⇄Umstieg von einem anderen System

Die Reihenfolge, die sich bewährt hat — und der wichtigste Punkt steht ganz oben:

1. Das alte System bleibt an. Bis zum Schluss. Ein Umstieg mit Rückweg ist ein anderer Vorgang als einer ohne.
2. Einen kleinen Ausschnitt übernehmen — fünfzig Kontakte, eine Seite. Damit sehen Sie, wie das Ergebnis aussieht, bevor Sie alles einlesen.
3. Nachbessern, wo es hakt: Spalten, Kategorien, Umlaute.
4. Den Rest übernehmen.
5. Parallel arbeiten, ein bis zwei Wochen. Neues wird im neuen System gepflegt, das alte bleibt lesend erreichbar.
6. Alte Zugänge abschalten — erst jetzt. Sonst pflegen zwei Leute zwei Systeme, und keines ist mehr richtig.

Der häufigste Fehler ist Schritt 2 zu überspringen. Eine Liste mit 4.000 Kontakten falsch einzulesen dauert genauso lange wie fünfzig — nur das Aufräumen dauert dann Tage.

Vergrößern

Vier Fragen, die hinterher teuer werden, wenn sie vorher niemand gestellt hat:

• Wem gehören die Daten im alten System? Bei einem gehosteten Dienst kommen Sie nach der Kündigung oft nicht mehr heran. Exportieren Sie, solange der Vertrag läuft.
• Was ist wirklich nötig? Eine Kontaktliste, die seit acht Jahren mitwächst, enthält Karteileichen, Doppelte und Adressen von Menschen, die längst woanders arbeiten. Der Umstieg ist der beste Zeitpunkt, das nicht mitzunehmen.
• Wer darf was sehen? Rollen im alten System sind selten dieselben wie hier. Legen Sie vorher fest, wer Administrator wird — nicht während der ersten Woche im laufenden Betrieb.
• Wann ist der Stichtag? Ohne Datum wird der Parallelbetrieb zum Dauerzustand.

Und eine fünfte, die oft vergessen wird: Wer hat die Zugangsdaten zur Domain? Ohne sie lässt sich weder die Zustellbarkeit einrichten noch eine Website umziehen.

Über die Übernahme bei den Kontakten. Aurora liest Excel-Dateien (.xlsx, .xlsm) und CSV; welche Spalte welches Feld ist, erkennt es selbst an den Überschriften und, wo die nichts hergeben, an den Werten.

Was Sie vorher tun sollten:

• Alles über den Spaltennamen löschen — Logos, Überschriften, verbundene Zellen. Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten.
• Eine Zeile je Person, nicht je Firma mit fünf Namen in einer Zelle.
• Notizen zusammenfassen. Fünf Bemerkungsspalten werden in Aurora zu einem Notizfeld; entscheiden Sie vorher, was hineingehört.

Der Trockenlauf zeigt Ihnen vor dem Übernehmen, was passieren wird — wie viele neu angelegt, wie viele ergänzt und wie viele als Dublette erkannt werden.

Ja — über den Umweg einer Datei. Outlook exportiert Kontakte als CSV; diese Datei liest Aurora.

In Outlook: Datei → Öffnen und exportieren → Importieren/Exportieren → In Datei exportieren → Kommagetrennte Werte. Danach die übliche Vorbereitung: erste Zeile mit Spaltennamen, überflüssige Spalten löschen.

Zwei Dinge, die Sie wissen sollten:

• Outlook exportiert sehr viele Spalten (über achtzig). Löschen Sie, was Sie nicht brauchen — sonst ordnen Sie beim Übernehmen lange Felder zu, die Sie nie ansehen.
• Ein Verteiler ist kein Kontakt und kommt nicht mit. Aus Verteilern werden in Aurora Kategorien; die vergeben Sie nach der Übernahme.

Eine laufende Synchronisation mit Outlook gibt es nicht. Das Postfach wird verbunden, das Adressbuch nicht — die Kontaktpflege gehört an eine Stelle, sonst gewinnt immer die falsche.

Nein, und das ist eine bewusste Entscheidung. Ein direkter Anschluss an ein fremdes System muss gepflegt werden, sobald sich dort etwas ändert, und er verführt dazu, den alten Datenbestand ungeprüft zu übernehmen.

