♣Für Vereine

Mit AURALIS und in dieser Reihenfolge:

1. Website anlegen über den Assistenten — Name, Zweck, Kontakt, Design.
2. Bereich „Recht“ vollständig ausfüllen — für Vereine gehören Registergericht und Registernummer dazu, und für Spendenquittungen zusätzlich Steuernummer, Freistellungsbescheid und satzungsmäßiger Zweck.
3. Veröffentlichen.
4. Danach Spenden, Mitglieder und Newsletter — eines nach dem anderen.

Punkt 2 vor Punkt 3: Eine Vereinswebsite ohne vollständiges Impressum ist abmahnfähig.

Die häufigste Panne im Vereinsleben, und sie ist vermeidbar. Halten Sie an einer Stelle fest:

• Wo die Domain liegt und wer dort Zugang hat. Das ist der wichtigste Punkt: Ohne Zugang zur Domainverwaltung ist eine Website faktisch verloren.
• Wer Zugänge zu AURALIS hat.
• Welche Adressen als Empfänger an Formularen hinterlegt sind — sonst laufen Anfragen an ein Postfach, das niemand mehr liest.

Legen Sie Zugänge auf Ämter an, nicht auf Personen: „vorstand@“ überlebt den Wechsel, „max.mueller@“ nicht.

In vier Schritten:

1. Zahlungsweg einrichten — ohne den nimmt das Spendenformular nichts entgegen.
2. Ein Projekt anlegen mit konkretem Ziel und Zielsumme.
3. Als Baustein auf eine Seite setzen — erst dann sehen Besucher es.
4. Mit einer kleinen eigenen Spende testen, ob sie in der Liste auftaucht.

Schritt 4 wird gern übersprungen und ist der wichtigste: Er prüft die ganze Kette bis zur Quittung.

Vollständige Angaben im Bereich Recht: Anschrift, Steuernummer, Freistellungsbescheid und satzungsmäßiger Zweck. Fehlt etwas, bleibt die Quittung ungültig.

Am Jahresanfang erzeugen Sie die Bestätigungen für alle Spender eines Jahres auf einen Rutsch als PDF.

Prüfen Sie eine erzeugte Quittung einmal vollständig, bevor Sie hunderte verschicken — der Spender reicht sie beim Finanzamt ein, und dort fällt jeder Fehler auf.

Legen Sie ein Mitglied von Hand an, um die Felder kennenzulernen, und importieren Sie danach den Rest.

Der eigentliche Gewinn ist nicht die Funktion, sondern dass es nur eine Liste gibt statt drei Fassungen in drei Postfächern — für alle im Vorstand zugänglich.

Räumen Sie die Excel-Datei vor dem Import auf: ausgetretene Mitglieder, Dubletten, veraltete Adressen. Was Sie mitnehmen, pflegen Sie danach.

Sie erzeugen daraus eine SEPA-Datei — die Datei, die Ihre Bank für den Lastschrifteinzug haben will. Voraussetzung sind hinterlegte IBAN und Jahresbeitrag.

Sie brauchen ein schriftliches Mandat des Mitglieds. Ohne Mandat ist der Einzug unzulässig und kann bis zu 13 Monate zurückgegeben werden.

Prüfen Sie vor jedem Lauf Beträge und Mandate: Ein Fehler trifft alle Mitglieder gleichzeitig.

Für Vereinsangelegenheiten — Einladungen zur Mitgliederversammlung, satzungsgemäße Informationen — ja; das folgt aus der Mitgliedschaft.

Für Werbung und allgemeine Rundbriefe brauchen Sie eine Einwilligung, auch bei Mitgliedern. Und für den Newsletter gilt ohnehin: Die Liste füllt sich über den Anmelde-Baustein, und Double-Opt-in ist Pflicht.

Der saubere Weg: Mitgliederkommunikation und Newsletter getrennt halten. Sie haben verschiedene Grundlagen.

Über ein Formular, das Sie als Baustein auf eine Seite setzen. Halten Sie es kurz — jedes Pflichtfeld kostet Anmeldungen: Name, eine Kontaktmöglichkeit, Zahl der Personen. Mehr braucht es selten.

Tragen Sie Empfänger ein, die bei jeder Anmeldung eine Mail bekommen. Ohne Empfänger liegen die Antworten still im Admin — und das fällt bei einer Veranstaltung erst auf, wenn niemand kommt.

Für wiederkehrende Termine lohnt sich ein Blick in den Redaktionskalender: Er zeigt, wo sich alles ballt.

