◔Erste Schritte

Aurora hält fest, mit wem Sie zu tun haben, und hilft, den Kontakt zu halten: Adressen pflegen, telefonieren, Serienmails in mehreren Stufen versenden, Antworten zuordnen, Wiedervorlagen setzen. Alles an einem Ort statt in fünf Tabellen.

Der Kern ist immer derselbe Kreislauf: Kontakte kommen herein (aus Excel, von Hand oder aus einer Recherche), werden eingeteilt (Kategorie, Schlagwort, Ort), bekommen eine Kampagne in bis zu drei Stufen, und was zurückkommt, landet im Posteingang — automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet.

Alles Weitere sind Module, die auf diesem Kern aufsetzen: Stellen, Kandidaten, Verträge, Onepager, Berichte. Was Sie davon sehen, hängt davon ab, was für Ihre Instanz freigeschaltet ist.

Es sind drei eigenständige Programme, die man einzeln oder gemeinsam nutzen kann.

• Aurora kümmert sich um Menschen und Vorgänge: Kontakte, Kampagnen, Aufgaben, Verträge. Das ist das CRM.
• AURALIS kümmert sich um Ihre Website: Seiten aus Bausteinen bauen, gestalten, übersetzen, veröffentlichen. Das ist das Redaktionssystem.
• AURA ist der kleine Bearbeiter direkt auf der fertigen Website: Text anklicken, ändern, speichern — ohne sich in ein Redaktionssystem einzuarbeiten.

Berührungspunkte gibt es an zwei Stellen: Aurora kann über den Webseiten-Assistenten eine Website erzeugen und an AURALIS übergeben (danach führt AURALIS, es gibt keinen laufenden Abgleich zurück), und AURA wird von AURALIS auf der veröffentlichten Seite mitgeliefert.

In genau dieser — jeder Schritt setzt den vorigen voraus:

1. Absenderpostfach hinterlegen. Ohne Postfach kann Aurora keine Mail verschicken. Sie tragen nur Ihre Mailadresse ein, den Rest erkennt Aurora selbst.
2. Kontakte hereinholen. Aus Excel oder CSV. Sie ordnen die Spalten einmal zu und sehen vorher, was ankommt.
3. Einteilen. Kategorien und Schlagworte entscheiden später, wen eine Kampagne anschreibt.
4. Vorlagen schreiben. Je Stufe eine: Erst-Mail, erstes Nachfassen, zweites Nachfassen.
5. Kampagne anlegen, Zielgruppe wählen, Vorlage zuordnen, Umfang begrenzen.
6. Testmail an sich selbst, einmal gegenlesen.
7. Scharf schalten.

Auf der Übersicht führt Sie die Einrichtungskarte durch dieselbe Liste. Ihr Fortschritt kommt aus dem tatsächlichen Zustand Ihres Systems — abhaken müssen Sie nichts, und sobald alles erledigt ist, verschwindet die Karte von selbst.

Weil ohne Postfach nichts hinausgeht — weder eine Testmail noch eine Kampagne, weder ein Vertrag zur Unterschrift noch ein Bericht. Aurora versendet nicht über eine anonyme Sammeladresse, sondern immer über ein Postfach, das Ihnen gehört. Das ist der Grund, warum Antworten bei Ihnen ankommen und nicht irgendwo.

Sie tragen Ihre Mailadresse ein; Aurora erkennt den Anbieter und schlägt den Weg vor. Bei Microsoft 365 und Google bestätigen Sie einmal beim Anbieter selbst — Aurora bekommt dabei nie Ihr Kennwort zu sehen.

Eine erste, echte Kampagne an eine kleine Liste — wenn Sie sich an diese Aufteilung halten:

1. 5 Minuten: Absenderpostfach eintragen und die Testmail bestätigen.
2. 10 Minuten: Eine Excel-Liste mit 20 bis 50 Kontakten übernehmen. Der Trockenlauf zeigt vorher, was passiert.
3. 10 Minuten: Eine Vorlage für die Erst-Mail schreiben. Kurz halten; die Betreffzeile entscheidet stärker über das Öffnen als der Text darunter.
4. 5 Minuten: Kampagne anlegen, Zielgruppe wählen, Testmail an sich selbst, gegenlesen, scharf schalten.

