①Die ersten Tage

Drei Dinge, mehr nicht, und in dieser Reihenfolge:

1. Postfach verbinden. Ohne Absender geht nichts hinaus, und alles Weitere hängt daran.
2. Fünf Kontakte anlegen oder übernehmen. Nicht die ganze Liste — fünf, an denen Sie sehen, wie eine Kontaktakte aussieht.
3. Sich selbst als Kontakt anlegen. Damit können Sie jeden Versand vollständig an sich selbst durchspielen.

Was Sie am ersten Tag nicht tun sollten: die gesamte Adressliste einlesen, alle Vorlagen schreiben, alle Kategorien festlegen. Alles drei ändert sich, sobald Sie eine Woche gearbeitet haben.

Rechnen Sie mit einer Stunde. Wenn es länger dauert, haben Sie zu viel auf einmal vorgenommen.

Nach dem ersten Tag, verteilt über die Woche:

• Kontakte übernehmen — jetzt die ganze Liste, mit Trockenlauf.
• Kategorien festlegen. Erst jetzt, wenn Sie den Bestand vor sich haben.
• Eine Vorlage schreiben für die Erst-Mail. Eine, nicht drei.
• Eine Kampagne anlegen — und nicht starten. Nur, um den Assistenten einmal zu durchlaufen.
• Eine Testmail an sich selbst verschicken und am Handy lesen.
• Zustellbarkeit prüfen und die drei DNS-Einträge in Auftrag geben. Das dauert extern am längsten, deshalb früh anstoßen.

Am Ende der Woche haben Sie einen sauberen Bestand, eine geprüfte Vorlage und einen Versand, der gehen könnte. Das ist genug.

Legen Sie sich selbst als Kontakt an, mit einer Adresse, die Sie lesen können — am besten einer privaten, damit Sie sehen, was ein Fremder sieht.

Damit können Sie den ganzen Weg durchspielen:

• Kontakt anlegen, Kategorie vergeben, Notiz schreiben.
• Vorlage schreiben und die Vorschau ansehen.
• Testmail verschicken und im echten Postfach lesen.
• Antworten, und sehen, ob die Antwort im Posteingang dem Kontakt zugeordnet wird.
• Wiedervorlage setzen und abarbeiten.

Das ist die vollständige Einarbeitung, und sie dauert eine halbe Stunde. Alles, was Sie danach noch lernen, lernen Sie im Betrieb.

Was gefahrlos ist: anlegen, ändern, löschen, Vorlagen, Kampagnen anlegen, Testmails. Was nicht: eine Kampagne scharfschalten.

Wenn diese fünf Dinge stehen:

1. Postfach verbunden und eine Testmail ist angekommen.
2. Zustellbarkeit geprüft — SPF, DKIM, DMARC gesetzt. Ohne das landet der erste Versand mit hoher Wahrscheinlichkeit im Spam, und der erste Eindruck einer neuen Absenderadresse zählt.
3. Vorlage geprüft — an sich selbst geschickt, am Handy gelesen, Platzhalter kontrolliert.
4. Empfängerliste angesehen. Nicht die Zahl, die Liste. Wirklich hineingesehen.
5. Rechtsgrundlage geklärt. Warum dürfen Sie diese Menschen anschreiben?

Und dann: klein anfangen. Zwanzig bis fünfzig Empfänger für die erste Kampagne. Wenn etwas nicht stimmt, betrifft es zwanzig Menschen und nicht zweitausend.

Fast alles außer Postfach, Kontakten und einer Vorlage. Namentlich:

• Alle drei Stufen an Vorlagen. Sie brauchen die zweite erst, wenn die erste Kampagne läuft.
• Feingliedrige Kategorien. Fangen Sie mit drei an; mehr ergibt sich.
• Aufgabenlisten und Wiedervorlagen. Nützlich, aber nicht am Anfang.
• Berichte, Auswertungen, Standortkarten. Ohne Daten zeigen sie nichts.
• Die Zusatzmodule — Auftragssuche, Sichtbarkeit, Kandidaten, Verträge. Jedes davon ist ein eigenes Thema.
• Die Navigation aufräumen. Erst wenn Sie wissen, was Sie täglich brauchen.

Der häufigste Fehler bei der Einführung ist, alles gleichzeitig einrichten zu wollen. Was Sie nicht benutzen, können Sie auch nicht beurteilen.

Die wenigsten. Für den Anfang sind es vier:

• Kontakte — das Adressbuch.
• Vorlagen — was Sie schreiben.
• Versand und Kampagnen — wie es hinausgeht.
• Posteingang — was zurückkommt.

Alles andere kommt dazu, wenn Sie es brauchen: Stellen und Kandidaten bei Personalvermittlung, Verträge bei Vertragsgeschäft, Auftragssuche bei Interim Management, Sichtbarkeit bei Websitebetreuung.

Ihre Möglichkeiten, damit es übersichtlich bleibt: die Seitenleiste aufräumen. Was Sie nicht brauchen, blenden Sie aus — das gilt nur für Sie und lässt sich jederzeit zurücknehmen.

Und: Ausgeblendet heißt nicht abgeschaltet. Der Bereich bleibt erreichbar, wenn Sie ihn suchen.

Mit drei bis fünf, und zwar solchen, nach denen Sie tatsächlich verschicken würden.

Ein Schnitt, der fast überall funktioniert:

• Bestandskunde — kennt Sie, hat gekauft.
• Interessent — kennt Sie, hat nicht gekauft.
• Neukontakt — kennt Sie nicht.