Der Weg führt über den Export: Jedes ernstzunehmende CRM kann Kontakte und Firmen als CSV oder Excel ausgeben. Diese Datei lesen Sie hier ein.

Was dabei nicht mitkommt:

• Die Historie. Wer wann was mit wem besprochen hat, steht in einem fremden Datenmodell und lässt sich nicht sinnvoll abbilden. Halten Sie das alte System für eine Weile lesend offen.
• Verknüpfungen zwischen Datensätzen, die es hier nicht gibt.
• Anhänge, die am Datensatz hingen.

Was Sie ersatzweise tun können: Die wichtigsten Notizen je Kontakt in eine Spalte „Notizen“ schreiben und mit übernehmen. Das ist Handarbeit, aber es ist die Handarbeit, die sich lohnt — alles andere liest ohnehin niemand mehr.

Zwei Wege, und beide zusammen ergeben ein brauchbares Ergebnis:

• Von der Adresse einlesen. AURALIS ruft Ihre Seite auf, sucht die Sitemap und liest daraus bis zu 40 Seiten. Aus jeder Seite werden Überschrift, Text und Bilder in Bausteine übersetzt; die Bilder wandern in Ihre Mediathek. Gibt es keine Sitemap, wird nur die Startseite gelesen.
• Den Blog gesondert. WIX exportiert Blogbeiträge als CSV. Die Datei laden Sie hoch; jeder Beitrag entsteht als Entwurf, mit Titel, Text, Kurzfassung und den Bildern.

Was das heißt: Inhalte kommen mit, das Aussehen nicht. Die Gestaltung wählen Sie in AURALIS neu — was auch der Sinn der Sache ist, denn ein WIX-Layout nachzubauen würde alle Nachteile mitnehmen, wegen derer Sie wechseln.

Rechnen Sie mit Nacharbeit: Reihenfolge der Bausteine, Bildausschnitte, Menüführung. Der Import spart das Abtippen, nicht das Gestalten.

Für alle vier gibt es einen Weg über die jeweilige Exportdatei:

• WordPress — die WXR-Datei (XML) aus Werkzeuge → Daten exportieren.
• Squarespace — exportiert dasselbe Format, wird deshalb genauso gelesen.
• Joomla (J2XML) und TYPO3 (impexp-XML) — beides funktioniert, ist aber ausdrücklich als Beta gekennzeichnet. Prüfen Sie das Ergebnis hier besonders genau.

In allen Fällen gilt dasselbe wie bei WIX: Texte, Beiträge und Bilder kommen mit, das Aussehen nicht. Plugins, Formulare und alles, was auf einer WordPress-Seite von Erweiterungen erzeugt wurde, kommt ebenfalls nicht mit — die entsprechenden Funktionen bauen Sie in AURALIS neu, wo es sie gibt.

Was Sie in jedem Fall selbst prüfen müssen: die Adressen der Seiten. Wenn eine Unterseite bisher unter einer bestimmten Adresse erreichbar war, sollte sie es nachher wieder sein — sonst verlieren Sie Ihre Platzierungen bei Suchmaschinen.

Das ist der Punkt, an dem ein Umzug messbar schiefgehen kann. Wenn ihre-firma.de/leistungen nach dem Umzug ins Leere läuft, verlieren Sie nicht nur den Besucher, sondern auch die Platzierung, die diese Seite bei Google erarbeitet hat.

Deshalb: Machen Sie vor dem Umzug eine Liste Ihrer Seitenadressen. Die Sitemap Ihrer alten Seite ist der einfachste Weg dazu — sie liegt fast immer unter ihre-domain/sitemap.xml.

Danach für jede Adresse eine Entscheidung:

• Gleich lassen. Die beste Lösung. Legen Sie die neue Seite unter derselben Adresse an.
• Umleiten. Wenn sich der Aufbau ändert, führt eine Weiterleitung von alt nach neu.
• Fallenlassen. Nur bei Seiten, die ohnehin niemand aufgerufen hat.

Die Seiten, auf die es ankommt, erkennen Sie an zwei Dingen: Sie stehen in Ihrer Besucherstatistik oben, und andere Websites verweisen darauf.