Was Sie nicht in dieser halben Stunde tun sollten: die drei DNS-Einträge für die Zustellbarkeit setzen. Das braucht Zugriff auf Ihre Domainverwaltung und etwas Wartezeit — aber es entscheidet später darüber, ob Ihre Mails im Posteingang oder im Spamordner landen. Planen Sie es für denselben Tag ein.

Ja, und zwar zwei Arten davon.

Der Rundgang zeigt Ihnen die echte Oberfläche: Ein Schleier legt sich über die Seite, ein Loch gibt den erklärten Knopf frei, ein Zeiger macht die Handlung vor, und erst danach geht es weiter. Jeder Bereich hat einen eigenen. Gestartet wird er über den Knopf oben rechts — dort steht das Kompass-Zeichen 🧭.

Die Bedienfilme sind kurze gezeichnete Abläufe, die man ansehen kann, ohne etwas anzufassen. Sie laufen am ⓘ neben Seitenüberschriften und gesammelt unter „Tutorials“ im Menü, und hier im Hilfezentrum.

Abbrechen können Sie einen Rundgang jederzeit; er merkt sich nicht, dass Sie ihn schon gesehen haben, und lässt sich beliebig oft starten.

Das ist die Erklärung an Ort und Stelle. Ein Klick — oder Tab und Enter, wenn Sie mit der Tastatur arbeiten — öffnet eine Blase mit ein bis drei Sätzen zu genau diesem Feld, dazu ein kleines Schaubild der gemeinten Geste.

Am Seitentitel zeigt das ⓘ etwas anderes: dort läuft der Bedienfilm des ganzen Bereichs. Das ist die Kurzfassung des Rundgangs, ohne ihn zu starten.

Die Blase schließt sich mit Escape oder einem Klick daneben.

Über die Suche in der Kopfzeile. Sie durchsucht nicht nur Kontakte, sondern auch Firmen, Stellen und die Bereiche selbst — wer „Vorlagen“ tippt, landet bei den Vorlagen, ohne das Menü zu durchsuchen.

Auf der Tastatur öffnet sie sich ohne Mausweg; das Kürzel steht in den Einstellungen unter „Tastatur“ und lässt sich dort auch ändern.

Die vollständige, aktuelle Liste zeigt Ihnen das Programm selbst — sie hängt davon ab, welche Module bei Ihnen freigeschaltet sind. In den Einstellungen gibt es dafür einen eigenen Abschnitt „Tastatur“; dort sind alle Kürzel aufgeführt und einzeln umbelegbar.

Verlässlich überall: Escape schließt Dialoge und Blasen, Enter in einem Eingabefeld für eine neue Aufgabe legt sie an, Strg+F ist die Suche des Browsers auf der aktuellen Seite.

Nein. Die Programme sind so gebaut, dass die Erklärung dort steht, wo die Frage entsteht: das ⓘ am Feld, der Rundgang im Bereich, der Bedienfilm am Titel.

Sinnvoll ist trotzdem eine Absprache im Team, bevor die ersten hundert Kontakte hereinkommen: Welche Kategorien nutzen wir? Wer legt Kontakte an? Was heißt bei uns „Kunde“ und was „Interessent“? Diese Fragen kosten am Anfang zehn Minuten und später Tage.

So wenige wie möglich, und jede mit einem klaren Zweck. Die Frage, die eine Kategorie beantworten muss, lautet: Wen will ich eines Tages gemeinsam anschreiben?

Bewährt hat sich diese Aufteilung:

• Kategorie = die Rolle im Geschäft (Kunde, Interessent, Lieferant, Partner). Eine je Kontakt.
• Schlagwort = alles Weitere, was zutreffen kann (Branche, Messe, Herkunft der Adresse). Mehrere je Kontakt.

Eine Warnung aus der Praxis: Eine Kampagne mit leerer Kategorieauswahl bedeutet in älteren Ständen nicht „niemand“, sondern „alle“. Prüfen Sie vor jedem Scharfschalten die angezeigte Empfängerzahl — sie steht in der Rückfrage.

