✎Vorlagen

Ihr Textbaustein für eine Kampagnenstufe. Vorlagen sind das, was Ihre Empfänger tatsächlich lesen — alles andere in Aurora entscheidet nur, wer sie bekommt.

Eine Vorlage besteht aus einem Namen (nur zur Wiedererkennung in der Liste, der Empfänger sieht ihn nie), einer Betreffzeile und dem Text.

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Weil die Stufen etwas Verschiedenes tun. Die Erst-Mail stellt vor, das Nachfassen erinnert. Wer zweimal denselben Text bekommt, merkt sofort, dass ein Automat schreibt, und meldet sich ab.

Praktisch heißt das: Wählen Sie oben in der Vorlagenliste zuerst die Stufe, dann legen Sie an. Eine Vorlage, die in der falschen Stufe liegt, taucht im Kampagnenassistenten nicht auf, und dort heißt es dann, für diese Stufe gebe es noch keine Vorlage.

1. Oben die Stufe wählen, für die der Text gelten soll.
2. „+ Neu“ drücken.
3. Namen vergeben — nur zur Wiedererkennung.
4. Betreff und Text schreiben, Platzhalter einsetzen.
5. Speichern und die Vorschau öffnen.

Der fünfte Schritt ist der, den man weglässt und später bereut.

Die im Editor angebotenen sind: Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Stelle und Job-URL. Sie stehen im Text in geschweiften Klammern und werden beim Versand je Empfänger ersetzt — auch in der Betreffzeile.

Welche davon sinnvoll sind, hängt von der Kampagne ab: In einer Kontaktkampagne sind Anrede und Firma die üblichen, im Stellenversand kommen Stelle und Job-URL dazu.

Dann greift die hinterlegte Ersatzformulierung statt einer Lücke im Text. Genau dafür ist sie da: Ohne sie stünde in der Mail „Sehr geehrte/r ,“ — mit ihr eine neutrale Anrede.

Setzen Sie die Ersatzformulierung, sobald Sie einen Platzhalter einbauen, nicht erst nachdem es aufgefallen ist. Aufgefallen ist es dann nämlich schon dem Empfänger.

Über die Vorschau. Sie zeigt die Vorlage mit den Daten eines echten Kontakts — der schnellste Weg, eine schiefe Anrede zu finden. Es gibt sie auch als Vollbild-Vorschau.

Für den letzten Schritt reicht die Vorschau nicht: Wie ein Mailprogramm den Text tatsächlich darstellt, sehen Sie nur in einer echten Testmail an sich selbst.

Damit können Sie die fertige Mail in Ihrem eigenen Mailprogramm öffnen — also genau so sehen, wie sie bei einem Empfänger mit Outlook ankommt, ohne sie jemandem zu schicken.

Nützlich, wenn Sie eine Vorlage im Team abstimmen: Die Datei lässt sich weitergeben, ohne dass jemand Zugang zu Aurora braucht.

Ja, über „Kopieren“. Das ist der übliche Weg zu einer zweiten Variante: Kopie anlegen, Betreff ändern, den Rest lassen.

Sinnvoll ist das vor allem für Varianten derselben Stufe — etwa ein Text für Bestandskunden und einer für neue Kontakte. Welche Variante eine Kampagne nimmt, wählen Sie beim Anlegen der Kampagne.

Sie entscheidet stärker über das Öffnen als der Text darunter. Wer den Betreff nebenbei tippt und drei Absätze feilt, hat den Aufwand falsch verteilt.

Was hilft: kurz halten (auf dem Handy sind etwa 35 Zeichen sichtbar), konkret werden statt zu werben, und Platzhalter sparsam einsetzen — ein Firmenname im Betreff wirkt persönlich, eine ganze Zeile aus Platzhaltern wirkt maschinell.

Dafür gibt es den Vorlagen-Editor: Bausteine ziehen, Bilder einsetzen, Farben und Schriften wählen.