Erkennbare Personen brauchen eine Einwilligung, und die sollten Sie belegen können. Bei Veranstaltungen mit vielen Menschen gelten Sonderregeln, die aber enger sind, als viele annehmen.

Praktikabel im Vereinsalltag:

• Ankündigen, dass fotografiert wird, und eine Möglichkeit geben, das zu vermeiden.
• Im Zweifel Bilder wählen, auf denen niemand einzeln erkennbar ist.
• Auf Zuruf entfernen — jemand, der nicht auf der Seite sein will, hat einen Anspruch darauf.

Bei Kindern ist die Schwelle höher: Dort brauchen Sie die Einwilligung der Sorgeberechtigten.

Vier Dinge, und keines davon dauert lang:

• Eine vollständige Website mit vier Seiten — Start, Über uns, Kontakt, Recht.
• Ein Beitrag im Monat. Regelmäßigkeit schlägt Menge.
• Ein Formular, dessen Empfänger gepflegt sind.
• Ein Blick ins Abo, wenn der Speicherbalken voll wird.

Alles Weitere — Spenden, Mitglieder, Newsletter, mehrere Sprachen — kommt dazu, wenn jemand da ist, der es pflegt. Eine halb gepflegte Funktion ist schlechter als keine.

Genau dafür ist AURA da: Text auf der fertigen Seite anklicken, ändern, speichern — ohne Zugang zum Admin.

Zwei Sätze, die Sie mitgeben sollten: Jede Änderung ist sofort öffentlich, und beim Anklicken sieht man den Originaltext, kommt also zurück, wenn man sich vertan hat.

Für Seiten, auf denen ein falscher Satz teuer wäre — Beiträge, Satzungsangaben, Spendenkonto —, bleibt der Weg über AURALIS der richtige.

Fünf Punkte, die für einen kleinen Verein realistisch sind:

1. Datenschutzerklärung, die zu dem passt, was die Seite tut — sie ergänzt sich automatisch, wenn Sie Formulare, Newsletter oder Spenden freischalten.
2. Keine fremden Dienste einbinden, die ungefragt Daten übertragen.
3. Mitgliederdaten sparsam halten und Zugriff auf den Vorstand begrenzen — besonders Bankdaten.
4. Löschfristen festlegen und einhalten, auch für ausgetretene Mitglieder.
5. Ein Verarbeitungsverzeichnis führen; die Angaben dafür haben Sie größtenteils schon.

Das ist kein Hexenwerk, aber es ist Arbeit, die jemand übernehmen muss.

Nur, wenn jemand sie dauerhaft pflegt. Eine veraltete zweite Fassung schadet mehr, als sie nützt — dort stehen dann Termine und Beiträge von vorgestern.

Wenn Sie es tun: wenige Seiten ganz statt vieler halb. Startseite und Kontakt genügen für den Anfang.

Für Vereine mit besonderem Publikum kann die zweite Sprache eine ganz andere sein als Englisch — in einem Projekt dieses Hauses ist es Amharisch, und dort ist genau diese Fassung der Grund, warum die Seite überhaupt gelesen wird.

Ja — per Adresse oder als Export-Datei aus WordPress, WIX und anderen. Alles Importierte landet als Entwurf.

Nutzen Sie diesen Zustand zum Aufräumen. Drei Dinge, die aus alten Vereinsseiten regelmäßig mitwandern und nicht mitkommen sollten:

• Bilder ohne geklärte Rechte.
• Veraltete Rechtstexte — nehmen Sie die neu erzeugten.
• Seiten über Veranstaltungen von 2019.

Was Sie behalten wollen, sind Berichte und Bilder aus dem Vereinsleben. Alles andere ist Ballast.

Der Tarif, den Sie im Abo sehen — mit Balken für Websites, Seiten und Speicher.

Zusätzlich kosten nur zwei Dinge, und beide sind steuerbar: KI-Übersetzungsvorschläge und, je nach Einrichtung, Gebühren des Zahlungsdienstes bei Spenden.

Was nichts kostet: Bauen, Gestalten, Veröffentlichen, Beiträge schreiben, Formulare, Mitgliederverwaltung.

In dieser Reihenfolge:

1. Das ⓘ am Feld und der Rundgang im jeweiligen Bereich.
2. Dieses Hilfezentrum — die Suche durchsucht alles auf einmal.
3. „Fehler melden“ im Programm, wenn etwas nicht funktioniert.

Für die Fragen, die kein Programm beantworten kann — ob eine Einwilligung reicht, ob eine Quittung gültig ist —, ist Ihr Steuerberater oder Anwalt zuständig. Die Programme bereiten das vor, sie entscheiden es nicht.