◉KI: Recht und Kennzeichnung

Die Frage ist dieselbe wie bei jedem anderen Dienstleister: Gibt es eine Rechtsgrundlage, und ist ein Vertrag da?

Was Sie brauchen:

• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter — oder mit dem Betreiber, der ihn seinerseits eingebunden hat.
• Einen Zweck, der die Verarbeitung deckt.
• Datensparsamkeit. Was die KI nicht braucht, gehört nicht in die Anfrage.

Was Sie nicht hineingeben sollten:

• Besondere Kategorien — Gesundheit, Herkunft, Religion — ohne ausdrückliche Grundlage.
• Vollständige Datensätze, wenn ein Ausschnitt reicht.
• Fremde Geschäftsgeheimnisse, die Sie unter Verschwiegenheit erhalten haben.

Der praktische Filter: Würden Sie diesen Text einem externen Dienstleister per Mail schicken? Wenn nein, gehört er auch nicht in eine KI-Anfrage.

Das hängt vom Vertrag mit dem Anbieter ab, und es ist die Frage, die Sie stellen sollten, bevor Sie eine KI einsetzen.

Bei geschäftlichen Zugängen ist die Verwendung zum Training in aller Regel ausgeschlossen; bei kostenlosen Verbraucherzugängen oft nicht. Das ist der wesentliche Unterschied zwischen „ich nutze das privat auch“ und „wir setzen das im Betrieb ein“.

Was Sie prüfen sollten:

• Steht im Vertrag ausdrücklich, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden?
• Wie lange werden Anfragen gespeichert?
• Wo werden sie verarbeitet?

Und was daraus folgt: Kein Kopieren von Kundendaten in einen privaten KI-Zugang. Das ist der häufigste ungeprüfte Datenabfluss in kleinen Betrieben — gut gemeint und trotzdem ein Verstoß.

Nicht überall — die Pflicht knüpft an bestimmte Situationen an, nicht an den Einsatz an sich.

Kennzeichnen müssen Sie:

• Wenn Menschen mit einem System interagieren und es nicht offensichtlich ist — ein Chatbot muss sich als solcher zu erkennen geben.
• Wenn Sie künstlich erzeugte oder veränderte Bilder, Videos oder Tonaufnahmen veröffentlichen, die echt wirken sollen.
• Bei Entscheidungen, die Menschen betreffen, gehören Transparenzpflichten dazu.

Nicht kennzeichnungspflichtig ist im Regelfall: dass ein Text mit KI-Unterstützung entstanden ist, den ein Mensch geprüft und verantwortet. Ein Brief bleibt Ihr Brief.

Was in der Praxis wichtiger ist als die Pflicht: Wenn Sie es nicht sagen würden, sollten Sie es vielleicht nicht so einsetzen. Ein Kunde, der eine erfundene Referenz entdeckt, fragt nicht nach der Rechtslage.

Die KI-Verordnung nennt Bereiche, in denen strenge Anforderungen gelten. Für die meisten Betriebe ist einer davon praktisch relevant:

Beschäftigung und Personalauswahl (Anhang III Nr. 4). Dazu gehört ausdrücklich:

• die Auswahl und Filterung von Bewerbungen,
• die Bewertung von Bewerberinnen und Bewerbern,
• Entscheidungen über Beförderung, Zuweisung, Beendigung.

Was das heißt, wenn Sie eine KI zur Vorsortierung von Bewerbungen einsetzen: Es gelten erhebliche Pflichten — Risikomanagement, Dokumentation, menschliche Aufsicht, Information der Betroffenen.

Der pragmatische Umgang: Lassen Sie die KI vorschlagen und begründen, nie entscheiden oder aussortieren. Ein Mensch sieht jede Bewerbung. Damit bleibt die Entscheidung menschlich — und genau darauf kommt es an.

Sie. Ein Text, den Sie verschicken, ist Ihr Text — unabhängig davon, wer oder was ihn geschrieben hat.

Das gilt für alles, was schiefgehen kann:

• Falsche Tatsachenbehauptungen in einer Werbemail.
• Erfundene Referenzen und Zertifikate. KI erfindet sie überzeugend, und es sieht nicht danach aus.
• Urheberrechtsverletzungen, wenn ein Ergebnis fremde Inhalte übernimmt.
• Falsche Preisangaben.

Was daraus folgt: Jede Tatsachenangabe prüfen. Zahlen, Namen, Jahreszahlen, Fristen, Gesetzesangaben — alles, was jemand nachschlagen könnte.

Die Regel, die sich bewährt hat: KI darf formulieren, nicht behaupten. Der Inhalt kommt von Ihnen, die Sprache darf sie beisteuern.

Rechtlich unklar in Teilen, praktisch heißt es: Verlassen Sie sich nicht auf einen Schutz.

Nach deutschem Verständnis setzt Urheberrecht eine menschliche Schöpfung voraus. Ein rein maschinell erzeugtes Ergebnis genießt daher in der Regel keinen Urheberrechtsschutz — Sie können es nutzen, aber andere im Zweifel auch.

Umgekehrt gilt: Das Ergebnis kann fremde Rechte verletzen, wenn es geschützten Inhalten zu nahe kommt. Das ist bei Bildern die größere Gefahr als bei Texten.

Was Sie tun sollten:

• Für Logo und Markenzeichen keine KI-Erzeugnisse verwenden, wenn Sie darauf Rechte brauchen.
• Bei Bildern die Nutzungsbedingungen des Dienstes lesen. Manche schließen gewerbliche Nutzung aus.
• Nicht auf Ähnlichkeit setzen. Ein Bild „im Stil von“ ist rechtlich heikel.

