Aufgaben und Wiedervorlagen
Was zu tun ist, und bei wem Sie sich wieder melden wollten. Zwei verschiedene Dinge, zwei Werkzeuge.
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Wofür sind Aufgaben da?
Für alles, was zu tun ist — mit Fälligkeit und Zuständigkeit.
Angelegt wird eine Aufgabe, indem Sie oben eintippen und Enter drücken. Mehr braucht es nicht; Fälligkeit und Zuweisung lassen sich danach ergänzen.
Aufgaben können an Kontakte, Firmen oder Stellen hängen — dann tauchen sie auch dort auf, und wer den Kontakt öffnet, sieht, was offen ist.
Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einer Wiedervorlage?
Eine Aufgabe ist etwas, das Sie tun. Eine Wiedervorlage ist jemand, bei dem Sie sich melden wollen.
Praktisch heißt das: „Angebot schreiben“ ist eine Aufgabe. „Herrn Meier in zwei Wochen noch einmal anrufen“ ist eine Wiedervorlage — sie hängt an einer Person und bringt diese Person zum richtigen Zeitpunkt zurück auf den Tisch.
Beide erscheinen auf Ihrer Übersicht, wenn sie fällig sind.
Wie lege ich eine Wiedervorlage an?
Direkt am Kontakt. In der Kontaktakte sitzt der Knopf „🔁 Wiedervorlage“ — Datum wählen, Notiz dazu. Ab diesem Tag erscheint sie in der Wiedervorlagenliste und auf Ihrer Übersicht.
Auf der Wiedervorlagenseite selbst wird verwaltet, nicht angelegt: bearbeiten, zuweisen, erledigen oder löschen, je Zeile über die Symbole rechts.
Was bedeuten die Farben bei den Wiedervorlagen?
Rot heißt überfällig, gelb heißt heute. Auf der Übersicht sehen Sie dieselben Farben.
Die Liste selbst trennt zusätzlich nach Aktiv, Überfällig, Heute und Archiv (Erledigte). Eine erledigte Wiedervorlage lässt sich über „Wiedereröffnen“ zurückholen — nützlich, wenn ein Rückruf doch nicht zustande kam.
Was sind Aufgabenlisten und wer sieht sie?
Listen für Themen oder Teams. Wer eine Liste sehen darf, entscheiden Sie je Liste über die Mitglieder.
Das ist die einzige Zugriffssteuerung bei den Aufgaben — es gibt keine Rechte je einzelner Aufgabe. Wenn etwas nicht alle sehen sollen, gehört es in eine eigene Liste mit ausgewählten Mitgliedern.
Was passiert, wenn ich eine Aufgabenliste lösche?
Aurora fragt nach und sagt es deutlich: Alle Aufgaben dieser Liste werden ebenfalls gelöscht.
Eine Liste zu leeren, indem man ihre Aufgaben abhakt, ist fast immer der bessere Weg — erledigte Aufgaben sind ein Arbeitsnachweis, keine Altlast.
Wie weise ich jemandem eine Aufgabe zu?
Über die Zuständigkeit an der Aufgabe. Nur zugewiesene Aufgaben erscheinen bei einer Person auf der Übersicht — Aufgaben ohne Zuweisung stehen dort nicht.
Das ist der häufigste Grund für die Rückfrage „warum sehe ich das nicht?“: Die Aufgabe existiert, gehört aber niemandem.
Wie hänge ich eine Aufgabe an einen Kontakt oder eine Stelle?
Beim Anlegen oder Bearbeiten der Aufgabe lässt sie sich mit einem Kontakt, einer Firma oder einer Stelle verknüpfen. Sie taucht dann auch dort auf.
Das lohnt sich für alles, was jemand anders in Ihrer Abwesenheit brauchen könnte: Wer den Kontakt öffnet, sieht sofort, dass etwas offen ist, ohne die Aufgabenliste zu durchsuchen.
