◑Für Personalvermittlung und Interim

1. Stelle erfassen — aus einer Datei, von Hand oder aus der Auftragssuche.
2. Passende Menschen finden — über den KI-Match gegen den eigenen Kandidatenbestand.
3. Profil zuschneiden — die Profiloptimierung passt den Lebenslauf auf die Stellenbeschreibung an.
4. Prüfen — Jahreszahlen, Firmen, Qualifikationen gegen das Original.
5. Versenden — über den Versand-Assistenten, mit Empfängerprüfung.
6. Nachhalten — Notiz und Wiedervorlage am Kontakt.

Schritt 4 und 6 sind die, die man auslässt, und die, an denen es hängt.

Auf drei Wegen, die sich ergänzen:

• Von Hand für den Menschen, den Sie gerade am Telefon hatten.
• Per Profiladresse — die KI ergänzt aus dem öffentlichen Profil; prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es übernehmen.
• Aus einer Datei, wenn ein Bestand vorhanden ist.

Wichtiger als die Menge ist die Pflege der Rollen: Ohne saubere Rollen und Fähigkeiten hat der Match nichts, womit er arbeiten kann. Nutzen Sie dafür den Rollen-Pool statt Freitext — sonst heißt dieselbe Rolle bei fünf Menschen fünfmal anders.

Als Vorauswahl ja, als Entscheidung nie. Der Wert ist eine Einschätzung mit Begründung — und die Begründung ist der Teil, der zählt: Sie verrät, ob das Modell die Anforderung überhaupt verstanden hat.

Rechtlich kommt hinzu: Der Einsatz von KI bei der Auswahl von Menschen für Positionen fällt unter die Hochrisiko-Einstufung der europäischen KI-Verordnung. Daraus folgen Pflichten — menschliche Kontrolle, Nachvollziehbarkeit, Information der Betroffenen —, die vor dem produktiven Einsatz zu klären sind.

Deshalb ist die menschliche Freigabe in den Abläufen nicht abschaltbar.

Zwei verschiedene Dinge, die oft verwechselt werden:

• Für die konkrete Vermittlung stützen Sie sich auf die Anbahnung — der Mensch hat sich bei Ihnen gemeldet oder ist einverstanden.
• Für die dauerhafte Vorhaltung im Netzwerk brauchen Sie eine Einwilligung. Ein Kandidatenpool ohne Nachweise ist bei der ersten Anfrage angreifbar.

Zwingend ist sie außerdem, wenn das Profil öffentlich erscheint — auf der Website oder als Onepager — und wenn Sie Unterlagen an Dritte weitergeben.

Bewerbungsdaten aus einem abgeschlossenen Verfahren werden üblicherweise nach sechs Monaten gelöscht.

Es gibt keinen Knopf dafür — was anonym sein soll, ändern Sie in der optimierten Fassung, bevor Sie versenden.

Wenn Sie regelmäßig anonym vorstellen, bereiten Sie es im Ausgangs-CV vor: Ein Lebenslauf ohne Namen und ohne eindeutige Arbeitgeberbezeichnungen liefert auch nach der Optimierung eine anonyme Fassung.

Prüfen Sie das Ergebnis besonders genau. Ein „anonymes“ Profil, aus dem sich die Person in zwei Schritten erschließen lässt, ist keines.

• Zugeschnittener Lebenslauf für eine konkrete Position. Das ist der Regelfall.
• Onepager für ein Gespräch oder eine Vorstellung, bei der ein PDF zu förmlich wäre — eine Adresse, die man schickt, statt eines Anhangs, der im Spamfilter hängen bleibt.
• Profilseite auf der Website für dauerhafte Sichtbarkeit — mit dem größten Vorbehalt: LIVE heißt live, ohne Zwischenstufe, und die Einwilligung muss vorliegen.

Alle drei starten in der Kandidatenakte.

Zwei Vorkehrungen:

• Am Kandidaten festhalten, wem Sie ihn wann vorgeschlagen haben — Notiz und Wiedervorlage nach dem Versand. Der Versand selbst wird protokolliert; was daraus geworden ist, weiß nur, wer es aufschreibt.
• Verfügbarkeit pflegen. Eine Angabe, die seit einem halben Jahr niemand angefasst hat, ist eine Vermutung.

Beim stellenbezogenen Versand fängt die Duplikatprüfung ab, dass dieselbe Mailadresse mehrere Mails auf einmal bekommt — für die Vorschlagshistorie ist sie aber nicht zuständig.

