🗎Dateien und Dokumente

An drei getrennten Orten, und die Trennung ist gewollt:

• Anhänge — PDFs, die an Kampagnen und Mails gehängt werden. Einmal hochgeladen, mehrfach verwendet.
• Kandidatenunterlagen — Lebensläufe, Zeugnisse, Profile. Personenbezogen und deshalb strenger behandelt.
• Erzeugte Dokumente — Berichte, Verträge, optimierte Profile. Entstehen aus Daten, werden auf Knopfdruck neu gebaut.

Was das für die Praxis heißt:

• Ein Angebot, das an fünfzig Empfänger geht, gehört zu den Anhängen.
• Ein Lebenslauf gehört an den Kandidaten, nicht in die allgemeine Ablage.
• Ein Bericht wird nicht abgelegt, sondern erzeugt, wenn er gebraucht wird.

Wer alles in einen Topf wirft, hat ein Datenschutzproblem und findet nichts wieder.

Für Anhänge an Mails: nur PDF. Das ist eine bewusste Beschränkung, keine Lücke:

• PDF sieht überall gleich aus. Ein Word-Dokument verschiebt sich je nach Schrift und Fassung.
• PDF lässt sich nicht versehentlich ändern. Ein Angebot, das der Empfänger bearbeiten kann, ist kein Angebot.
• Word-Dateien tragen Makros. Viele Mailserver sortieren sie aus — Ihr Anhang käme gar nicht an.

Für Kandidatenunterlagen sind weitere Formate möglich, weil dort auch entgegengenommen wird, was Bewerber schicken.

Wenn Sie ein Word-Dokument haben: „Speichern unter“ → PDF. Das dauert zehn Sekunden und ist ohnehin die bessere Fassung für den Versand.

Für Anhänge an Mails: höchstens 15 MB, und deutlich weniger ist besser.

Der Grund liegt nicht bei Aurora, sondern bei den Empfangsservern: Viele weisen Mails über 10 MB ab, manche schon über 5. Eine große Datei senkt also die Zustellquote, und Sie erfahren es nicht immer.

Was Sie tun, wenn eine Datei zu groß ist:

• PDF verkleinern. Fast jedes PDF-Programm hat eine Funktion dafür; oft schrumpft eine Datei um 80 %, ohne dass man es sieht. Die Ursache sind meist Bilder in voller Auflösung.
• Aufteilen, wenn es mehrere Themen sind.
• Verlinken statt anhängen. Ein Link auf eine Seite, auf der die Datei liegt, ist zuverlässiger als ein 12-MB-Anhang.

Faustregel: Unter 2 MB kommt praktisch überall an.

So, dass der Empfänger sie wiederfindet — nicht Sie.

Der Dateiname steht in seinem Downloadordner zwischen hundert anderen. „Angebot.pdf“ ist dort wertlos.

Was funktioniert:

• Ihr Firmenname zuerst: Nordwind-Angebot-Badsanierung-2026-03.pdf
• Datum im Format Jahr-Monat, damit die Sortierung stimmt.
• Keine Umlaute, keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen. Bindestriche statt dessen.
• Keine Fassungsnummern nach außen. „Angebot_final_v3_neu.pdf“ verrät mehr, als Sie wollen.

Innerhalb von Aurora bekommt ein Anhang zusätzlich einen Anzeigenamen — der ist für Sie und darf sprechend sein.

Dokumente, die Aurora aus vorhandenen Daten baut: Berichte, Verträge, optimierte Profile, Onepager.

Der Unterschied zu hochgeladenen Dateien ist wichtig:

• Sie werden auf Knopfdruck neu erzeugt. Was Sie sehen, entspricht dem aktuellen Datenstand.
• Sie sind kein Archiv. Ein Bericht, den Sie im März verschickt haben, entsteht im Juni mit den Zahlen vom Juni.

Was daraus folgt: Was Sie verschickt haben, sollten Sie aufheben. Ein verschickter Bericht oder ein unterschriebener Vertrag ist ein Dokument mit Beweiswert — das gehört gesichert, nicht neu erzeugt.

Und prüfen Sie erzeugte Dokumente vor dem Versand. Sie tragen Ihren Namen, auch wenn eine Maschine sie gebaut hat.

Getrennt nach Art, und die Fristen unterscheiden sich stark:

• Angebote, Verträge, Rechnungen: handels- und steuerrechtliche Fristen, in der Regel sechs bis zehn Jahre. Das ist eine Aufbewahrungspflicht, keine Möglichkeit.
• Bewerbungsunterlagen: nach Abschluss des Verfahrens meist sechs Monate (wegen der AGG-Frist), danach löschen — außer die Person hat einer längeren Speicherung zugestimmt.
• Kandidatenunterlagen in einer laufenden Zusammenarbeit: solange die Zusammenarbeit läuft, plus was rechtlich nötig ist.
• Anhänge zu Kampagnen: kein Aufbewahrungsgrund über die Nutzung hinaus.

Der praktische Griff: Ein Termin im Jahr, an dem jemand durchgeht und löscht, was keinen Zweck mehr hat. Ohne diesen Termin passiert es nicht.