Überlegen Sie vorher, ob Sie es wollen. Für geschäftliche Erstansprache ist eine schlichte Textmail meist wirksamer als ein gestalteter Newsletter — sie sieht aus wie eine persönliche Nachricht, wird seltener als Werbung einsortiert und lässt sich auf jedem Gerät lesen. Gestaltete Vorlagen sind das richtige Mittel für Einladungen, Rundbriefe und alles, was ohnehin als Aussendung erkennbar ist.

Ja — mit drei Einschränkungen, die alle vom Mailprogramm des Empfängers kommen und nicht von Aurora:

• Bilder werden oft erst nach Klick geladen. Ihre Mail muss also auch ohne Bilder verständlich sein.
• Eine Mail, die nur aus einem Bild besteht, ist ein klassisches Spam-Merkmal.
• Große Bilder verlangsamen das Öffnen und schaden der Zustellbarkeit.

Als Faustregel: Text trägt die Botschaft, Bilder schmücken sie.

Nein. Den hängt Aurora selbst an jede Werbemail — Sie müssen ihn nicht einbauen und sollten ihn nicht entfernen.

Wenn Sie ihn testweise in der Vorschau suchen: Er erscheint erst in der versendeten Mail, nicht im Editor. In der Testmail ist er da.

Über das Absenderpostfach: Es bestimmt Absendername, Signatur und Antwortadresse. Die Signatur gehört also nicht in jede einzelne Vorlage, sondern einmal an das Postfach.

Das ist auch der Grund, warum ein Wechsel des Absenderpostfachs mitten in einer Kampagne für den Empfänger sichtbar ist: Name und Signatur wechseln mit.

Löschen lässt sie sich. Überlegen Sie es sich trotzdem: Die bereits verschickten Mails bleiben zwar im Verlauf der Kontakte erhalten, aber die Frage „mit welchem Text genau haben wir diese Gruppe angeschrieben?“ ist danach schwerer zu beantworten.

Bei Vorlagen, die in laufenden Kampagnen stecken, ist Umbenennen oder Kopieren fast immer die bessere Antwort als Löschen.

Kürzer, als man denkt. Für eine geschäftliche Erstansprache haben sich fünf bis acht Zeilen bewährt: ein Satz, warum gerade dieser Empfänger, zwei bis drei Sätze zur Sache, eine konkrete Frage am Schluss.

Beim Nachfassen noch kürzer — drei Zeilen genügen, und der Bezug zur ersten Mail gehört in den ersten Satz.

Dahinter steckt nicht Stilempfinden: Die meisten geschäftlichen Mails werden zuerst auf dem Handy überflogen. Was dort nicht ohne Scrollen erkennbar ist, wird weggewischt.

Ja — schreiben Sie die Vorlage einfach auf Englisch. Die Bedienoberfläche von Aurora bleibt deutsch, der Inhalt Ihrer Mails ist frei.

Für gemischte Verteiler ist der saubere Weg: ein Schlagwort für die Sprache an den Kontakten, zwei Vorlagen, zwei Kampagnen. Eine Vorlage, die beide Sprachen untereinander enthält, wirkt beim Empfänger unentschlossen.

In vier Teilen, in dieser Reihenfolge:

1. Warum gerade Sie — ein Satz, der den Bezug herstellt. Ohne ihn liest niemand weiter.
2. Worum es geht — zwei, drei Sätze. Was Sie tun, nicht wie großartig Sie sind.
3. Was den Empfänger davon hat — konkret, nicht als Versprechen.
4. Eine einzige, kleine Frage am Schluss. „Hätten Sie nächste Woche zwanzig Minuten?“ funktioniert besser als „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“.

Was Sie weglassen sollten: die Firmengeschichte, Aufzählungen von Leistungen und jedes Wort, das in einem Prospekt stünde.

Weniger als beim ersten Mal. Drei Zeilen genügen, und der Bezug zur ersten Mail gehört in den ersten Satz — sonst wirkt es wie eine neue Ansprache von jemandem, der nicht weiß, dass er schon geschrieben hat.

