▥Stellen in der Praxis

Die, nach denen Sie später filtern und suchen — nicht die vollständige Ausschreibung.

Das Minimum:

• Position — so, wie man danach sucht. „Projektleiter Bau“ statt „PL/BA (m/w/d) Ref. 4711“.
• Firma und Ansprechpartner.
• Ort. Das wichtigste Suchkriterium überhaupt.
• Zustand — offen, in Besetzung, beendet.

Nützlich dazu:

• Kategorien nach Ihrem Geschäft: Fachgebiet, Ebene, Befristung.
• Der Ausschreibungstext, wenn Sie die Passungsbewertung nutzen wollen.

Was Sie weglassen können: das Abtippen der vollständigen Anzeige. Der Text muss nicht schön sein — er muss auswertbar sein.

Nach dem, wonach Sie auswählen, wenn Sie verschicken.

Was sich bewährt hat:

• Fachgebiet — IT, Produktion, Verwaltung, Pflege.
• Ebene — Fachkraft, Führung, Geschäftsleitung.
• Art — Festanstellung, Interim, Projekt.

Drei Merkmale genügen fast immer. Wer fünfzehn Kategorien anlegt, pflegt sie nach vier Wochen nicht mehr.

Der Prüfstein ist derselbe wie bei Kontakten: Würde ich diese Gruppe anders behandeln? Wenn Sie an alle Stellen im Fachgebiet IT dieselbe Empfängergruppe schreiben, ist es eine Kategorie.

Und halten Sie die Schreibweise einheitlich. „IT“ und „EDV“ und „Informatik“ sind drei Kategorien für dieselbe Sache, und dann findet die Auswahl nur ein Drittel.

Der Inhalt richtet sich nach der Stelle, nicht nach dem Empfänger — und das ändert den Ablauf:

• Sie wählen Stellen aus, nicht Kontakte. Die Empfänger ergeben sich aus der Zuordnung.
• Die Vorlage enthält Platzhalter für Stellenangaben — Position, Ort, Firma.
• Es gibt eine Duplikatprüfung: Niemand soll dieselbe Stelle zweimal bekommen.

Was daraus folgt: Die Vorbereitung liegt bei den Stellen, nicht bei den Kontakten. Eine Stelle mit falschem Ort oder unklarer Position erzeugt eine Mail, die niemand versteht.

Und prüfen Sie vor dem Versand die Vorschau mit einer echten Stelle. Ein leerer Platzhalter fällt hier besonders auf, weil der ganze Text darauf aufbaut.

Sie verhindert, dass ein Empfänger dieselbe Stelle mehrfach bekommt — auch über verschiedene Kampagnen hinweg.

Warum das nötig ist: Bei stellenbezogenem Versand entstehen Überschneidungen fast von selbst. Wer zehn Stellen an dieselbe Zielgruppe schickt, erzeugt ohne Prüfung zehn Mails an dieselbe Person.

Was die Prüfung nicht kann:

• Erkennen, dass zwei Stellen dieselbe sind, wenn sie zweimal angelegt wurden. Dagegen hilft nur Ordnung im Bestand.
• Anrufe berücksichtigen. Wer telefonisch angeboten hat, muss es notieren.

Was Sie tun sollten, bevor Sie eine größere Aktion starten: die Stellenliste auf Dubletten prüfen. Zwei Einträge für dieselbe Vakanz sind der häufigste Grund für doppelte Ansprache.

Auf beendet setzen, nicht löschen.

Warum sie wertvoll bleiben:

• Sie zeigen, was ein Kunde sucht. Wer vor einem Jahr einen Projektleiter gesucht hat, sucht vielleicht wieder.
• Sie sind der beste Anlass, sich zu melden: „Wie läuft es mit der Besetzung von damals?“
• Sie belegen Ihre Erfahrung in einem Fachgebiet.

Was Sie sofort tun sollten, wenn eine Stelle besetzt ist:

1. Zustand ändern, damit sie aus laufenden Auswahlen fällt.
2. Notiz: wie besetzt, durch wen, zu welchen Konditionen.
3. Wiedervorlage in drei Monaten beim Kunden.

Der dritte Punkt ist der, der Folgeaufträge bringt, und der, den fast alle vergessen.

Dass diese Stelle nicht verschickt werden soll — unabhängig davon, welche Auswahl Sie treffen.

Typische Gründe:

• Der Kunde will keine Streuung. Manche Auftraggeber legen Wert auf Diskretion; eine Vakanz, die per Rundmail bekannt wird, ist ein Problem.
• Vertraulichkeit. Eine Nachbesetzung, von der der aktuelle Stelleninhaber nichts weiß.
• Exklusivität. Sie haben zugesagt, nicht breit zu streuen.

Was Sie tun sollten: Beim Auftragsgespräch klären, ob gestreut werden darf, und die Antwort an der Stelle vermerken.

Der Fall, den es zu vermeiden gilt: eine vertrauliche Vakanz, die in einer Rundmail an dreihundert Empfänger auftaucht. Das kostet nicht nur den Auftrag.

Über die Übernahme aus einer Datei — genau wie bei Kontakten, mit denselben Regeln.

