⌂Für Immobilien und Verwaltung

Über Kategorien, nicht über getrennte Listen — denn dieselbe Person kann beides sein.

Ein Schnitt, der funktioniert:

• Eigentümer — hat oder hatte ein Objekt.
• Suchend — sucht gerade.
• Ehemals suchend — hat gefunden. Das ist Ihr wertvollster Bestand: In sieben bis zehn Jahren verkauft ein Teil davon wieder.

Was daraus folgt: Beide Seiten brauchen unterschiedliche Ansprache. Ein Eigentümer bekommt Marktinformationen, ein Suchender Objekte.

Und der Fall, den man vermeiden will: ein Suchender, der eine Akquisemail für Eigentümer bekommt. Das ist ein Kategorienfehler, und er passiert, wenn ohne Auswahl versendet wird.

Mit Regelmäßigkeit statt mit Werbung — und mit Notizen, die auch nach sieben Jahren noch etwas sagen.

Was funktioniert:

• Ein bis zwei Kontakte im Jahr, mit etwas Nützlichem: Marktbericht für die Region, Änderungen bei Förderungen, Grundsteuer, energetische Vorgaben.
• Anlassbezogen melden. Wer vor drei Jahren gekauft hat, hat jetzt vielleicht eine Frage zur Verwaltung.
• Wiedervorlagen mit Jahreshorizont. „Anfang 2029 nachfragen“ ist eine völlig normale Wiedervorlage.

Was nicht funktioniert: monatliche Newsletter mit Objekten an Menschen, die nicht suchen. Das führt zu Abmeldungen, und dann sind sie in sieben Jahren nicht mehr erreichbar.

Und notieren Sie, was jemand gesucht oder verkauft hat. Das ist der Anknüpfungspunkt, den Sie später brauchen.

Vor allem die Energieausweis-Angaben nach dem Gebäudeenergiegesetz, und sie gehören in jede kommerzielle Anzeige, auch auf der eigenen Website.

Zu nennen sind unter anderem:

• Art des Energieausweises (Verbrauchs- oder Bedarfsausweis).
• Energiekennwert.
• Wesentlicher Energieträger der Heizung.
• Baujahr des Gebäudes.
• Energieeffizienzklasse, bei Wohngebäuden.

Dazu kommt seit der Reform des Maklerrechts die Frage der Provisionsteilung bei Wohnimmobilien an Verbraucher — und deren korrekte Darstellung.

Ihr Vorgehen: Diese Angaben in Ihre Objektdarstellung aufnehmen, bevor eine Anzeige online geht. Ein Verstoß ist bußgeldbewehrt und abmahnfähig.

Lassen Sie Ihre Standarddarstellung einmal rechtlich prüfen. Danach ist es Routine.

Weniger Objekte, als die meisten meinen, und mehr über Sie.

Was tatsächlich wirkt:

• Für Eigentümer: Wie läuft eine Vermarktung ab, was kostet sie, was tun Sie konkret. Das ist die Seite, die Aufträge bringt.
• Bewertung anbieten. Der häufigste Einstieg überhaupt.
• Referenzen aus der Region — anonymisiert, wenn nötig.
• Wer Sie sind. Bei einem Geschäft dieser Größenordnung entscheiden Menschen über Menschen.

Was weniger wirkt: eine lange Objektliste. Wer sucht, sucht auf den großen Portalen. Ihre Website ist für die andere Seite da — für die, die verkaufen oder vermieten wollen.

Und die Objekte, die Sie zeigen, müssen aktuell sein. Eine Immobilie, die seit einem Jahr „verfügbar“ ist, wirkt gegen Sie.

Schnell und in einem Zug — bei Immobilien entscheidet Geschwindigkeit über den Zuschlag.

Ein Ablauf, der trägt:

1. Anfrage kommt herein — Formular, Portal, Mail.
2. Kontakt anlegen, wenn neu, mit Suchprofil in einer Notiz.
3. Antworten, am selben Tag. Auch wenn es nur „ich melde mich morgen mit Unterlagen“ ist.
4. Kategorie setzen — suchend, mit welchem Profil.
5. Wiedervorlage, wenn nichts Passendes dabei war.

Punkt 5 ist der wertvollste: Wer heute nichts findet, ist in vier Monaten Ihr bester Kontakt — vorausgesetzt, Sie wissen noch, wonach er gesucht hat.

Und bei Absagen: freundlich, mit dem Hinweis, dass Sie sich melden, wenn etwas Passendes kommt. Das ist keine Floskel, wenn Sie es tun.

Als Notiz und als Schlagwörter — beides, weil sie Verschiedenes leisten.

In der Notiz: was jemand wirklich sucht, in seinen Worten. „Reihenhaus, Garten wichtiger als Größe, Schulweg für zwei Kinder, bis 450.000.“

Als Schlagwörter: die Merkmale, nach denen Sie filtern wollen — Ort, Art, Preisrahmen.

Warum beides: Die Schlagwörter machen die Suche möglich, die Notiz macht den Anruf gut. Wer anruft und sagt „Sie hatten gesagt, der Garten sei Ihnen wichtiger als die Quadratmeter“, hat gewonnen.

Und aktualisieren Sie beides: Suchprofile ändern sich — nach einem Jahr Suche ist der Preisrahmen oft ein anderer.

Per Post: in der Regel ja, solange kein Widerspruch vorliegt.