Rechnen Sie mit einem halben bis einem ganzen Tag für eine übliche Firmenseite mit fünf bis zehn Seiten — und mehr, wenn die alte Seite über Jahre gewachsen ist.

Was regelmäßig anfällt:

• Reihenfolge und Zuschnitt der Bausteine. Der Import errät, was Überschrift und was Fließtext ist. Meistens stimmt es, nicht immer.
• Bildausschnitte. Ein Bild, das im alten Layout gut aussah, ist im neuen anders beschnitten.
• Menüführung. Welche Seite wohin gehört, entscheiden Sie neu.
• Rechtstexte. Impressum und Datenschutzerklärung übernehmen Sie besser nicht, sondern lassen sie neu erzeugen — die alten passen zur alten Technik.
• Formulare. Kommen nie mit und werden neu angelegt.

Was der Import Ihnen abnimmt, ist das Abtippen und das Hochladen der Bilder. Das ist mehr, als es klingt: Es ist der Teil, bei dem Fehler entstehen.

Ja. Die Mitgliederverwaltung liest eine Datei ein, so wie die Kontakte auch — mit Namen, Adressen und den Angaben, die Sie mitgeben.

Wichtiger als das Wie ist hier das Was: Nehmen Sie nicht alles mit.

• Bankverbindungen gehören nur dorthin, wo sie gebraucht werden. Wenn Sie den Einzug weiter über Ihr Vereinsprogramm oder die Bank abwickeln, haben IBANs hier nichts verloren.
• Angaben zu Gesundheit, Herkunft oder Religion sind besonders geschützt. In einer Mitgliederliste stehen sie erstaunlich oft — als Bemerkung, als Kürzel, als Spalte „Besonderheiten“. Lassen Sie sie weg, wenn Sie nicht sagen können, wofür Sie sie brauchen.
• Ausgetretene Mitglieder gehören nicht in die aktive Liste. Was Sie aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen, bewahren Sie getrennt auf.

Der Umstieg ist die einzige Gelegenheit, bei der so etwas ohne Diskussion aussortiert werden kann. Später fragt jemand: „Warum steht das denn da?“

So kurz wie möglich, so lange wie nötig — und in der Praxis heißt das: ein bis zwei Wochen für die tägliche Arbeit, ein bis zwei Jahre für den lesenden Zugriff.

Der Unterschied ist wichtig:

• Parallel arbeiten heißt: an zwei Stellen pflegen. Das ist teuer, fehleranfällig und darf nicht zum Zustand werden. Setzen Sie ein Datum, ab dem Neues nur noch hier entsteht.
• Parallel vorhalten heißt: das alte System liegt still da und lässt sich lesen. Das kostet fast nichts und rettet Sie, wenn nach vier Monaten jemand fragt, was 2023 mit einem Kunden besprochen wurde.

Wenn das alte System Geld kostet, solange es läuft, exportieren Sie stattdessen alles in ein Archiv — eine Sammlung von Dateien auf einem Laufwerk, das gesichert wird. Unschön, aber ausreichend, und es kostet nichts.

An vier Dingen, die alle erfüllt sein sollten:

1. Zwei Wochen ohne Rückgriff. Niemand hat das alte System geöffnet, um etwas nachzuschauen.
2. Ein vollständiger Zyklus ist durch. Bei monatlicher Abrechnung heißt das: ein Monatsende. Vieles fällt erst auf, wenn der erste Monatslauf ansteht.
3. Der Export liegt vor — nicht als Absichtserklärung, sondern als Datei, die jemand geöffnet und angesehen hat.
4. Die Zugänge sind dokumentiert. Wer nach der Kündigung feststellt, dass nur ein ausgeschiedener Kollege den Zugang hatte, kommt an nichts mehr heran.

Und dann: erst kündigen, wenn der Export geprüft ist. Bei vielen Diensten endet der Zugriff mit dem Vertrag, nicht mit einer Kulanzfrist.

Der technische Umstieg ist selten das Problem. Das Problem ist, dass ein neues System für die Kollegen zuerst nach Mehrarbeit aussieht und erst später nach Erleichterung.