Die Einführung von KI-Werkzeugen ist regelmäßig mitbestimmungspflichtig — besonders dann, wenn sie geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Das trifft schneller zu, als man denkt: Ein System, das protokolliert, wer wann welche Auswertung angestoßen hat, ist dafür geeignet — unabhängig davon, ob Sie es so nutzen wollen.

Was Sie tun sollten:

• Frühzeitig ansprechen, nicht nach der Einführung.
• Eine Betriebsvereinbarung über Zweck, Umfang und Auswertung.
• Ausdrücklich ausschließen, was Sie nicht tun wollen — etwa Auswertungen nach Personen.

Der Betriebsrat hat außerdem Anspruch darauf, bei der Einführung von KI sachkundige Beratung hinzuzuziehen.

Ohne Betriebsrat entfällt die Mitbestimmung — die Transparenz gegenüber den Beschäftigten nicht.

Mehr, als die Pflicht verlangt — weil Unklarheit hier teurer ist als Offenheit.

Was das Team wissen sollte:

• Wo KI mitarbeitet und wo nicht.
• Was hineingegeben werden darf und was nicht. Das ist die praktisch wichtigste Regel.
• Dass Vorschläge geprüft werden müssen — und dass niemand dafür kritisiert wird, einen Vorschlag zu verwerfen.
• Dass keine Auswertung nach Personen stattfindet, falls das so ist.

Und was Kunden gegenüber gilt: Wenn Sie gefragt werden, antworten Sie ehrlich. „Wir nutzen KI zur Vorbereitung, geprüft wird von uns“ ist eine Antwort, mit der niemand ein Problem hat.

Eine halbe Seite reicht. Sie ist gleichzeitig die Grundlage, wenn jemand von außen fragt.

Ja — aber unter Bedingungen, und der Einsatz ist der heikelste in diesem ganzen Kapitel.

Was geht:

• Eine Bewerbung zusammenfassen, damit ein Mensch schneller liest.
• Eine Passung vorschlagen, mit Begründung.
• Beim Formulieren einer Antwort helfen.

Davon raten wir ab:

• Automatisch aussortieren. Das ist der Punkt, an dem aus einer Hilfe eine Hochrisiko-Anwendung wird.
• Ohne menschliche Prüfung absagen.
• Persönlichkeitsmerkmale bewerten — Videoanalysen, Stimmanalysen, Persönlichkeitsprofile.

Dazu kommt das AGG: Eine KI, die auf historischen Einstellungsdaten beruht, übernimmt deren Muster. Wenn diese Muster diskriminierend waren, wird die Diskriminierung fortgeschrieben, und der Nachweis, dass das nicht so war, liegt bei Ihnen.

Der sichere Weg: vorschlagen lassen, selbst entscheiden, Entscheidung begründen können.

Ja. Es gibt keine Pflicht, jede Mail als KI-unterstützt zu kennzeichnen, solange ein Mensch sie geprüft und verantwortet.

Was Sie trotzdem beachten sollten:

• Jede Tatsachenangabe prüfen. Preise, Fristen, Zusagen, Referenzen.
• Nichts zusagen, was Sie nicht halten können. Eine KI formuliert großzügig; eine Zusage in einer Mail kann bindend sein.
• Den Ton prüfen. KI-Texte klingen freundlich und unpersönlich — was bei einem Bestandskunden befremdlich wirkt.

Anders ist es bei einem Chatbot: Wenn Menschen mit einem System sprechen und es nicht offensichtlich ist, muss es sich zu erkennen geben.

Und der praktische Rat: Je persönlicher der Anlass, desto weniger KI. Eine Kondolenz oder eine Entschuldigung schreibt man selbst.

Ja. Die KI-Funktionen lassen sich abschalten, und der Kern der Programme funktioniert ohne sie vollständig.

Ohne KI arbeiten weiter: Kontakte, Kampagnen, Vorlagen, Postfach, Posteingang, Verträge, Websites, Formulare, Auswertungen.

Es entfallen: Textvorschläge, Passungsbewertungen, die Spaltenerkennung per KI beim Import, die Auswertung von Suchergebnissen, Übersetzungsvorschläge.

Wer das erwägt, sollte den Grund prüfen:

• Datenschutzbedenken? Die lassen sich meist über den Vertrag und Datensparsamkeit lösen.
• Kosten? Dann helfen Budgets mehr als Abschalten.
• Grundsätzliche Entscheidung? Legitim — dann konsequent, und dokumentiert.

Was Sie in jedem Fall haben sollten: eine schriftliche Regel, die sagt, was gilt. Sonst benutzt es einer doch, und niemand weiß es.

Antworten Sie ehrlich und konkret — Ausweichen wirkt schlechter als jede Antwort.

Ein Satz, der fast immer passt:

„Wir nutzen KI zur Vorbereitung — für Textentwürfe und Auswertungen. Geprüft und verantwortet wird jede Ausgabe von uns, und Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet.“

Wenn er nachfragt, sollten Sie sagen können:

• Welche Dienste beteiligt sind (das steht in Ihrer Datenschutzerklärung).
• Was hineingegeben wird und was nicht.
• Dass keine automatische Entscheidung über Menschen getroffen wird.

Wenn ein Kunde den Einsatz ausschließen will — das kommt in regulierten Branchen vor —, muss das vertraglich geregelt werden, und Sie müssen es dann auch einhalten können.