⚙Technische Voraussetzungen

Einen aktuellen. Genauer:

• Chrome, Edge, Firefox, Safari — jeweils die aktuelle oder die vorherige Fassung.
• Kein Internet Explorer. Er wird von Microsoft selbst nicht mehr unterstützt und kann die Oberfläche nicht darstellen.
• Kein „Edge im IE-Modus“. In manchen Häusern läuft er noch für alte Fachanwendungen; für Aurora muss er ausgeschaltet sein.

Welcher der vier — ist Geschmackssache und macht keinen Unterschied. Was einen Unterschied macht, ist das Alter: Ein Browser, der zwei Jahre keine Aktualisierung gesehen hat, versteht Bestandteile der Oberfläche nicht, und das äußert sich nicht als klare Meldung, sondern als weiße Fläche oder als Knopf, der nichts tut.

Wenn Sie in einem Haus arbeiten, in dem die IT den Browser vorgibt: Die Frage lautet nicht „welcher“, sondern „wie alt“.

Der Reihe nach, vom Wahrscheinlichsten zum Selteneren:

1. Hart neu laden — Strg + Umschalt + R (Mac: Cmd + Umschalt + R). Räumt eine veraltete Datei aus dem Zwischenspeicher.
2. Privates Fenster. Geht es dort, war es der Zwischenspeicher oder eine Erweiterung.
3. Erweiterungen abschalten. Werbeblocker und „Sicherheits“-Erweiterungen greifen manchmal in Seiten ein, die sie nicht kennen.
4. Anderer Browser. Grenzt endgültig ein, ob es am Gerät liegt.
5. Anderes Netz — etwa das Handy als Hotspot. Trennt Firmennetz-Probleme von allem anderen.

Bleibt es in allen fünf Fällen: melden, mit dem Knopf Fehler melden auf der betroffenen Seite. Die Seite wird dabei mitgeschickt.

Für die tägliche Arbeit: ab 1280 Pixel Breite ist alles bequem, ab 1024 geht es. Darunter wird die Seitenleiste eingeklappt und die Tabellen scrollen seitlich.

Wo mehr wirklich hilft:

• Kampagnen und Empfängerlisten — viele Spalten nebeneinander.
• Der Vorlagen-Editor — Bearbeitung und Vorschau nebeneinander statt untereinander.
• Der Website-Arbeitsplatz — Seitenliste, Baustein und Vorschau gleichzeitig.

Ein zweiter Bildschirm ist kein Muss, aber der billigste Zeitgewinn, den es gibt: Posteingang links, Kontaktakte rechts.

Wenn Ihnen die Schrift zu klein ist, ändern Sie das in den Einstellungen — das ist besser als die Bildschirmauflösung herunterzusetzen, weil dann nur die Schrift wächst und nicht alles.

Für die normale Arbeit reicht jede Verbindung, die eine Videokonferenz trägt — und meistens deutlich weniger. Die Oberfläche lädt einmal und tauscht danach nur noch Daten aus; das sind Kilobyte, keine Megabyte.

Wo es spürbar wird:

• Beim ersten Laden nach einer Aktualisierung. Einmalig ein paar Megabyte.
• Beim Hochladen von PDFs, Bildern oder Kandidatenunterlagen — das begrenzt Ihre Upload-Geschwindigkeit, die in vielen Anschlüssen deutlich kleiner ist als die zum Herunterladen.
• Bei großen Listen. Fünftausend Kontakte auf einmal anzuzeigen dauert überall.

Wichtiger als die Geschwindigkeit ist die Stabilität. Eine Verbindung, die alle paar Minuten kurz abreißt, ist unangenehmer als eine dauerhaft langsame: Angefangene Eingaben können dabei verlorengehen.

Im Regelfall nichts Besonderes: Alle drei Programme laufen über HTTPS auf Port 443, also über denselben Weg wie jede andere Website.

Was Ihre IT trotzdem prüfen sollte:

• Die Adresse Ihrer Instanz muss erreichbar sein — samt aller Unteradressen, die dazugehören.
• Kein aufbrechender Proxy ohne Ausnahme. Manche Firmenproxys öffnen verschlüsselte Verbindungen, sehen hinein und verpacken sie neu. Das funktioniert, kann aber Verbindungen stören, die im Hintergrund offen bleiben.
• Keine Inhaltsfilter auf JavaScript. Filter, die einzelne Skripte blockieren, machen aus einer funktionierenden Oberfläche eine halb funktionierende, und das ist schwerer zu erkennen als ein klarer Fehler.

Wenn Ihre IT eine Freigabeliste pflegt: Fragen Sie nach der vollständigen Adressliste Ihrer Instanz. Sie hängt davon ab, wie Ihre Instanz eingerichtet ist, und lässt sich nicht allgemein angeben.