Per E-Mail: nur mit vorheriger Einwilligung — auch wenn die Adresse öffentlich auf einer Website steht. Das gilt gegenüber Privatpersonen wie gegenüber Unternehmen.

Per Telefon: bei Verbrauchern nur mit ausdrücklicher Einwilligung. Bei Unternehmen genügt eine mutmaßliche Einwilligung — bei einer Privatperson mit einer Immobilie greift das nicht.

Was daraus folgt: Die Briefwerbung ist in Ihrer Branche der rechtlich sicherste Weg — und sie funktioniert erstaunlich gut, gerade weil kaum jemand sie noch nutzt.

Was Sie brauchen, wenn Sie Adressen aus öffentlichen Quellen verwenden: eine Information nach Art. 14 DSGVO — spätestens mit der ersten Ansprache.

Sie verwalten dauerhaft und haben es mit drei Gruppen zu tun: Eigentümer, Mieter und Dienstleister.

Was das für den Bestand heißt:

• Alle drei Gruppen als eigene Kategorien, weil sie völlig unterschiedliche Nachrichten bekommen.
• Objektbezug ist wichtiger als bei Maklern: Wer wohnt wo, wer gehört zu welcher Eigentümergemeinschaft.
• Massenkommunikation ist Ihr Alltag: Ankündigungen, Einladungen, Abrechnungen.

Und der Punkt, der rechtlich zählt: Mitteilungen im Rahmen des Verwaltervertrags sind keine Werbung. Eine Einladung zur Eigentümerversammlung braucht keine Einwilligung. Sobald Sie aber für eigene Leistungen werben, gelten dieselben Regeln wie überall.

Die Trennung sollte im Bestand sichtbar sein — sonst rutscht Werbung in einen Pflichtversand.

Über eine Auswahl nach Objekt — dafür brauchen Sie ein Merkmal am Kontakt, das das Objekt bezeichnet.

Praktisch: ein Schlagwort je Objekt, etwa die Adresse in einheitlicher Schreibweise. Danach lässt sich filtern und versenden.

Worauf Sie achten:

• Jeder bekommt seine eigene Mail. Niemals ein offener Verteiler — das ist bei Mieterlisten ein besonders unangenehmer Datenschutzvorfall.
• Wer keine Mailadresse hat, bekommt Post. Prüfen Sie, wie viele das sind, bevor Sie sich auf Mail verlassen.
• Fristen beachten. Manche Ankündigungen sind formgebunden — eine Mail genügt dann nicht.

Und prüfen Sie die Empfängerliste vor dem Versand. Ein ausgezogener Mieter, der noch die Ankündigung bekommt, ist ärgerlich; ein Eigentümer, der die Mieterinformation bekommt, ist ein Problem.

Drei Dinge, die in dieser Branche regelmäßig übersehen werden:

1. Nutzungsrechte. Fotos vom Fotografen brauchen eine ausdrückliche Erlaubnis zur Nutzung im Internet — und oft ist sie zeitlich oder auf ein Objekt begrenzt.
2. Persönlichkeitsrechte. Auf Innenaufnahmen sind Möbel und Gegenstände der Bewohner zu sehen. Das braucht deren Einverständnis.
3. Nachbarn. Eine Drohnenaufnahme, die in den Nachbargarten sieht, ist ein Problem — unabhängig davon, wie gut sie aussieht.

Was Sie tun sollten:

• Schriftliche Freigabe vom Eigentümer für die Veröffentlichung.
• Bei bewohnten Objekten persönliche Gegenstände entfernen oder unkenntlich machen.
• Nach dem Verkauf die Fotos von der Website nehmen, wenn die Erlaubnis endet.

Der letzte Punkt wird fast immer vergessen.

Als Notiz am Kontakt und beim Objekt — mit Datum, Uhrzeit und was übergeben wurde.

Warum das mehr ist als Ordnung: Der Provisionsanspruch hängt daran, dass Sie den Nachweis oder die Vermittlung erbracht haben. Wenn ein Interessent Monate später direkt beim Eigentümer kauft, brauchen Sie einen Beleg.

Was in die Notiz gehört:

• Wann das Exposé übergeben wurde und in welcher Form.
• Wann eine Besichtigung stattfand, mit wem.
• Der Hinweis auf die Provisionspflicht — er muss bei Verbrauchern vor der Besichtigung erfolgen und in Textform vorliegen.

Der zuletzt genannte ist entscheidend: Ohne rechtzeitigen Hinweis in Textform besteht bei Wohnimmobilien an Verbraucher kein Anspruch.

Die Portale sind der Vertriebskanal, Ihr System ist die Kundenbeziehung. Das eine ersetzt das andere nicht.

Was Sie im eigenen Bestand haben sollten und im Portal nicht bekommen:

• Suchende, die noch nichts gefunden haben — das Portal gibt Ihnen den Kontakt, aber nicht die Beziehung.
• Ehemalige Käufer und Verkäufer.
• Eigentümer, die vielleicht in fünf Jahren verkaufen.

Der Ablauf, der sich lohnt: Jede Portalanfrage wird zu einem Kontakt. Nicht nur die, aus denen etwas wird — gerade die anderen sind später wertvoll.

Denn: Der Portalkontakt ist einmalig und teuer. Der Kontakt in Ihrem Bestand ist dauerhaft und kostet nichts.