▤Berichte

Personalisierte PDF-Berichte je Interim Manager — auf Knopfdruck erstellt und versendet. Sie fassen zusammen, was im gewählten Zeitraum für die betreffende Person geschehen ist.

Der Zweck ist Rechenschaft: Der Empfänger sieht, dass und woran gearbeitet wurde, ohne dass jemand es von Hand zusammenschreiben muss.

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Sender-Profil und Zeitraum oben bestimmen Absender und Inhalt.

Ohne Sender-Profil ist der Versand gesperrt — das ist kein Fehler, sondern die Sicherung dagegen, dass ein Bericht ohne erkennbaren Absender hinausgeht.

Wenn Sie eine Instanz neu in Betrieb nehmen, gehört das Anlegen des Sender-Profils zu den ersten Schritten; sonst fällt es genau in dem Moment auf, in dem der Bericht raus soll.

Ja, und Sie sollten es immer tun. „Vorschau“ zeigt das fertige PDF genau so, wie es der Empfänger bekommt.

Merksatz aus der Oberfläche: Erst ansehen, dann senden — „Senden“ verschickt wirklich.

Über den „Monatlichen Batch-Versand“. Er verschickt an alle mit Mailadresse — mit einem Probelauf vorher.

Die Zahl im Bestätigungsfenster ist die Zahl echter Mails. Lesen Sie sie. Sie ist die letzte Kontrolle vor einem Versand, der sich nicht zurücknehmen lässt.

Aus den tatsächlichen Vorgängen im System — Kontakte, Aktivitäten, Versand —, nicht aus Schätzungen.

Wenn eine Zahl im Bericht nicht zu Ihrer Erwartung passt, prüfen Sie zuerst den Zeitraum: Er bestimmt, was in den Bericht kommt, und ist die häufigste Ursache für Abweichungen.

Zwei Deutschland-Karten, die zeigen, wo etwas liegt:

• Eigenständige Firmen je Ort — gezählt werden Firmen, nicht Ansprechpartner.
• Ansprechpartner je Ort.

Die Zuordnung zum Ort läuft exakt über die Postleitzahl. Daraus folgt der häufigste Fund: Fehlt bei Kontakten die Postleitzahl, fehlen sie auf der Karte. Nach einem Import ohne zugeordnete PLZ-Spalte bleibt die Karte deshalb leer, obwohl Daten da sind.

Nützlich sind die Karten vor allem für das Gebietsgespräch — sie zeigen weiße Flecken schneller als jede Tabelle.

Die Erzeugung von PDFs ist die Stelle, an der Schriftarten und Layout am ehesten auseinanderlaufen. Wenn Ihnen etwas auffällt — abgeschnittene Tabellen, falsch dargestellte Umlaute, überlappende Zeilen —, ist das eine gute Meldung, weil es reproduzierbar ist.

Nennen Sie in der Meldung: welchen Bericht, welchen Zeitraum, und was genau falsch aussieht. Am besten mit dem erzeugten PDF.

Beim Einzelversand die Person, die Sie auswählen; beim Sammelversand alle mit Mailadresse.

Genau deshalb ist der Probelauf vor dem Sammelversand keine Formalie: Er zeigt, wie viele es tatsächlich sind. Die Zahl im Bestätigungsfenster ist die Zahl echter Mails.

Den, über den Sie Rechenschaft ablegen wollen — üblicherweise den zurückliegenden Monat.

Ein längerer Zeitraum macht den Bericht nicht aussagekräftiger, sondern nur länger. Und ein Bericht, der jeden Monat denselben Ausschnitt zeigt, lässt sich vergleichen; einer mit wechselndem Zeitraum nicht.

Der Aufbau ist vorgegeben; was hineinkommt, steuern Sie über Sender-Profil und Zeitraum.

Wenn Ihnen etwas fehlt oder zu viel ist, ist das eine gute Meldung — Berichte gehen an Kunden, und was dort steht, entscheidet über den Eindruck. Schreiben Sie in die Meldung, welche Angabe fehlt und wofür sie gebraucht wird.

Ohne Sender-Profil ist der Versand gesperrt. Das ist die häufigste Ursache und in zwei Minuten behoben.

Weitere Möglichkeiten: kein verbundenes Absenderpostfach, geschützter Versandmodus (dann verlässt gar nichts das System) oder eine pausierte Lizenz.

Alle drei stehen auf der Übersicht in der Zeile mit Betrieb, Lizenz und Postfach.

Als Bild, nicht als Statistik. Eine Karte beantwortet in einer Sekunde die Frage, die eine Tabelle in zehn Minuten nicht beantwortet: Wo sind wir stark, und wo ist nichts?

Für ein Gebietsgespräch ist genau das der Einstieg. Achten Sie darauf, dass die Zuordnung exakt über die Postleitzahl läuft — eine leere Karte heißt fast immer, dass die PLZ bei den Kontakten fehlt, nicht dass es dort keine Kontakte gibt.