Was gut funktioniert: einen neuen Anlass geben statt zu erinnern. Ein Beispiel, eine kurze Beobachtung, eine Frage, die neu ist.

Was nicht funktioniert: „Ich wollte nur noch einmal nachfragen, ob Sie meine Mail erhalten haben.“ Der Empfänger hat sie erhalten und nicht geantwortet — das war die Antwort.

Das entscheidet Ihre Branche, nicht die Software. Wichtig ist nur: einheitlich innerhalb einer Kampagne — und einheitlich zwischen Vorlage und Signatur.

Der häufigste Fehler ist ein Mischmasch, der entsteht, wenn eine Vorlage kopiert und halb umgeschrieben wird. Lesen Sie die Testmail von oben bis unten, bevor Sie scharf schalten.

Einen eingebauten A/B-Test für Kampagnen gibt es in Aurora nicht. Was geht, ist der Test von Hand: zwei Vorlagen derselben Stufe anlegen, die Zielgruppe in zwei vergleichbare Hälften teilen — etwa über Schlagworte, und zwei Kampagnen laufen lassen.

Damit das etwas aussagt, brauchen Sie genug Empfänger je Hälfte und nur einen Unterschied zwischen den Fassungen. Bei fünfzig Empfängern lohnt es sich nicht; da entscheidet der Zufall.

Für Kapitalgesellschaften ja: Geschäftsbriefe — dazu zählen auch Mails — müssen Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und die Vertretungsberechtigten nennen.

Das gehört nicht in jede Vorlage, sondern einmal in die Signatur des Absenderpostfachs. Prüfen Sie in der Testmail, ob sie tatsächlich mitkommt — ein häufiger Fund ist, dass die Signatur nur im Mailprogramm hinterlegt ist und beim Versand über Aurora fehlt.

Wenige. Eine Mail mit zwölf Links sieht für Spamfilter aus wie ein Newsletter — auch wenn sie keiner ist.

Für eine Erstansprache reicht ein Link, und der sollte auf etwas Konkretes zeigen, nicht auf die Startseite. Was Sie vermeiden sollten: Links, deren angezeigter Text nicht zum Ziel passt, und Verkürzungsdienste — beides sind klassische Spam-Merkmale.

Der übliche Zustand nach einem Jahr. Räumen Sie in drei Schritten auf:

1. Je Stufe eine Hauptvorlage benennen — der Name dient nur der Wiedererkennung, nutzen Sie ihn: „Erst-Mail Standard 2026“.
2. Alles Übrige archivieren oder löschen, was nicht in einer laufenden Kampagne steckt.
3. Varianten kennzeichnen, wofür sie da sind — „Erst-Mail Bestandskunden“, „Erst-Mail Messe“.

Danach ist die Auswahl im Kampagnenassistenten wieder eine Entscheidung und kein Ratespiel.

Beim Erstkontakt fast immer der Link: kleiner, unverdächtiger, und Sie sehen, ob jemand ihn öffnet.

Der Anhang ist richtig, wenn der Empfänger die Datei ohnehin erwartet — ein Angebot, ein Vertrag, ein Profil, das er angefordert hat. Dort wäre ein Link umständlich.

Was Sie in beiden Fällen bedenken sollten: Ein PDF an eine kalte Adresse wird von manchen Empfängerservern aussortiert, bevor ein Mensch es sieht.

Ja — aber fügen Sie sie als reinen Text ein, nicht mit Formatierung. Mitkopierte Formatierungen aus Textverarbeitungen bringen Schriftarten, Farben und unsichtbare Auszeichnungen mit, die in Mailprogrammen unvorhersehbar aussehen.

Der sichere Weg: Text zuerst in einen einfachen Editor kopieren, von dort in die Vorlage — und die Auszeichnung anschließend im Vorlagen-Editor setzen.

Prüfen Sie das Ergebnis in der Testmail; im Editor sieht auch der Mischmasch ordentlich aus.