Erfahrungsgemäß diese fünf Dinge, und alle gibt es, ohne dass jemand etwas Neues schreiben muss:

1. Wo die Daten liegen und wer sie verarbeitet. Steht in der Datenschutzerklärung der Instanz und im Auftragsverarbeitungsvertrag.
2. Der Auftragsverarbeitungsvertrag selbst. Wird aus den Stammdaten Ihres Hauses erzeugt.
3. Welche Dienste beteiligt sind (Unterauftragsverarbeiter) — welcher Mailversand, welche KI, welche Suche.
4. Wie gesichert wird und wie lange Sicherungen aufbewahrt werden.
5. Wie Zugriffe protokolliert werden — für die Rechenschaftspflicht.

Was Ihre IT nicht bekommt, weil es nicht existiert: eine Installationsanleitung für Ihre eigenen Server, solange Sie die betriebene Fassung nutzen. Wenn ein Betrieb im eigenen Haus zur Bedingung wird, ist das eine eigene Frage — und eine, die vor dem Vertrag geklärt gehört, nicht danach.

Ja, im Browser — eine eigene App gibt es nicht und ist nicht geplant. Eine App müsste zweimal gepflegt und zweimal ausgeliefert werden, um dasselbe zu zeigen.

Was am Handy gut geht: nachschauen, Wiedervorlagen abhaken, eine Notiz erfassen, eine Testmail lesen, den Betriebszustand prüfen.

Was besser an den Rechner gehört: Kampagnen scharfschalten, Vorlagen schreiben, Daten übernehmen, eine Website bauen. Nicht weil es nicht ginge, sondern weil Entscheidungen mit Folgen nicht zwischen Tür und Angel getroffen werden sollten.

Auf dem Tablet im Querformat arbeitet es sich fast wie am Rechner; im Hochformat wird die Seitenleiste eingeklappt.

Ein Symbol auf dem Startbildschirm können Sie sich selbst anlegen — der Browser bietet das an, und danach sieht es aus wie eine App.

Ja. Rechner im Büro, Rechner zu Hause, Handy — alles gleichzeitig, mit demselben Zugang.

Zwei Dinge dazu:

• Was Sie ändern, sehen Sie nicht automatisch überall. Die Oberfläche fragt nicht ständig nach; laden Sie neu, wenn Sie auf dem zweiten Gerät den aktuellen Stand brauchen.
• Ein Zugang gehört einer Person. Zwei Menschen, die sich einen Zugang teilen, machen jede Zuordnung im Zugriffsprotokoll wertlos, und im Streitfall ist das genau die Information, die zählt.

Wenn Sie einen Zugang mit jemandem teilen, weil Lizenzen Geld kosten: Rechnen Sie einmal durch, was ein nicht nachweisbarer Vorgang kostet.

Eine Anmeldung gilt nicht unbegrenzt. Das ist Absicht: Ein Rechner, der über Nacht angemeldet bleibt, ist ein offenes System für jeden, der daran vorbeikommt.

Wenn Sie häufiger als erwartet abgemeldet werden, liegt es meist an einem davon:

• Der Browser löscht Cookies beim Schließen. Manche Datenschutz-Einstellungen tun das. Dann ist jede Sitzung neu.
• Ein privates Fenster. Dort ist das immer so.
• Ein Gerätewechsel zwischen Netzen mit unterschiedlichen Einstellungen.

Wenn Sie mitten in der Arbeit abgemeldet werden — nicht nach einer Pause, sondern zwischen zwei Klicks —, ist das kein normales Ablaufen. Das gehört gemeldet.

Dann hat der Popup-Blocker zugeschlagen. Er greift genau dort, wo eine Seite ein zweites Fenster öffnet, und das tun hier drei Dinge:

• die Vorschau eines PDFs oder einer Mail,
• die Anmeldung bei Microsoft oder Google beim Verbinden eines Postfachs,
• der Onepager oder eine Vorschau der eigenen Website.

Browser zeigen das meist als kleines Symbol rechts in der Adresszeile. Ein Klick darauf, „immer erlauben“ für diese Seite, fertig.

Bei der Anmeldung beim Mailanbieter ist das besonders ärgerlich, weil dabei nach dem Blockieren nichts weiter passiert — es sieht aus, als hätte der Knopf nicht funktioniert.

Mit dem, was Sie ohnehin haben — die PDFs sind gewöhnliche Dateien ohne Besonderheiten. Jeder Browser zeigt sie an, jedes PDF-Programm öffnet sie.

Was gelegentlich verwirrt:

• Vorschau im Browser statt Herunterladen. Die meisten Browser zeigen PDFs direkt an; zum Speichern nehmen Sie das Symbol in der Vorschauleiste.
• Das PDF ist noch nicht fertig. Bei erzeugten Dokumenten — optimierten Profilen, Berichten, Verträgen — läuft die Erzeugung im Hintergrund. Vorher gibt es keine Datei.
• Der Popup-Blocker. Siehe oben.