Jede Kampagne lässt sich vor dem Versand an eine Adresse Ihrer Wahl schicken. Auf der Detailseite der Kampagne gibt es dafür ein eigenes Feld; die echte Empfängerliste bleibt dabei unberührt.

Lesen Sie die Testmail wirklich, und zwar auf dem Handy: Die meisten geschäftlichen Mails werden dort zuerst geöffnet. Achten Sie auf drei Dinge — ob die Anrede stimmt (ein leerer Platzhalter fällt sofort auf), ob die Betreffzeile abgeschnitten wird, und ob der Abmeldelink vorhanden ist.

Das kostet zwei Minuten und erspart peinliche Serienmails.

Dann läuft Ihre Instanz im geschützten Versandmodus. Alles funktioniert wie gewohnt — Kampagnen laufen, Protokolle füllen sich, Zähler steigen —, nur werden die Nachrichten am Ende verworfen statt zugestellt.

Das ist die übliche Einstellung für Test- und Abnahmesysteme und für die ersten Tage einer neuen Instanz. Sie erkennen sie am Hinweis in der Kopfzeile.

Wenn Sie echte Mails erwarten und diesen Hinweis sehen, ist das die Erklärung. Umgestellt wird das nicht im Programm, sondern in der Konfiguration Ihrer Instanz.

Über den Knopf „Fehler melden“, der auf jeder Seite des Programms erreichbar ist. Die Meldung nimmt automatisch mit, wo Sie gerade waren, welchen Browser Sie benutzen und wann es passiert ist — genau die Angaben, nach denen sonst rückgefragt werden muss.

Am meisten hilft eine Beschreibung nach diesem Muster: Ich wollte … · Ich habe geklickt auf … · Erwartet hätte ich … · Gekommen ist …

Dasselbe gilt für dieses Hilfezentrum: Fehlt eine Antwort oder ist sie falsch, melden Sie es auf demselben Weg.

In dieser Reihenfolge kommen Sie am schnellsten weiter:

1. Das ⓘ am Feld — beantwortet die meisten Fragen in einem Satz.
2. Dieses Hilfezentrum — die Suche durchsucht alle Antworten gleichzeitig, auch nach Fehlermeldungen im Wortlaut.
3. Der Rundgang im Bereich — wenn die Frage lautet „wo ist das“.
4. „Fehler melden“ im Programm — wenn etwas nicht funktioniert, wie es soll.

Bei Störungen, die alle betreffen (nichts lädt, Anmeldung schlägt fehl), lohnt vorher ein Blick auf Etwas klemmt: Die häufigsten Ursachen lassen sich in einer Minute selbst prüfen.

Die drei Dinge, die sich nicht zurücknehmen lassen, sind ausdrücklich gekennzeichnet und fragen vorher nach:

• Ein echter Versand. Die Rückfrage nennt die Empfängerzahl und sagt klar, dass es unwiderruflich ist.
• Etwas online schalten (Signaturen, Onepager, veröffentlichte Websites). Das ist sofort öffentlich sichtbar.
• Etwas, das Geld kostet — KI-Auswertungen und Recherchen zeigen vor dem Klick eine Obergrenze.

Alles andere ist gutmütig: Kontakte lassen sich zusammenführen statt doppelt zu bleiben, Importe haben einen Trockenlauf, Löschungen sind in den meisten Bereichen ein Verschieben in den Papierkorb, und wer wann was geändert hat, steht im Zugriffsprotokoll.

Ja. Jede Person meldet sich mit eigenem Zugang an; Aufgaben, Wiedervorlagen und Kampagnen tragen, wer sie angelegt hat. Wer was sehen und tun darf, hängt an der Rolle.

Zwei Dinge sind gut zu wissen: Änderungen erscheinen bei den anderen nicht in Echtzeit, sondern beim nächsten Laden der Seite. Und wenn zwei Personen denselben Datensatz gleichzeitig bearbeiten, gewinnt der spätere Speichervorgang — deshalb ist das Zugriffsprotokoll die Stelle, an der man nachsieht, wenn etwas anders aussieht als erwartet.

Einen aktuellen: Chrome, Edge, Firefox oder Safari in einer Fassung der letzten zwei Jahre. Alle drei Programme sind gewöhnliche Webanwendungen — es muss nichts installiert werden.