Muss ich immer eine Fälligkeit setzen?
Nein — aber eine Aufgabe ohne Fälligkeit erscheint auch nirgends von selbst. Sie steht in der Liste und wartet darauf, dass jemand hinsieht.
Praktisch heißt das: Alles, was zu einem Zeitpunkt erledigt sein muss, bekommt ein Datum. Alles andere ist eine Merkliste — und die darf ruhig ohne Datum bleiben, solange klar ist, dass sie niemanden erinnert.
Kann ich wiederkehrende Aufgaben anlegen?
Eine eingebaute Wiederholung gibt es nicht. Für regelmäßige Arbeiten gibt es zwei praktikable Wege:
- Eine Aufgabe, die man nach dem Erledigen neu anlegt — mit Enter ist das eine Sache von Sekunden.
- Eine eigene Liste für Wiederkehrendes, in der die Aufgaben stehen bleiben und nur der Fälligkeitstag verschoben wird.
Für Dinge, die an einer Person hängen (monatlich anrufen), ist die Wiedervorlage das bessere Werkzeug.
Wo landen erledigte Aufgaben?
Sie verschwinden aus der offenen Liste, bleiben aber erhalten. Erledigte Wiedervorlagen stehen im Archiv und lassen sich über „Wiedereröffnen“ zurückholen.
Löschen Sie Erledigtes nicht gewohnheitsmäßig: Es ist der einzige Nachweis darüber, was in einem Zeitraum tatsächlich getan wurde, und beim Kontakt bleibt es Teil des Verlaufs.
Kann ich nach einer Kampagne für alle Antwortenden Wiedervorlagen setzen?
Nicht in einem Zug — Wiedervorlagen entstehen einzeln am Kontakt. Das ist weniger unbequem, als es klingt: Sie setzen sie ohnehin beim Lesen der Antwort, und dabei entscheiden Sie den passenden Termin.
Der Ablauf, der sich bewährt hat: Antwort im Posteingang lesen → Notiz am Kontakt → Wiedervorlage mit Datum. Drei Handgriffe, und die Antwort ist verarbeitet statt nur gelesen.
Wie regele ich Aufgaben bei Urlaub oder Krankheit?
Über das Umverteilen der Zuweisung: Zugewiesene Aufgaben erscheinen nur bei der zuständigen Person — wer im Urlaub ist, sieht sie nicht, und sonst niemand.
Deshalb gehört zu jeder Abwesenheit ein Handgriff: Wiedervorlagen und Aufgaben der abwesenden Person umverteilen. Sonst werden sie fällig und fallen niemandem auf — was schlimmer ist, als wenn es sie nicht gäbe.
Aufgabe oder Notiz im Postfach — was ist besser?
Die Aufgabe, aus einem einzigen Grund: Sie hängt an dem Vorgang, um den es geht, und ist für andere sichtbar. Eine Merkmail im eigenen Postfach ist unsichtbar und verschwindet mit dem Urlaub der Person.
Die Faustregel: Was mit einem Kunden zu tun hat, gehört an den Kunden — als Aufgabe, Wiedervorlage oder Notiz. Was nur Sie betrifft, kann bleiben, wo Sie es gewohnt sind.
Wie schneide ich Aufgabenlisten sinnvoll?
Nach Zuständigkeit, nicht nach Themen. Eine Liste je Team oder je wiederkehrender Aufgabenart funktioniert; zwanzig Listen nach Projekten führen dazu, dass niemand mehr weiß, wo etwas hingehört.
Bedenken Sie dabei, dass die Mitgliedschaft die einzige Zugriffssteuerung ist: Was nicht alle sehen sollen, braucht eine eigene Liste mit ausgewählten Mitgliedern.
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Versuchen Sie es über die Suche — die geht über alle Kapitel auf einmal. Und wenn hier wirklich etwas fehlt, sagen Sie uns Bescheid: im Programm unten rechts über „Fehler melden“.