◷Termine und Veranstaltungen

Als Eintrag mit Datum, Uhrzeit, Ort und Beschreibung. Angezeigt wird er über den Baustein Terminliste.

Was in eine gute Terminbeschreibung gehört:

• Was genau stattfindet — nicht nur „Mitgliederversammlung“, sondern worum es geht.
• Für wen. Offen für alle oder nur für Mitglieder?
• Ob Anmeldung nötig ist und bis wann.
• Was mitzubringen ist, wenn etwas.

Was vergessen wird und dann Rückfragen erzeugt: die Uhrzeit und wie man hinkommt. Bei einem Ort, den Auswärtige nicht kennen, gehört eine Anfahrtsbeschreibung dazu.

Die Terminliste zeigt nur, was noch bevorsteht — Vergangenes verschwindet von selbst. Das ist der eigentliche Vorteil gegenüber einer von Hand gepflegten Liste.

Mit dem Baustein Terminanmeldung. Er braucht die Termin-ID, die Sie aus der Terminliste kopieren.

Was Sie einstellen:

• Überschrift und Text — was passiert nach der Anmeldung.
• Button-Beschriftung.
• DSGVO-Text — wozu die Daten erhoben werden und wie lange sie bleiben.

Was Sie vorher entscheiden sollten:

• Welche Angaben brauchen Sie wirklich? Name und Mailadresse reichen fast immer. Jedes zusätzliche Pflichtfeld kostet Anmeldungen.
• Gibt es eine Höchstzahl? Dann müssen Sie sie selbst im Blick behalten.
• Wer bearbeitet die Anmeldungen? Eine Anmeldung ohne Bestätigung verunsichert.

Ein Baustein je Termin — für die nächste Veranstaltung tauschen Sie die ID aus.

Sie sind personenbezogen und brauchen Zweck, Grundlage und Frist — auch wenn es „nur“ eine Anmeldeliste ist.

Was Sie beachten sollten:

• Zweck: Durchführung der Veranstaltung. Nicht: künftige Werbung. Wer die Adressen später anschreiben will, braucht dafür eine gesonderte Einwilligung — am besten gleich im Anmeldeformular, als freiwilliges Häkchen.
• Frist: Nach der Veranstaltung löschen, sobald sie keinen Zweck mehr haben. Bei einer Mitgliederversammlung gelten andere Regeln als bei einem Sommerfest.
• Teilnehmerlisten nicht weitergeben — auch nicht an andere Teilnehmer.
• Keine Angaben zu Gesundheit oder Ernährung ohne Not. „Vegetarisch“ ist harmlos, „Allergien“ kann eine Gesundheitsangabe sein.

Und der Klassiker, den es zu vermeiden gilt: die Erinnerungsmail im offenen Verteiler.

Mit einer Mail zwei bis drei Tage vorher — und jeder bekommt seine eigene.

Was hineingehört:

• Datum, Uhrzeit, Ort noch einmal vollständig. Niemand sucht die alte Mail heraus.
• Anfahrt und Parken, wenn nicht offensichtlich.
• Was mitzubringen ist.
• Eine Nummer für den Fall, dass jemand nicht kommt oder sich verspätet.

Was das bewirkt: Die Zahl der Nichterscheinenden sinkt spürbar. Bei kostenlosen Veranstaltungen ist das der wirksamste Hebel überhaupt.

Nie im offenen Verteiler. Bei zwanzig Angemeldeten ist die Versuchung groß und der Vorfall derselbe wie bei zweihundert.

Und bei einer Absage oder Verschiebung: sofort informieren, nicht nur die Website ändern. Wer den Termin im Kalender hat, sieht Ihre Website nicht noch einmal.

In dieser Reihenfolge:

1. Angemeldete informieren — sofort, per Mail und bei kurzfristigen Absagen zusätzlich telefonisch.
2. Auf der Website kennzeichnen, nicht löschen. „Fällt aus“ beim Termin stehen lassen, bis das Datum vorbei ist.
3. Hinweis oben auf der Seite, wenn es kurzfristig ist und viele betrifft.
4. Ersatztermin nennen, wenn es einen gibt, und die Angemeldeten fragen, ob sie übernommen werden wollen.

Warum nicht löschen: Wer den Termin im Kalender hat und nachsieht, findet dann nichts und weiß nicht, ob er sich geirrt hat oder die Veranstaltung ausfällt. Ein „fällt aus“ beantwortet die Frage.

Erst nach dem Termindatum kann der Eintrag verschwinden.

Mit zwei Gewohnheiten — dann macht sie sich fast von allein:

1. Termine gleich eintragen, wenn sie feststehen. Nicht sammeln.
2. Einmal im Quartal durchsehen: Stimmen die Angaben noch? Ist etwas dazugekommen?

Die Liste zeigt automatisch nur Kommendes — das erspart Ihnen das Aufräumen. Was Sie trotzdem prüfen müssen:

• Termine in Texten. Wenn dasselbe Datum zusätzlich in einem Absatz steht, wird es beim Ändern vergessen.
• Wiederkehrende Termine. Der Vereinsabend jeden ersten Dienstag muss trotzdem angelegt werden.

Und die ehrliche Frage: Wenn Sie nur zwei Termine im Jahr haben, brauchen Sie keine Terminliste. Ein Absatz auf der Startseite reicht, und altert nicht schlechter als eine leere Liste.