Zwei Einschränkungen sind praxisrelevant: Die Telefonie im Browser braucht eine sichere Verbindung (https) und die Erlaubnis für das Mikrofon; über eine unverschlüsselte Adresse funktioniert sie nicht. Und wer Browsererweiterungen einsetzt, die Skripte blockieren, sollte die Adresse Ihrer Instanz dort ausnehmen — sonst bleiben einzelne Ansichten leer.

Ja, die Oberfläche passt sich an kleine Bildschirme an, und für die häufigen Handgriffe unterwegs — Kontakt nachschlagen, anrufen, Aufgabe abhaken, Antwort lesen — reicht das gut.

Für Arbeit, bei der man viel nebeneinander sieht, ist ein großer Bildschirm klar besser: das Zuordnen der Spalten beim Import, der Vorlagen-Editor, der Website-Arbeitsplatz.

Nein, und das ist Absicht. Alle drei Programme laufen im Browser; eine Installation gibt es nicht, Aktualisierungen bekommen Sie ohne Zutun.

Wenn Sie ein Symbol auf dem Startbildschirm möchten, geht das trotzdem: Im Browser des Handys über das Teilen-Menü „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“. Das Ergebnis öffnet sich ohne Adresszeile und fühlt sich an wie eine App.

Die allermeisten Handgriffe kosten nichts. Geld kostet nur, was außerhalb Ihres Systems etwas anstößt: KI-Auswertungen (Texte erzeugen, Profile bewerten, Übersetzungsvorschläge) und Recherchen, die eine bezahlte Suchmaschine abfragen.

Diese Stellen sind gekennzeichnet: Vor dem Klick steht, was es höchstens kosten kann, und auf der Übersicht läuft mit, was in diesem Monat schon zusammengekommen ist. Wo ein Budget hinterlegt ist, stoppt der Lauf, bevor es überschritten wird.

Aurora und AURALIS werden auf Deutsch bedient; eine Umschaltung der Bedienoberfläche gibt es derzeit nicht.

Davon zu unterscheiden sind die Inhalte: Eine mit AURALIS gebaute Website kann beliebig viele Sprachen haben, und Mailvorlagen in Aurora können Sie selbstverständlich auf Englisch schreiben.

Ja. Kontakte, Firmen und Stellen lassen sich als CSV herunterladen, Berichte und Verträge als PDF, die Mediathek einer Website als Dateien. Es gibt keine Sperre, die Ihre eigenen Daten drin hält.

Unabhängig davon läuft eine tägliche Sicherung der ganzen Instanz. Wenn Sie eine vollständige Kopie brauchen — etwa für einen Umzug —, ist das ein abgesprochener Vorgang und keine Selbstbedienung, weil dabei auch Zugangsdaten und Protokolle mitkämen.

Die Testphase dauert 14 Tage und ist eine vollständige Instanz — kein abgespeckter Demozugang. Sie arbeiten also mit denselben Funktionen, die Sie später bezahlen, und mit Ihren eigenen Daten.

Läuft die Zeit ab, ohne dass eine Lizenz hinterlegt wird, bleiben Ihre Daten vollständig lesbar; pausiert werden Versand und KI. Es wird nichts gelöscht, ohne dass darüber gesprochen wurde.

Ein Plan, der sich bewährt hat:

• Tag 1: Postfach verbinden, Testmail, Einstellungen an sich anpassen (Menü aufräumen, Schriftgröße).
• Tag 2: Eine kleine Adressliste übernehmen, Stichprobe prüfen, einteilen.
• Tag 3: DNS-Einträge beauftragen — das dauert extern, deshalb früh anstoßen.
• Tag 4: Vorlagen schreiben, Vorschau mit echten Kontakten prüfen.
• Tag 5: Erste kleine Kampagne, Testmail, scharf schalten. Danach den Posteingang beobachten.

Alles Weitere — Aufgaben, Kalender, Berichte — lernt sich beiläufig, sobald der Kern läuft.

