Instanzen
Für Anbieter: ein vollständiges Kundensystem anlegen, starten, sichern, aktualisieren, abbauen.
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Was ist eine Instanz?
Ein vollständiges, eigenes Kundensystem: eigene Umgebung, eigene Datenbank, eigene Container, eigene Adresse, und eine eigene Lizenz.
Zwei Instanzen sehen einander nicht, auch wenn sie auf demselben Server laufen. Das ist der Unterschied zu einer gemeinsamen Datenbank mit Mandantenkennzeichen: Hier gibt es keinen Weg, versehentlich über die Grenze zu greifen.
Wie lege ich eine Instanz an?
In der Kundenakte über „+ Instanz anlegen“. Daraus entsteht in einem Zug ein vollständiges Kundensystem: Umgebung, Datenbank, Container und Lizenz.
Die Reihenfolge ist dabei fest: Stellen Sie zuerst eine Lizenz aus, dann lässt sich die Instanz anlegen — sie startet mit dem Schlüssel. Alles Weitere (Module, Budgets, Widerruf) regelt danach der tägliche Abgleich.
Für Produkte, für die noch nichts eingerichtet ist, legt der Runner nichts an; solche Instanzen werden von Hand aufgesetzt.
Was kann ich mit einer laufenden Instanz tun?
Von der Kundenakte aus wird gestartet, gestoppt, gesichert und aktualisiert — die Ausgabe läuft dabei sichtbar mit, sodass man sieht, woran es hängt, wenn etwas hängt.
Aktualisieren sichert erst die Datenbank, holt dann den aktuellen Stand, baut neu und fährt die Migrationen. Das dauert einige Minuten; die Instanz ist dabei kurz nicht erreichbar.
Stoppen macht die Instanz für den Kunden unerreichbar. Die Daten bleiben unberührt.
Wie kommt eine Instanz an ihre eigene Adresse?
Der Schalter schaltet das Routing für die Domain frei — aber er ist erst sinnvoll, wenn der DNS-Eintrag steht. Vorher schlägt die Zertifikatsausstellung fehl, und zwar mehrfach, weil sie es wieder versucht.
Die Reihenfolge ist also: erst DNS setzen, warten, bis er bekannt ist, dann freischalten. Umgekehrt landet man in einer Sperre der Zertifikatsstelle und muss eine Stunde warten.
Wie baue ich eine Instanz ab?
Zuerst wird gesichert: Datenbank, Umgebungsdateien und alle hochgeladenen Dateien. Danach werden Images, Datenbank und Dateien entfernt; Subdomain und Speicherplatz werden wieder frei.
Zu unterscheiden davon ist das Entfernen des Eintrags: Das löscht nur die Zeile in der Verwaltung. Container, Datenbank und Dateien auf dem Server bleiben bestehen — das Abbauen bleibt bewusst Handarbeit, damit niemand versehentlich ein laufendes Kundensystem beseitigt.
Wie prüfe ich, ob eine Kundeninstanz gesund ist?
Über „Instanz prüfen“ in der Kundenakte. Der Lauf beantwortet dieselben Fragen wie der Betriebszustand innerhalb der Instanz — nur von außen und ohne dass sich jemand dort anmelden muss.
Das ist auch der Weg, den eingangs erwähnten blinden Fleck zu schließen: Eine Statusseite innerhalb einer Instanz kann deren Totalausfall nicht melden.
In welcher Reihenfolge lege ich eine Instanz an?
- Kunde anlegen — Firma genügt, Monatspreis gleich mit.
- Lizenz ausstellen — die Instanz startet mit dem Schlüssel; ohne Lizenz geht es nicht weiter.
- Marke und Logo hinterlegen, wenn gewünscht.
- Instanz anlegen — Umgebung, Datenbank, Container und Lizenz in einem Zug.
- DNS setzen, warten, dann die Domain freischalten.
- Einladung an den Kunden.
Schritt 5 in der falschen Reihenfolge ist der häufigste Fehler und kostet eine Stunde Wartezeit.
Was mache ich mit der mitlaufenden Ausgabe?
Lesen — sie ist die einzige Stelle, an der man sieht, woran es hängt, wenn es hängt.
Zwei Dinge lohnt es zu wissen: Ein Lauf, der stehen bleibt, ist meist auf einen Schritt gestoßen, der auf etwas wartet (ein Zertifikat, eine Migration). Und ein Lauf, der mit einer Fehlermeldung endet, hat in der Regel schon einen Teil angelegt — vor einem zweiten Versuch nachsehen, was existiert.
Während eine Aktion läuft, sind die Knöpfe gesperrt. Das ist Absicht.
Wann aktualisiere ich eine Kundeninstanz?
Nicht zur Hauptarbeitszeit des Kunden: Die Instanz ist dabei kurz nicht erreichbar.
Der Ablauf ist abgesichert — erst wird die Datenbank gesichert, dann der aktuelle Stand geholt, neu gebaut und die Migrationen gefahren. Trotzdem gilt: Kündigen Sie es an, wenn der Kunde damit arbeitet, und aktualisieren Sie nicht am Freitagnachmittag.
Was ist der Unterschied zwischen Abbauen und Eintrag entfernen?
- Abbauen sichert zuerst und entfernt dann Images, Datenbank und Dateien; Subdomain und Speicherplatz werden frei.
- Eintrag entfernen löscht nur die Zeile in der Verwaltung. Container, Datenbank und Dateien auf dem Server bleiben bestehen.
Das ist bewusst getrennt: Das Abbauen bleibt Handarbeit, damit niemand versehentlich ein laufendes Kundensystem beseitigt. Wer nur die Verwaltung aufräumt, soll nichts löschen.
Was belegt bei einer Instanz den meisten Platz?
In dieser Reihenfolge: Anhänge aus verbundenen Postfächern, hochgeladene Dateien (Kandidatenunterlagen, PDFs, Bilder) und die Datenbank selbst — Letztere fällt meist am wenigsten ins Gewicht.
Wenn eine Instanz auffällig wächst, ist fast immer der Haken für gespeicherte Mailanhänge gesetzt. Das ist eine Einstellung im Postfach, kein Betriebsproblem.
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