Was Sie vorbereiten sollten:

• Erste Zeile mit Spaltennamen, nichts darüber.
• Eine Zeile je Stelle.
• Ort in einer eigenen Spalte, nicht im Positionstext versteckt.
• Firma so schreiben wie im Bestand, sonst entstehen doppelte Firmen.

Der Trockenlauf zeigt vor dem Übernehmen, was passieren wird — nutzen Sie ihn immer, besonders beim ersten Mal.

Und die Frage vorher: Brauchen Sie wirklich alle? Eine Datei mit vierhundert Stellen aus einem Portal enthält meist zweihundert, die nicht zu Ihnen passen. Filtern Sie in der Datei, bevor Sie einlesen — das ist schneller als hinterher aufräumen.

Mit einem festen Blick alle zwei Wochen — Stellen altern schneller als alles andere im System.

Was zu prüfen ist:

• Ist die Stelle noch offen? Ein Anruf beim Kunden klärt das und ist gleichzeitig Kontaktpflege.
• Hat sich etwas geändert? Anforderungen, Ort, Konditionen.
• Ist der Ansprechpartner noch da?

Und die harte Regel: Was älter als drei Monate ist und nicht bestätigt wurde, ist wahrscheinlich weg. Eine Stelle, die Sie anbieten und die es nicht mehr gibt, kostet Glaubwürdigkeit — bei Kandidaten und bei Kunden.

Der Nebeneffekt der Prüfung: Sie sprechen alle zwei Wochen mit Ihren Auftraggebern. Das ist die beste Kundenpflege, die es in diesem Geschäft gibt.

Auf zwei Dinge — eines rechtlich, eines praktisch.

Rechtlich (AGG):

• Geschlechtsneutral ausschreiben. Die Kennzeichnung (m/w/d) ist üblich, ersetzt aber keine neutrale Formulierung.
• Keine Altersangaben — weder „jung“ noch „Berufsanfänger“ als Anforderung.
• Keine Anforderungen, die mittelbar diskriminieren, wenn sie nicht sachlich erforderlich sind — etwa „Muttersprache Deutsch“ statt „sehr gute Deutschkenntnisse“.

Praktisch:

• Gehalt oder Rahmen nennen. Anzeigen ohne Angabe werden seltener beantwortet.
• Konkret statt allgemein. „Vier Kollegen im Team, Dienstplan vier Wochen im Voraus“ schlägt „motiviertes Team“.

Ein Verstoß gegen das AGG kann Entschädigungsansprüche auslösen — auch von Personen, die gar nicht ernsthaft bewerben.

Über die Stelle selbst — dort sehen Sie, wer vorgeschlagen wurde und in welchem Stand.

Was Sie je Zuordnung festhalten sollten:

• Wann vorgeschlagen, in welcher Form (anonymisiert, vollständig).
• Rückmeldung des Kunden.
• Rückmeldung des Kandidaten.
• Zustand: vorgeschlagen, im Gespräch, abgelehnt, besetzt.

Warum das mehr ist als Ordnung: Es ist Ihr Provisionsnachweis. Wenn ein Kunde Monate später einstellt, müssen Sie belegen können, dass Sie den Kandidaten zuerst vorgestellt haben.

Und es verhindert den peinlichsten Fall dieser Branche: denselben Kandidaten zweimal für dieselbe Stelle vorschlagen — einmal von Ihnen, einmal von einem Kollegen.

Zwei Stellen anlegen, nicht eine — auch wenn das Profil identisch ist.

Warum: Jede Stelle gehört zu einem Auftraggeber, hat einen eigenen Zustand und eine eigene Historie. Eine gemeinsame Stelle für zwei Kunden macht jede Auswertung und jeden Nachweis unmöglich.

Was Sie zusätzlich klären sollten:

• Wem schlagen Sie einen passenden Kandidaten zuerst vor? Das ist eine Entscheidung, die Sie bewusst treffen sollten — nicht die, bei der zufällig zuerst das Telefon klingelt.
• Weiß der Kandidat, dass er zwei Möglichkeiten hat? Transparenz ist hier die bessere Wahl.
• Gibt es Exklusivvereinbarungen?

Und notieren Sie die Entscheidung samt Begründung. Wenn ein Kunde später fragt, warum er den Kandidaten nicht bekommen hat, brauchen Sie eine Antwort.

Mehr, als die meisten nutzen — und es ist die Grundlage für Ihre Akquise:

• Welcher Kunde sucht regelmäßig? Das sind Ihre wichtigsten Beziehungen, unabhängig vom einzelnen Auftrag.
• Welche Fachgebiete fragen an? Sagt Ihnen, wo Sie Kandidaten aufbauen sollten.
• Welche Stellen bleiben lange offen? Entweder passt das Profil nicht zum Markt, oder die Konditionen nicht.
• Wie lange dauert eine Besetzung? Die Zahl, die ein Kunde am ehesten wissen will.

Damit das funktioniert, brauchen Sie zwei Dinge: den Zustand gepflegt und das Datum, wann etwas beendet wurde.

Das sind zwei Klicks je Stelle, und der Unterschied zwischen einem Stellenbestand und einer Ablage.