Wenn Sie regelmäßig für dieselben Menschen suchen: ja. Einmal täglich füllt Aurora die Prüfliste automatisch mit neuen Treffern — Ihre Arbeit ist das Prüfen, nicht das Suchen.

Drei Bedingungen, damit es trägt:

1. Gepflegte Profile. Dünne Rollen und Fähigkeiten liefern dünne Treffer.
2. Ein Budget. Jeder Lauf kostet; die Automatik läuft auch, wenn niemand hinsieht.
3. Zeit zum Prüfen. Füllt sich die Liste schneller, als Sie sie abarbeiten, ist das ein Grund, die Automatik zu bremsen — kein Grund, schneller zu klicken.

Ja, und bevor die Bewerbung hinausgeht.

Rechtlich ist eine Bewerbung im Namen einer Person eine Verarbeitung ihrer Daten, die gedeckt sein muss. Praktisch ist es der schnellste Weg, jemanden zu verlieren: Wer von einer Bewerbung erfährt, weil das Unternehmen anruft, arbeitet danach mit jemand anderem.

Klären Sie deshalb einmal grundsätzlich, welche Art von Positionen Sie vorschlagen dürfen, und halten Sie das fest.

Über den Vertragsbereich: erstellen, prüfen, versenden — der Empfänger bekommt einen Link und unterschreibt im Browser, ohne Konto, ohne App. Datum, Uhrzeit und Methode werden festgehalten.

Zwei Punkte, die im Alltag zählen:

• Gelbe Fehlstellen. Leere Vertragsfelder erscheinen im Dokument als „fehlt“. Der Stundensatz ist nur intern pflegbar — der Unterzeichner kann ihn nicht ändern.
• Absätze je Versand. Sonderabsprachen ändern Sie nur für diesen einen Vertrag; die Vorlage bleibt unberührt.

Über die Aktivitätsberichte: personalisierte PDF je Person, auf Knopfdruck erstellt und versendet, mit Vorschau vor dem Versand.

Vor dem ersten Bericht gehört ein Sender-Profil angelegt — ohne ist der Versand gesperrt.

Für den Sammelversand gilt: Die Zahl im Bestätigungsfenster ist die Zahl echter Mails. Und der Probelauf davor ist keine Formalie.

Über zwei Wege, die sich ergänzen:

• Auftragssuche: holt Aufträge und Projekte aus dem Netz und legt sie als Stellen an — mit Ansprechpartner und geprüfter Mailadresse, wo möglich. Danach stehen sie im Versand bereit.
• Kampagnen an Kontakte in Stufen, mit Nachfassen.

Der rechtliche Vorteil der Recherche: Bei einem ausgeschriebenen Auftrag ist der sachliche Bezug offensichtlich — jemand sucht genau das, was Sie anbieten. Das ist die günstigste Ausgangslage für eine geschäftliche Ansprache.

Fünf Punkte, die in diesem Geschäft besonders zählen:

1. Zweckbindung. Daten für eine konkrete Vermittlung sind nicht automatisch für alles Weitere frei.
2. Speicherdauer festlegen — auch für Profile ohne Kontakt.
3. Weitergabe sparsam: ein Profil, kein ganzer Export. Und nicht ungeschützt per Mail.
4. Einwilligungen nachweisbar halten, besonders für öffentliche Profile.
5. KI-Einsatz bei der Auswahl klären, bevor er produktiv läuft.

Punkt 5 ist der, der am neuesten und am wenigsten geklärt ist — und der mit den größten Folgen.

Drei Rollen, auch wenn eine Person mehrere ausfüllt:

• Wer den Bestand pflegt — Rollen, Verfügbarkeit, Unterlagen. Diese Person entscheidet über die Qualität jedes Matches.
• Wer akquiriert — Kampagnen, Auftragssuche, Nachfassen.
• Wer vorschlägt — Profile zuschneiden, versenden, nachhalten.

Was alle drei brauchen: dieselben Absprachen zu Kategorien und Schreibweisen. Zehn Minuten Ordnung sparen jede Woche Handarbeit.

An dem, was tatsächlich gezählt wird — nicht an Öffnungsraten, die es hier bewusst nicht gibt:

• Zugestellt gegen Rückläufer — sagt etwas über die Qualität der Liste.
• Antworten im Posteingang — die einzige Zahl, die zählt.
• Abmeldungen — steigen sie, stimmt Zielgruppe oder Ton nicht.
• Vorschläge je Stelle und wie viele davon zu Gesprächen wurden.

Die letzte Größe steht in keiner Auswertung. Halten Sie sie am Kontakt fest, sonst wissen Sie in drei Monaten nicht mehr, was gewirkt hat.