Alles Weitere ist eine Verfeinerung, die sich aus der Arbeit ergibt. Was Sie nicht tun sollten: die Kategorien Ihres alten Systems übernehmen. Die waren für ein anderes Werkzeug gemacht.

Der Prüfstein ist immer derselbe: Würden Sie an diese Gruppe eine andere Mail schreiben? Wenn nein, ist es keine eigene Kategorie, sondern ein Schlagwort.

Bei einem einzigen Gedanken: Ein CRM ist ein Adressbuch, das sich merkt, was war.

Alles andere folgt daraus:

• Kontakte sind die Adressen.
• Notizen und Aktivitäten sind das, was war.
• Wiedervorlagen sind das, was noch kommt.
• Kampagnen sind Serienbriefe an eine Auswahl davon.

Mehr müssen Sie am Anfang nicht verstehen. Die Begriffe, die Ihnen begegnen — Stufe, Kategorie, Vorlage, Zustellbarkeit —, erklären sich, sobald Sie sie einmal benutzt haben.

Der schnellste Weg hinein ist der Rundgang: In jedem Bereich oben rechts, und er zeigt es an der echten Oberfläche statt in einem Text.

Nicht mit einer Schulung. Mit einem Nutzen, den jemand am eigenen Arbeitstag merkt.

Was funktioniert:

• Eine Sache, die Arbeit spart, zuerst freischalten. Meistens ist das die Wiedervorlage — sie ersetzt Zettel und Erinnerungen im Kopf.
• Die Seitenleiste ausdünnen. Zwanzig Einträge schrecken ab.
• Selbst benutzen. Wenn die Chefin ihre Notizen weiter in Outlook macht, macht es niemand anders.
• Zwei Wochen Übergang, in denen beides erlaubt ist. Danach ein Stichtag.

Was nicht funktioniert: alle gleichzeitig, alles auf einmal, mit einer zweistündigen Vorführung. Was davon hängen bleibt, ist der Eindruck, dass es kompliziert ist.

Und: Benennen Sie eine Person, die Fragen beantwortet. Nicht Sie.

Morgens fünf Minuten, dann nebenher:

Morgens: 1. Übersicht öffnen. Was ist heute fällig — Wiedervorlagen, Aufgaben, Termine. 2. Posteingang durchsehen. Was ist über Nacht gekommen, wem gehört es.

Im Lauf des Tages: - Nach jedem Telefonat eine Notiz am Kontakt und, wenn nötig, eine Wiedervorlage. - Neue Kontakte gleich anlegen, nicht sammeln.

Am Ende der Woche: - Kurz auf die laufenden Kampagnen sehen. - Was liegengeblieben ist, neu terminieren statt es zu ignorieren.

Der ganze Trick liegt in der Notiz nach dem Telefonat. Wer die weglässt, hat nach drei Monaten ein Adressbuch statt eines CRM.

Die Notiz direkt nach dem Gespräch. Zwei Sätze, während Sie noch den Hörer in der Hand haben.

Warum gerade die: Sie ist die einzige Information, die man nicht rekonstruieren kann. Adressen lassen sich nachtragen, Kategorien nachpflegen, Kampagnen wiederholen. Was in einem Telefonat gesagt wurde, ist nach zwei Tagen weg.

Die zweitwichtigste: die Wiedervorlage im selben Moment setzen. „Melde mich in drei Wochen“ ist ein Vorsatz; eine Wiedervorlage ist eine Verabredung mit sich selbst.

Beides zusammen dauert vierzig Sekunden je Gespräch. Das ist der gesamte Aufwand, den ein CRM im Alltag kostet — und der Unterschied zwischen einem, das trägt, und einem, das leer bleibt.

Sechs, und alle kosten Zeit statt Geld:

1. Alles auf einmal einrichten wollen. Führt dazu, dass nichts fertig wird.
2. Die ganze alte Liste ungeprüft übernehmen. Karteileichen und Dubletten wandern mit und stören ab dem ersten Tag.
3. Zu viele Kategorien. Zwanzig Kategorien werden nach vier Wochen nicht mehr gepflegt.
4. Die Zustellbarkeit vergessen. Fällt erst auf, wenn die erste Kampagne im Spam landet.
5. Zu groß anfangen. Die erste Kampagne an zweitausend Empfänger.
6. Keine Notizen. Der Fehler, der sich erst nach Monaten zeigt und dann nicht mehr aufzuholen ist.

Nummer 4 und 5 sind die teuren: Eine verbrannte Absenderadresse und eine unglückliche erste Kampagne wirken lange nach.

Nach etwa sechs bis acht Wochen — und der Punkt, an dem es kippt, ist erkennbar:

• Sie schlagen etwas im System nach, statt jemanden zu fragen.
• Sie legen eine Notiz an, ohne darüber nachzudenken.
• Sie merken, dass eine Wiedervorlage Sie an etwas erinnert hat, das Sie vergessen hätten.

Bis dahin fühlt es sich nach Mehrarbeit an. Das ist normal und geht vorbei — vorausgesetzt, die Grundlagen stimmen: sauberer Bestand, wenige Kategorien, ein Postfach, das funktioniert.

Wenn es nach drei Monaten immer noch nicht rund läuft, liegt es fast nie am Programm. Dann fehlt entweder die Gewohnheit oder die Absprache, wer was pflegt.