✚Für Pflege und soziale Träger

Alles, was zum Gesundheitszustand einer Person gehört. Das sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, und für sie gilt ein grundsätzliches Verarbeitungsverbot.

Konkret gehört nicht in ein CRM oder eine Website-Verwaltung:

• Diagnosen, Pflegegrade, Medikation.
• Bemerkungen wie „ist dement“, „im Rollstuhl“, „schwierig im Umgang“.
• Angaben zu Betreuung, Vorsorgevollmacht, Behinderung.
• Alles, was aus einer Pflegedokumentation stammt.

Wohin es gehört: in Ihre Pflegedokumentation, die dafür gebaut und geprüft ist.

Was ins CRM darf: Kontaktdaten von Angehörigen, Kooperationspartnern, Bewerbern, Lieferanten — als geschäftliche Kontakte, ohne Bezug zum Gesundheitszustand einer betreuten Person.

Die Trennung muss im Kopf und in den Regeln bestehen. Technisch verhindert sie niemand.

Mit einer einfachen Regel: Notieren Sie den Vorgang, nicht den Menschen.

Gut: - „Angehörige zurückgerufen, Termin für Beratungsgespräch am 14.3.“ - „Anfrage zu Kurzzeitpflege, Unterlagen geschickt.“

Nicht gut: - „Sohn sehr aufgebracht, Mutter offenbar schlechter Zustand.“ - „Braucht dringend Platz, Demenz.“

Der Unterschied: Die zweiten Sätze enthalten Gesundheitsangaben und Wertungen — beides in einem System, in das mehrere Menschen hineinsehen und das auskunftspflichtig ist.

Und der Prüfstein, der hier besonders gilt: Schreiben Sie so, als läse die betroffene Person mit. Bei Auskunftsanfragen von Angehörigen ist genau das der Fall.

Für alles, was nicht Pflege ist, und das ist mehr, als man denkt:

• Personalgewinnung. Bewerbungen, Kandidatenpool, Nachfassen. Der wichtigste Einsatz in Ihrer Branche.
• Kooperationspartner — Kliniken, Ärzte, Sozialdienste, Betreuer. Wer hat wann was zugesagt?
• Angehörigenanfragen als Vorgang, ohne Gesundheitsbezug.
• Lieferanten und Dienstleister.
• Ehrenamtliche, wenn Sie welche haben.

Was Aurora nicht ist: eine Pflegedokumentation, eine Bewohnerverwaltung, ein Abrechnungssystem. Dafür gibt es Fachanwendungen, die den Anforderungen genügen müssen.

Die Trennung ist scharf und sollte auch so besprochen werden: Bewohner und Klienten gehören nicht in dieses System.

Indem es den Bestand aufbaut, den Sie brauchen, wenn Sie kurzfristig jemanden suchen — und das ist in Ihrer Branche der Normalfall.

Was sich lohnt:

• Jede Bewerbung erfassen, auch abgelehnte — mit Einwilligung für den Pool.
• Initiativbewerbungen ernst nehmen. Sie sind die wertvollsten Kontakte überhaupt.
• Nachfassen. Wer vor einem Jahr abgesagt hat, sagt heute vielleicht zu.
• Ehemalige Mitarbeitende als eigene Kategorie. Rückkehrer sind in der Pflege häufig und günstig.

Was Sie beachten müssen:

• Löschfristen. Abgelehnte Bewerbungen in der Regel nach sechs Monaten, außer es liegt eine Zustimmung zum Pool vor.
• Keine Gesundheitsangaben aus Bewerbungsunterlagen übernehmen.

Und: Schnelligkeit entscheidet. Wer sich zwei Wochen nicht meldet, hat die Bewerberin verloren.

Das, wonach tatsächlich entschieden wird, und das ist selten die Aufzählung der Aufgaben.

Was Bewerberinnen und Bewerber wissen wollen:

• Dienstplan und Verlässlichkeit. Wie weit im Voraus steht er, wie oft wird eingesprungen?
• Bezahlung. Konkret. Eine Anzeige ohne Angabe wird seltener beantwortet.
• Team und Größe. Wie viele auf der Schicht, wie ist die Fluktuation?
• Was Sie anders machen als die anderen drei Einrichtungen im Ort.

Was in jeder zweiten Anzeige steht und nichts bewirkt: „Wir sind ein motiviertes Team“ und „abwechslungsreiche Tätigkeit“.

Rechtlich beachten: Ausschreibungen müssen geschlechtsneutral sein (AGG), und Anforderungen dürfen nicht mittelbar diskriminieren.

Zwei Zielgruppen, die kaum unterschiedlicher sein könnten — und deshalb zwei klare Einstiege:

Für Angehörige: - Was Sie anbieten, in klaren Worten. Kurzzeitpflege, Tagespflege, ambulant, stationär. - Erreichbarkeit. Wer in dieser Situation sucht, sucht eine Telefonnummer. - Was ein erster Schritt ist und was er kostet. - Wie es aussieht — echte Bilder, keine Symbolfotos.

Für Bewerber: - Eine eigene Seite, nicht ein Punkt im Menü unter „Über uns“. - Offene Stellen, aktuell. - Was den Arbeitsplatz ausmacht.

Und was auf keiner Pflegeseite fehlen darf: Klarheit über die Erreichbarkeit im Notfall. Wer nachts sucht, braucht eine Nummer, keine Formularseite.

Nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Einwilligung, und die Anforderungen sind hier höher als anderswo.