Als einzelne Einträge — mit dem Vorteil, dass Sie jeden einzeln absagen oder ändern können.

Praktisch: Legen Sie ein halbes Jahr im Voraus an, in einem Durchgang. Zwanzig Minuten, und die Liste trägt bis zum Sommer.

Was Sie nicht tun sollten: einen einzigen Eintrag „Vereinsabend jeden ersten Dienstag“ schreiben und ihn stehen lassen. Er sagt nicht, ob der nächste stattfindet — und im Dezember stimmt er ohnehin nicht.

Was zusätzlich hilft:

• Feiertage und Ferien beim Anlegen berücksichtigen. Der erste Dienstag im Januar ist oft keiner.
• Ein Hinweis auf der Seite, wenn eine Reihe pausiert — Sommerpause, Weihnachtspause.

Und tragen Sie sich selbst eine Erinnerung ein, die nächsten sechs Monate rechtzeitig anzulegen.

Mit Einwilligung der abgebildeten Personen, und die holt man vorher ein, nicht nachher.

Was in der Praxis funktioniert:

• Hinweis in der Einladung und am Eingang, dass fotografiert wird und wofür.
• Eine Möglichkeit, es abzulehnen — ein Aufkleber, ein Bereich ohne Fotos, ein Wort beim Empfang.
• Übersichtsaufnahmen statt Porträts. Bei einer Menschenmenge, in der niemand herausgestellt ist, sind die Anforderungen geringer.
• Kinder brauchen die Einwilligung beider Sorgeberechtigten. Ohne die: keine Fotos.

Was nicht genügt: ein Satz im Kleingedruckten der Anmeldung. Die Einwilligung muss erkennbar und freiwillig sein.

Und wenn jemand später um Entfernung bittet: entfernen. Ohne Diskussion.

Auf mehreren Wegen gleichzeitig — die Website allein reicht nicht.

Was zusammen wirkt:

• Termin auf der Website, mit allen Angaben.
• Ein Beitrag dazu, der mehr erzählt als die Terminzeile.
• Newsletter an die, die eingewilligt haben.
• Der Hinweis oben auf der Seite, in den letzten zwei Wochen.
• Analoge Wege: Aushang, Zeitung, Partner, Multiplikatoren.

Was rechtlich zu beachten ist: Eine Einladung an Mitglieder ist keine Werbung. Eine Einladung an Nichtmitglieder zu einer kostenpflichtigen Veranstaltung kann eine sein — dann braucht es eine Grundlage für den Versand.

Und der Zeitpunkt: drei bis vier Wochen vorher ankündigen, eine Woche vorher erinnern. Früher wird vergessen, später ist der Kalender voll.

Drei Dinge, alle innerhalb einer Woche:

1. Ein kurzer Beitrag mit zwei, drei Bildern. Das ist der beste Beleg, dass bei Ihnen etwas passiert, und die beste Vorbereitung der nächsten Veranstaltung.
2. Danken. Eine kurze Mail an die Teilnehmenden, gern mit dem Link auf den Beitrag.
3. Aufräumen: Teilnehmerdaten löschen, soweit sie keinen Zweck mehr haben. Den Termin von der Seite nehmen, wenn er nicht von selbst verschwindet.

Und für sich selbst: notieren, was gut lief und was nicht. Wie viele kamen von wie vielen Angemeldeten? Was wurde gefragt? Was würden Sie ändern?

In einem Jahr, wenn Sie dieselbe Veranstaltung wieder planen, ist diese Notiz das Wertvollste, was Sie haben.

Deutlich mehr — sobald Geld fließt, entsteht ein Vertrag mit Verbrauchern.

Was dann gilt:

• Preisangaben vollständig, inklusive Umsatzsteuer und aller Nebenkosten.
• Informationspflichten vor Vertragsschluss.
• Widerrufsrecht — mit einer wichtigen Ausnahme: Bei Verträgen über Freizeitveranstaltungen zu einem bestimmten Termin besteht in der Regel kein Widerrufsrecht (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB). Das muss aber richtig dargestellt sein.
• AGB oder Teilnahmebedingungen, die Rücktritt, Ausfall und Ersatz regeln.

Was AURALIS dafür nicht ist: ein Ticketverkauf. Anmeldung und Zahlung sind zwei verschiedene Dinge — für die Zahlung brauchen Sie einen eigenen Weg.

Bei regelmäßigen kostenpflichtigen Veranstaltungen lohnt sich einmal rechtliche Prüfung der Teilnahmebedingungen. Danach ist es Routine.

Über einen Kalendereintrag zum Herunterladen — soweit das eingerichtet ist. Wenn nicht, gibt es einen einfachen Ersatz, der fast genauso gut funktioniert:

Schreiben Sie das Datum vollständig und eindeutig. „Donnerstag, 14. März 2026, 19:00 Uhr“ lässt sich mit zwei Handgriffen übertragen. „Nächsten Donnerstag“ nicht.

Was Sie außerdem tun können:

• In der Bestätigungsmail nach der Anmeldung das vollständige Datum wiederholen.
• In der Erinnerungsmail ebenso.

Wichtig ist der Punkt, der mehr bringt als jede Technik: die Erinnerung zwei Tage vorher. Sie ersetzt den Kalendereintrag praktisch vollständig — und erreicht auch die, die ihn nicht übernommen hätten.