Was hilft:

• Einen Nutzen zuerst zeigen, nicht das ganze System. Wer sieht, dass die Wiedervorlage ihm eine Excel-Liste erspart, fragt danach von selbst nach dem Rest.
• Eine Person benennen, die es kann. Nicht als Zuständigkeit, sondern als Ansprechpartner. Sonst fragt jeder Sie.
• Die Bedienfilme nutzen. Jeder Bereich hat einen; zusammen mit dem Rundgang ersetzt das eine Schulung für die meisten Handgriffe.
• Nicht alle Module gleichzeitig freischalten. Eine Oberfläche mit zwanzig Einträgen in der Seitenleiste schreckt ab. Blenden Sie aus, was noch nicht dran ist.

Was nicht hilft: eine zweistündige Schulung für alle am selben Tag. Was danach hängen bleibt, ist der Eindruck, dass es kompliziert ist.

Vorher, und zwar grob, nicht fein.

Grob heißt: Was offensichtlich weg kann, kommt gar nicht erst mit. Kontakte ohne Mailadresse und ohne Telefonnummer. Firmen, die es nicht mehr gibt. Datensätze, die seit acht Jahren niemand angefasst hat. Dafür brauchen Sie kein Werkzeug, nur einen Filter in Excel und eine halbe Stunde.

Fein heißt: Schreibweisen vereinheitlichen, Dubletten zusammenführen, Kategorien ordnen. Das machen Sie nachher, denn dabei helfen Ihnen die Werkzeuge hier — die Dublettenerkennung beim Übernehmen und die Zusammenführung im Bestand.

Der Grund für diese Reihenfolge: Grobes Aussortieren spart Zeit beim Umzug. Feines Aufräumen vor dem Umzug ist Arbeit, die Sie zweimal machen.

Dann steigen Sie zurück, und dass das geht, sollten Sie vorher wissen, nicht hinterher herausfinden.

Sie kommen jederzeit an Ihre Daten:

• Kontakte, Firmen, Stellen lassen sich als Datei ausgeben.
• Eine Website lässt sich als fertiges HTML exportieren und liegt danach auf jedem Webspace.
• Dokumente und Anhänge liegen als Dateien vor.

Was nicht mitkommt, ist der Zusammenhang: welche Mail zu welcher Kampagne gehörte, welche Notiz an welchem Kontakt hing. Das ist bei jedem Systemwechsel so, in beide Richtungen.

Der praktische Rat: Behalten Sie in den ersten Wochen die alte Exportdatei. Solange die noch da ist, ist der Rückweg eine Frage von Stunden, nicht von Tagen.

Für einen kleinen Betrieb mit ein paar hundert Kontakten und einer Website: zwei bis drei Tage verteilte Arbeit über zwei bis drei Wochen.

Aufgeteilt in etwa so:

• Ein halber Tag für den Export aus dem alten System und das Aufräumen der Datei.
• Ein bis zwei Stunden für die Übernahme selbst, inklusive Trockenlauf.
• Ein halber bis ganzer Tag für die Website, wenn eine dabei ist.
• Ein bis zwei Stunden für die Einrichtung: Postfach verbinden, Zustellbarkeit, Zugänge, Rechtstexte.
• Der Rest verteilt sich auf die ersten Wochen: Kategorien ordnen, Vorlagen schreiben, Kleinigkeiten.

Was die Sache verlängert, ist fast nie die Technik. Es ist das Warten auf Zugangsdaten — zur alten Website, zur Domainverwaltung, zum Mailkonto. Kümmern Sie sich zuerst darum.

Ja. Sinnvoll ist das vor allem an drei Stellen, an denen ein Fehler teuer wird:

• Die Domain und die Zustellbarkeit. Ein falsch gesetzter Eintrag kann dazu führen, dass tagelang keine Mail mehr ankommt — und niemand merkt es, weil Mails nicht zurückkommen, sondern stumm aussortiert werden.
• Die Umleitungen der alten Seitenadressen. Einmal richtig gemacht, dauerhaft wirksam.
• Die erste Datenübernahme, wenn die Ausgangsdatei unübersichtlich ist.

Alles andere — Kategorien, Vorlagen, Texte — machen Sie besser selbst. Nicht aus Sparsamkeit, sondern weil Sie dabei das System kennenlernen. Wer seine Vorlagen einmal selbst geschrieben hat, ändert sie später in fünf Minuten statt in einer Mail an den Dienstleister.