Was zu beachten ist:

• Wer kann wirksam einwilligen? Bei eingeschränkter Einwilligungsfähigkeit ist die betreuende Person oder eine Vollmacht erforderlich, und der Umfang der Vollmacht muss das decken.
• Freiwilligkeit. In einem Abhängigkeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit besonders zu prüfen. Ein Bewohner darf keinen Nachteil befürchten müssen.
• Widerruf. Jederzeit möglich; das Bild muss dann herunter.
• Kontext. Ein Foto im Pflegezusammenhang lässt Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zu — es ist damit selbst eine besondere Kategorie.

Was in der Praxis funktioniert: Räume, Außenanlagen, Mahlzeiten, Hände, Rückenansichten, Mitarbeitende mit deren Einwilligung.

Echte Bilder wirken besser als Symbolfotos — aber nicht um diesen Preis.

Über einen klar getrennten Kanal — und mit einer Regel, wer was erfahren darf.

Was zu klären ist, bevor eine Mail hinausgeht:

• Wer ist auskunftsberechtigt? Nicht jeder Angehörige ist es. Das ergibt sich aus Vollmacht oder Betreuung, nicht aus Verwandtschaft.
• Was darf mitgeteilt werden? Organisatorisches ja; Gesundheitliches nur an Berechtigte, und dann nicht per unverschlüsselter Mail.

Was sich für allgemeine Mitteilungen eignet — Besuchszeiten, Veranstaltungen, Umbauten:

• Ein Verteiler mit Einwilligung.
• Jeder bekommt seine eigene Mail. Niemals ein offener Verteiler.

Und trennen Sie das strikt von Werbung: Eine Information zum Betrieb ist keine, ein Hinweis auf ein kostenpflichtiges Zusatzangebot schon.

Wie jeden anderen Geschäftskontakt, und hier liegt der unterschätzte Nutzen eines CRM in Ihrer Branche.

Was sich lohnt festzuhalten:

• Wer ist Ansprechpartner im Sozialdienst, in der Entlassungsplanung, in der Praxis?
• Wann war der letzte Kontakt, worüber?
• Was wurde zugesagt — Kapazitäten, Rückrufe, Informationen.

Warum das trägt: Belegungen entstehen über Beziehungen. Ein Sozialdienst, der Sie kennt und erreicht, empfiehlt Sie, und Personalwechsel dort sind häufig.

Ein Anruf im Quartal bei den wichtigsten Partnern, notiert und mit Wiedervorlage, ist die wirksamste Belegungsarbeit, die es gibt. Und sie ist rechtlich unproblematisch: Das sind geschäftliche Kontakte, keine Patientendaten.

Als eigene Kategorie im Bestand — mit denselben Sorgfaltspflichten wie bei Mitarbeitenden.

Was dazugehört:

• Kontaktdaten und Verfügbarkeit. Wann kann wer?
• Was vereinbart ist — Einsatzbereich, Häufigkeit.
• Nachweise, wo sie erforderlich sind (etwa erweiterte Führungszeugnisse in bestimmten Bereichen). Aber: Das Führungszeugnis selbst gehört nicht ins CRM — nur der Vermerk, dass es vorlag und wann.
• Versicherungsstatus, wenn das bei Ihnen eine Rolle spielt.

Was Ehrenamtliche bei der Stange hält, ist dasselbe wie bei Mitarbeitenden: Verlässlichkeit und Anerkennung. Ein System hilft dabei, indem es an Geburtstage, Jubiläen und den letzten Einsatz erinnert.

Und der praktische Punkt: Wer ein halbes Jahr nicht eingesetzt war, ist meistens weg — wenn niemand anruft.

In Ihrer Branche mehr als anderswo — die Schwellen werden schneller erreicht:

• Datenschutzbeauftragte Person. Bei Einrichtungen mit umfangreicher Verarbeitung von Gesundheitsdaten praktisch immer erforderlich, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten.
• Verarbeitungsverzeichnis — verpflichtend, sobald besondere Kategorien verarbeitet werden.
• Datenschutz-Folgenabschätzung für die Verarbeitungen mit hohem Risiko.
• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern.
• Verpflichtung der Beschäftigten auf Vertraulichkeit.
• Ein Löschkonzept, das die verschiedenen Fristen abbildet.

Dazu kommen berufsrechtliche Schweigepflichten (§ 203 StGB) und heimrechtliche Vorgaben je nach Bundesland.

Was das für die Systemauswahl heißt: Klären Sie vor der Einführung, welche Daten wo liegen dürfen. Diese Entscheidung nachträglich zu korrigieren ist teuer.

Anders als in einem Büro — weil nie alle gleichzeitig da sind.

Was funktioniert:

• In Schichtübergaben einführen, nicht in einer Sammelschulung. Zehn Minuten je Schicht über zwei Wochen.
• Eine Person je Schicht, die Fragen beantwortet.
• Klein anfangen. Ein einziger Anwendungsfall, der Arbeit spart — meistens die Erfassung von Bewerbungen oder die Kooperationskontakte.
• Nicht für die Pflege selbst. Wer den Eindruck bekommt, es solle die Dokumentation ersetzen, wehrt sich zu Recht.

Was nicht funktioniert: eine Einführung, die zusätzliche Dokumentation bedeutet. In einer Branche mit chronischem Zeitmangel wird jede zusätzliche Eingabe abgelehnt — und das ist berechtigt.

Der Prüfstein für jede Einführung hier: Spart es der Schicht Zeit, oder kostet es sie?