Für Dokumente, die Sie weitergeben: Sehen Sie sie einmal selbst an, bevor Sie sie verschicken. Das ist bei erzeugten Dokumenten kein Misstrauen, sondern Sorgfalt — Sie unterschreiben mit Ihrem Namen darunter.

Ja, mit Strg + P wie überall. Was dabei herauskommt, ist unterschiedlich brauchbar:

• Erzeugte Dokumente — Berichte, Verträge, optimierte Profile — sind PDFs und drucken sauber. Das ist der Weg, wenn etwas auf Papier gebraucht wird.
• Listen und Übersichten drucken das, was auf dem Bildschirm steht. Bei breiten Tabellen wird abgeschnitten; im Querformat wird es besser.
• Diese Hilfeseiten drucken vollständig, auch die zugeklappten Antworten — das ist der Grund, warum sie zugeklappt trotzdem im Text stehen.

Wenn Sie regelmäßig etwas ausdrucken, prüfen Sie, ob es das nicht als Bericht gibt. Ein Bildschirmausdruck ist selten das, was jemand später in der Hand halten will.

Zur Tastatur: Ja. Die wichtigsten Handgriffe haben Kürzel, die Fragezeichen-Taste zeigt sie alle, und die Oberfläche lässt sich mit Tab durchlaufen.

Zum Screenreader: teilweise, und ehrlich gesagt nicht überall gleich gut. Formulare, Listen und die Navigation sind so ausgezeichnet, dass sie vorgelesen werden können. Bei den aufwendigeren Ansichten — dem Website-Arbeitsplatz, dem Vorlagen-Editor — ist das nicht durchgehend geprüft.

Wenn Sie darauf angewiesen sind, sagen Sie es. Nicht als Beschwerde, sondern als Anforderung: Was gemeldet wird, lässt sich beheben; was niemand sagt, fällt niemandem auf.

Für den öffentlichen Dienst und Stellen, die der Barrierefreiheitsverordnung unterliegen, gilt: Fragen Sie vor der Beschaffung nach dem konkreten Stand, nicht nach einer allgemeinen Zusage.

Mehr, als die meisten Häuser haben, und die Grenze liegt fast nie dort, wo man sie vermutet.

Als Erfahrungswerte:

• Zehntausende Kontakte sind unproblematisch. Was langsam wird, ist nicht die Datenbank, sondern der Versuch, alles gleichzeitig anzuzeigen: Filtern Sie, statt zu scrollen.
• Ein paar hundert Seiten je Website sind kein Thema.
• Der Speicher ist eher die Grenze — durch Anhänge, Bilder und Kandidatenunterlagen, nicht durch Datensätze. Ein PDF wiegt so viel wie zehntausend Kontakte.

Wenn etwas spürbar langsam wird, liegt es erfahrungsgemäß an einem von zwei Dingen: einer Liste ohne Filter oder einem Bericht über einen sehr großen Zeitraum. Beides lässt sich eingrenzen, ohne dass jemand etwas nachrüsten muss.

Nein, Sie müssen nichts installieren. Aktualisierungen werden auf dem Server eingespielt; beim nächsten Laden haben Sie den neuen Stand.

Was Sie merken können:

• Kurze Unerreichbarkeit — Sekunden bis wenige Minuten. Währenddessen kann eine Meldung über einen nicht erreichbaren Dienst erscheinen.
• Einmal hart neu laden danach. Wenn nach einer Aktualisierung etwas seltsam aussieht, liegt fast immer eine alte Datei im Zwischenspeicher Ihres Browsers. Strg + Umschalt + R.
• Ein Hinweis auf Neuerungen im Programm — die Patchnotizen.

Größere Arbeiten laufen im Wartungsmodus: Dann sehen Sie eine Hinweisseite statt der Oberfläche. Auch danach lohnt das harte Neuladen.

Für die Einarbeitung brauchen Sie keine: Es gibt genug, was Sie gefahrlos tun können, und die Stellen, an denen es ernst wird, sind kenntlich gemacht.

Gefahrlos: Kontakte anlegen und wieder löschen, Vorlagen schreiben, Kampagnen anlegen (angelegt heißt nicht verschickt), Testmails an sich selbst, Berichte in der Vorschau ansehen.

Nicht gefahrlos: eine Kampagne scharfschalten, einen Vertrag verschicken, eine Website online stellen, eine Lizenz widerrufen. Alles vier kann man nicht zurückholen.

Wenn Sie mit vielen Menschen gleichzeitig üben wollen oder eine Schulung planen, ist eine getrennte Instanz sinnvoll — das ist eine Frage an den Betreiber, keine Einstellung.

Der praktische Rat für den Anfang: Legen Sie sich selbst als Kontakt an. Dann können Sie jeden Versand einmal vollständig an sich selbst durchspielen, mit allem, was der Empfänger sieht.