Vier Regeln, die zusammen den größten Teil abdecken:

1. Nicht an Kampagnen hängen. Ein Anhang an einer Kampagne geht an alle Empfänger. Das klingt selbstverständlich und ist trotzdem passiert.
2. Kandidatenunterlagen bleiben beim Kandidaten, nicht in der allgemeinen Ablage.
3. Zugriff begrenzen. Wer Kontakte pflegt, braucht keinen Zugriff auf Bewerbungsunterlagen.
4. Nicht per unverschlüsselter Mail weitergeben, wenn es sich vermeiden lässt — besonders bei Gesundheits- oder Sozialdaten.

Eine Frage noch, die vor jedem Hochladen steht: Muss diese Datei überhaupt in ein System, in das mehrere Menschen hineinsehen können?

Was Sie nicht brauchen, laden Sie nicht hoch. Das ist der beste Schutz.

Mit einer Regel: Es gibt genau eine gültige Fassung.

In Aurora heißt das:

• Anhänge austauschen statt danebenlegen. Ein Angebot in drei Fassungen führt dazu, dass die falsche verschickt wird.
• Die alte archivieren, nicht löschen — falls jemand fragt, was im März verschickt wurde.
• Den Anzeigenamen gleich lassen, wenn die Datei dieselbe Rolle hat. Dann sehen Sie beim Auswählen, welche gemeint ist.

Was Sie vermeiden sollten: Fassungsnummern im Dateinamen, die nach außen gehen. Der Empfänger muss nicht wissen, dass es Fassung 4 ist.

Wenn eine Datei schon verschickt wurde und sich ändert: neue Datei, neuer Versand, kurzer Hinweis. Stilles Austauschen hilft niemandem, der die alte schon hat.

An der Datei selbst — dort steht, an welchen Kampagnen sie hängt.

Das ist die Angabe, die vor dem Löschen zählt: Eine Datei, die noch an einer laufenden Kampagne hängt, darf nicht verschwinden.

Kontrollieren Sie, bevor Sie etwas entfernen:

• Läuft eine Kampagne damit?
• Ist sie in einer Vorlage verlinkt?
• Wurde sie kürzlich verschickt? Dann sollte sie erreichbar bleiben, solange Empfänger nachfragen könnten.

Wenn eine Datei nirgends mehr verwendet wird und älter als ein Jahr ist, ist sie ein Kandidat fürs Archiv — nicht unbedingt für den Papierkorb.

Aus dem Programm heraus, in dem das Dokument entstanden ist — „Speichern unter“ oder „Exportieren als PDF“, nicht drucken und einscannen.

Worauf Sie achten:

• Text muss Text bleiben. Ein eingescanntes PDF ist ein Bild: nicht durchsuchbar, nicht kopierbar, nicht vorlesbar und dreimal so groß.
• Bilder auf sinnvolle Auflösung bringen. 300 dpi für Druck, 150 reichen für den Bildschirm.
• Keine Kommentare und Änderungsmarkierungen mitexportieren. Der Klassiker: ein Angebot mit sichtbaren internen Anmerkungen.
• Metadaten prüfen. Autor, Firma und Dateipfad stehen im PDF — manchmal steht dort noch der Name des Kunden, für den die Vorlage ursprünglich gebaut wurde.

Und: Öffnen Sie es einmal, bevor Sie es verschicken. Zwanzig Sekunden.

Der Empfänger bekommt einen Link, öffnet das Dokument, zeichnet seine Unterschrift und bestätigt. Das Ergebnis ist ein PDF mit Unterschrift und Protokoll.

Was Sie wissen sollten:

• Das ist eine einfache elektronische Signatur. Sie genügt für die meisten geschäftlichen Vereinbarungen.
• Nicht ausreichend ist sie dort, wo das Gesetz Schriftform verlangt — etwa bei einer Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Dort braucht es Papier oder eine qualifizierte Signatur.
• Das Protokoll ist der Beweiswert. Wann, von welcher Adresse, mit welchem Dokument. Heben Sie es auf.

Praktisch: Prüfen Sie das Dokument in der Vorschau, bevor Sie es verschicken — so, wie der Empfänger es sieht. Ein Vertrag mit einem falschen Betrag ist unangenehmer als jeder Tippfehler.

In dieser Reihenfolge — der erste Punkt bringt fast immer das meiste:

1. Alte Anhänge, die zu abgeschlossenen Kampagnen gehören und nirgends mehr verwendet werden.
2. Doppelte Dateien. Dasselbe Angebot in drei Fassungen.
3. Unterlagen zu Vorgängen, die abgeschlossen sind und deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
4. Sehr große Einzeldateien — meist PDFs mit unkomprimierten Bildern. Verkleinern statt löschen.

Was Sie nicht anfassen sollten: alles, wofür eine Aufbewahrungspflicht besteht, und alles, was an laufenden Vorgängen hängt.

Und der eigentliche Grund, aufzuräumen, ist nicht der Platz: Es ist die Übersicht. Eine Ablage mit vierhundert Dateien benutzt niemand mehr.