Fünf, die fast jedem passieren:

1. Zu große erste Kampagne. Fünfzig Empfänger genügen, um alles zu lernen.
2. DNS-Einträge aufgeschoben. Sie brauchen extern Zeit und entscheiden über den Spamordner.
3. Keine Testmail gelesen. Die schiefe Anrede sieht man nur dort.
4. Kategorien erst nach dem Import überlegt. Danach ist es Handarbeit.
5. Auf die Empfängerzahl in der Rückfrage nicht geschaut. Das ist die letzte Kontrolle vor einem Versand, den niemand zurückholt.

Alle fünf kosten nichts, wenn man sie kennt — und einen Tag Arbeit, wenn nicht.

Drei Rollen genügen, auch wenn dieselbe Person mehrere ausfüllt:

• Wer die Daten pflegt. Legt fest, wie Firmennamen geschrieben werden und welche Kategorien es gibt. Diese Person entscheidet mehr über den Nutzen als alle anderen.
• Wer schreibt. Pflegt die Vorlagen und liest die Testmails.
• Wer verwaltet. Postfächer, Zugänge, Rechtliches, Zustellbarkeit — das ist die Admin-Rolle.

Was Sie nicht brauchen, ist eine Person, die „das System betreut“. Wenn Aurora einen Betreuer braucht, stimmt etwas nicht.

In vier Schritten, und der erste ist der wichtigste:

1. Aufräumen, bevor Sie übernehmen. Doppelte Zeilen, tote Adressen, Spalten, die niemand mehr versteht — das alles wandert sonst mit.
2. Spalten benennen, sodass die Erkennung sie zuordnen kann: eine Spalte je Angabe, Postleitzahl getrennt vom Ort.
3. Trockenlauf und Zahlen prüfen.
4. Übernehmen, Stichprobe, einteilen — am selben Tag, solange das Zurücknehmen möglich ist.

Und danach: die Excel-Datei nicht weiterpflegen. Zwei Wahrheiten nebeneinander sind schlimmer als eine unvollständige.

Drei Dinge, die man beim Umzug regelmäßig unterschätzt:

• Der Verlauf kommt nicht mit. Kontakte, Firmen und Stellen lassen sich übernehmen; die Historie aus dem alten System in der Regel nicht. Überlegen Sie, was Sie davon wirklich brauchen, und exportieren Sie es notfalls als PDF-Archiv.
• Die Einteilung passt nicht eins zu eins. Nutzen Sie den Umzug, um Kategorien neu zu schneiden, statt ein gewachsenes Schema mitzuschleppen.
• Der Stichtag. Legen Sie fest, ab wann nur noch im neuen System gearbeitet wird, und halten Sie ihn ein.

In dieser Reihenfolge — jeder Punkt bringt mehr als alles darunter:

1. Ein verbundenes Postfach mit abgeholten Antworten. Damit ist der Kreislauf geschlossen.
2. Saubere Einteilung der Kontakte. Ohne sie ist jede Kampagne Handarbeit.
3. Die drei DNS-Einträge. Einmalige Arbeit, dauerhafte Wirkung.
4. Eine gute Erst-Mail. Besser eine ordentliche als drei mittelmäßige.

Alles Weitere ist Komfort. Diese vier sind der Unterschied zwischen „wir haben ein CRM“ und „es bringt etwas“.

An drei Stellen:

• Am ⓘ neben einer Seitenüberschrift läuft der Film des jeweiligen Bereichs.
• Unter „Tutorials“ im Menü liegen sie gesammelt als Galerie.
• In Rundgängen erscheinen sie an den Schritten, wo es hilft.

Dieselben Filme laufen hier im Hilfezentrum — dort mit einer Suchfunktion und dem Verweis auf die passenden Fragen.

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Über die Glocke in der Kopfzeile: Dort erscheinen die Hinweise zu neuen Fassungen, mit dem, was sich geändert hat.

Was dort erscheint und was nicht, stellen Sie in den Einstellungen unter Benachrichtigungen ein.

Wenn eine Neuerung Sie betrifft, lohnt ein Blick in dieses Hilfezentrum: Die Antworten hier werden mit dem Programm nachgezogen.

