogramm, der Shop, das Ticketsystem, der Newsletter-Dienst, das Bewerbungsportal und der Server der Website mit seinem Kontaktformular.

Genau dafür sind die DMARC-Berichte in der Beobachtungsphase da: Sie zeigen Ihnen die Liste, die niemand im Haus vollständig im Kopf hat.

Für erste Tests ja, für ernsthaften Versand nein.

Zwei Gründe: Sie können bei einer fremden Freimail-Adresse keine eigenen DNS-Einträge setzen — SPF und DKIM gehören dem Anbieter, nicht Ihnen. Und Empfänger bewerten eine Firmenmail von einer Freimail-Adresse anders, ganz ohne Technik.

Nutzen Sie eine Adresse an Ihrer eigenen Domain. Alles Weitere in diesem Kapitel setzt das voraus.

Der Befund in Aurora sagt Ihnen, ob die Einträge stimmen. Ob eine Mail im Posteingang oder im Spamordner landet, sagt nur der Empfänger.

Der praktische Test: Schicken Sie eine Testmail an je eine Adresse bei den großen Anbietern — eine an ein Microsoft-Konto, eine an ein Google-Konto, eine an einen deutschen Freimail-Anbieter, und sehen Sie nach, wo sie liegt.

Wenn eine davon im Spam landet und die anderen nicht, liegt es fast immer am Inhalt, nicht an den DNS-Einträgen.

Vier Ursachen, in dieser Reihenfolge zu prüfen:

1. Etwas an der Domain hat sich geändert — ein neuer Dienst wurde eingebaut, jemand hat den SPF-Eintrag ersetzt statt ergänzt.
2. Die Menge ist gesprungen. Ein plötzlicher Anstieg wirkt wie ein gekapertes Konto.
3. Die Liste ist schlechter geworden — ein Import mit vielen toten Adressen.
4. Der Inhalt hat sich geändert — mehr Links, ein großer Anhang, ein neuer Betrefftyp.

Punkt 1 ist der häufigste und der einzige, der sich in fünf Minuten prüfen lässt: Lassen Sie den Befund in Aurora neu laufen.

Es ist ein Signal, kein Unglück. Abmeldungen sind allemal besser als Spambeschwerden: Wer sich abmeldet, benutzt den vorgesehenen Weg; wer auf „Spam“ drückt, schadet Ihrem Absenderruf unmittelbar.

Steigende Abmeldungen deuten fast immer auf eines von dreien: falsche Zielgruppe, zu häufige Ansprache oder ein Ton, der nicht passt. Gehen Sie der Reihe nach vor — die Zielgruppe ist der häufigste Fund.

Aurora selbst erlaubt bis 15 MB je Datei. Die engere Grenze setzen die Empfänger: Viele Server weisen Nachrichten oberhalb von etwa 10 MB ab, manche schon früher, und Sie erfahren davon nur über den Rückläufer.

Bleiben Sie deshalb deutlich darunter, oder verlinken Sie. Beim Erstkontakt ist ein Link ohnehin die bessere Wahl: kleiner, unverdächtiger und messbar, weil Sie sehen, ob jemand ihn öffnet.

Die großen Mailanbieter stellen Werkzeuge bereit, mit denen ein Absender sieht, wie seine Domain dort bewertet wird — Zustellraten, Beschwerdequoten, Fehler.

Für einen Versender mit ein paar hundert Mails im Monat ist das nicht nötig. Wer regelmäßig größere Mengen verschickt, bekommt dort Zahlen, die sonst niemand hat — und die sind die einzige verlässliche Antwort auf die Frage, ob es besser geworden ist.

Aurora braucht das nicht; es ist eine Ergänzung, keine Voraussetzung.