Die Stellen, die man am Anfang sucht:

• Neue Kampagne — nicht in der Kampagnenliste, sondern unter Versand.
• Daten übernehmen — nicht auf einer Import-Seite, sondern über der Liste, in die sie sollen.
• Firmenakte — kein Menüpunkt; über den Firmennamen in der Kontaktliste.
• Wiedervorlage anlegen — am Kontakt, nicht in der Wiedervorlagenliste.
• Tastenkürzel — überall mit „?“.
• Bedienfilme — am ⓘ am Seitentitel und unter „Tutorials“.

Vier davon sind die häufigsten Suchbewegungen der ersten Woche.

Sechs Dinge, die alle eine harmlose Erklärung haben:

1. Die Kampagne geht nicht raus — Anlegen und Freigeben sind zwei Schritte.
2. Weniger Empfänger als erwartet — Abgemeldete, Kontakte ohne Mailadresse und laufende Kampagnen sind abgezogen.
3. „Für diese Stufe gibt es keine Vorlage“ — die Stufe wird oben in den Vorlagen gewählt, bevor man anlegt.
4. Nichts ändert sich auf der Website — in AURALIS bleibt alles Entwurf, bis Sie veröffentlichen.
5. Ein Bereich ist leer — in AURALIS fast immer die falsche Site oben.
6. Eine Zahl stimmt nicht — meist der Zeitraum oben auf der Seite.

Keines davon ist ein Fehler.

Drei Handgriffe, in dieser Reihenfolge:

1. Hart neu laden — Strg+Umschalt+R.
2. Prüfen, ob es nur eine Stelle betrifft oder überall.
3. Privates Fenster — klappt es dort, liegt es an einer Erweiterung.

Bleibt es dabei: „Fehler melden“ im Programm. Die Meldung nimmt Seite, Browser und Zeitpunkt automatisch mit.

Wenn niemand mehr hineinkommt, ist der Anruf der schnellere Weg — eine Meldung setzt voraus, dass das Programm erreichbar ist.

Sechs, und alle fragen vorher nach:

• Ein echter Versand — Kampagne, Bericht, Vertrag, Bewerbung.
• Etwas online schalten — Signatur-Profil, Onepager, veröffentlichte Website.
• Endgültiges Löschen eines Anhangs, eines Kontakts, eines Termins.
• Eine Marktplatz-Vorlage übernehmen (AURALIS).
• Eine Datenübernahme nach 24 Stunden — davor lässt sie sich zurücknehmen.
• Eine Umgebung überschreiben in der Systemsteuerung.

Alles andere ist gutmütig.

Dann führt der Weg über AURALIS:

1. Website anlegen über den Assistenten — sechs Fragen, dann steht das Gerüst.
2. Texte gegen eigene tauschen, beginnend bei der Startseite.
3. Bereich „Recht“ vollständig ausfüllen — Pflicht, und Lücken bleiben sichtbar leer.
4. Vorschau prüfen, auch am Handy.
5. Veröffentlichen.

Schritt 3 vor Schritt 5. Eine gewerbliche Website ohne vollständiges Impressum ist abmahnfähig.

Über die Suche — sie durchsucht alle Antworten auf einmal, auch Synonyme und Fehlermeldungen im Wortlaut. Umlaute dürfen Sie weglassen.

Zwei Tastenkürzel: / oder Strg+K öffnen die Suche von jeder Seite aus.

Wenn Sie nicht wissen, wonach Sie suchen sollen: Leicht zu verwechseln beantwortet die häufigsten „Was ist der Unterschied zwischen …?“-Fragen, und die Bedienfilme zeigen Abläufe in Bewegung.

Im Glossar — dort steht jeder Begriff in einem Satz erklärt, und zwar so, dass danach klar ist, was passiert, wenn man ihn falsch versteht.

Für Begriffspaare, die man verwechselt — Kategorie und Schlagwort, Aufgabe und Wiedervorlage, gespeichert und veröffentlicht —, ist Leicht zu verwechseln die richtige Stelle.

Die kürzeste Fassung passt auf sechs Zeilen:

1. Postfach verbinden.
2. Kontakte übernehmen, Stichprobe, einteilen.
3. DNS-Einträge beauftragen — dauert extern.
4. Vorlage schreiben, Vorschau prüfen.
5. Kampagne anlegen, Testmail lesen.
6. Empfängerzahl in der Rückfrage prüfen, dann freigeben.

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